HR-owe Koło Ratunkowe: Ewidencjonowanie czasu pracy przy użyciu nowoczesnych technologii

Pani Moniko, od czasu lockdownu większość pracowników naszej firmy pracuje zdalnie. W związku z planowanymi zmianami w Kodeksie pracy i wdrożeniem pracy zdalnej do porządku prawnego na stałe, chcielibyśmy wprowadzić system monitorujący obecność pracowników i przebieg ich pracy. Na ile możemy sobie pozwolić, jeśli chodzi i przepisy prawa pracy? Mam obawy, że zbyt duża kontrola logowań do komputerów służbowych może wykroczyć poza legalne ramy…

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Art. 149 § 1 Kodeksu pracy

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy to, obok akt osobowych i kartotek płacowych, obligatoryjna część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Wymieniona dokumentacja musi być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw z 2018 r., poz. 2369), pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzi m.in. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, np. godziny pracy od 8:00-16:00, 8 godzin; dzięki temu możliwe jest ustalenie, czy nie doszło do złamania doby pracowniczej oraz czy zostały zachowane odpowiednie odpoczynki dobowe i tygodniowe;
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, czyli informacje czy dyżur był pełniony w zakładzie pracy, czy poza zakładem pracy;
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, , które przysługują pracownikom na mocy przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, np. dni na poszukiwanie pracy, zwolnienie pracownika wychowującego dziecko do 14. roku życia; nie jest wystarczające wpisanie rodzaju zwolnienia, ale konieczne jest również wykazanie wymiaru tego zwolnienia;
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, tj. niezdolności do pracy stwierdzonej orzeczeniem lekarskim, urlopem wypoczynkowym, itd.;
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czyli poza zaznaczaniem nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, tzw. „NN”, pracodawca musi wykazać wymiar tej nieobecności;
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, czyli oznaczeniem dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dniach wolnych udzielonych w zamian za pracę w niedzielę, święto lub dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dnia wolnego harmonogramowego.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest możliwe w dwóch postaciach – elektronicznej lub papierowej. Jakie są zalety prowadzenia e-teczki?

Przepisy tak skomplikowane, że Excel nie wystarczy

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji ewidencja czasu pracy – jako część dokumentacji pracowniczej – nie może być skutecznie prowadzona w plikach Excel i przechowywana w folderach na dysku sieciowym. Taka praktyka nie spełnia bowiem wymagań co do zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej, wynikających z przepisów rozporządzenia!

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.  

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

• jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
• jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
• jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

• systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
• opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
• stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
• bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
• przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Ponadto, z uwagi na ewentualną konieczność przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi, do każdego dokumentu w systemie teleinformatycznym należy przyporządkować zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:

• identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
• identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
• rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
• data powstania dokumentu;
• data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
• numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• imię i nazwisko pracownika;
• nazwa pracodawcy;
• data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument. 

Przechowywanie elektronicznego oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę – stanowisko MRPiT

Nowoczesne technologie w służbie przepisom rozporządzenia

Pracodawcy, chcąc monitorować czas pracy pracowników i mieć możliwość stałej weryfikacji, czy pracownicy są do ich dyspozycji w uzgodniony w umowach o pracę sposób, sięgają po coraz to nowe narzędzia i rozwiązania służące ewidencji czasu pracy. Pracownicy zaś są, na mocy wewnątrzzakładowych regulacji, zobowiązani do tego, by ewidencjonować czas spędzany na realizacji obowiązków pracowniczych we właściwy sposób. Często okazuje się, że jest to proces na tyle czasochłonny, że wymaga zabezpieczenia odpowiedniego czasu na realizację tego obowiązku.

Zwróć jednak uwagę, że z przywołanych w pierwszym akapicie niniejszego artykułu podstaw prawnych wynika jasno, że o ile samo ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem mającym swoje źródło w przepisach prawa (§ 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej), o tyle już sama czynność pracownika polegająca na odnotowaniu jego obecności w pracy, bez względu czy będzie to papierowa lista obecności, karta pozwalająca na wejście do biura czy inne rozwiązanie, którego celem jest kontrola procesu pracy, nie stanowią ewidencji czasu pracy!

Wymienione czynności i rozwiązania (np. ewidencja wejść i wyjść czy odnotowanie w systemach jedynie obecności pracownika w miejscu pracy) są jedynie elementem o charakterze pomocniczo-technicznym. Stanowią część przyjętej organizacji pracy i procedur kontrolnych (zarządczych).

Rozważając użycie nowoczesnych technologii pamiętaj, że wykorzystywanie danych biometrycznych dla celów ewidencji czasu pracy jest zabronione na mocy przepisów RODO. Odcisk palca, zdjęcie tęczówki oka, układu żył na ręce czy nawet biometria kształtu ucha – to elementy charakterystyczne, umożliwiające identyfikację poszczególnych osób, choć brzmią zachęcająco, stanowią jednak wykroczenie i zagrożone są wysokimi karami.

Z pragmatycznego punktu widzenia wskazane jest wprowadzenie dla wszystkich zatrudnionych pracowników ewidencji czasu pracy korzystając z funkcjonalności narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy czy systemów kadrowo-płacowych.

Granice prywatności w miejscu pracy

Zasada jest jedna – pracodawca nie ma prawa do naruszania prywatności pracownika w miejscu pracy, czy to poprzez monitorowanie rozmów telefonicznych, śledzenie korespondencji e-mail czy sprawdzanie przesyłek adresowanych do pracownika, bez poważnego powodu związanego z charakterem pracy.

Pracodawca może monitorować pocztę elektroniczną swoich pracowników, z uwzględnienim warunku, że uprawnienie to dotyczy jedynie służbowej poczty elektronicznej oraz jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy i pełnego wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Art. 22³ Kodeksu pracy