Absolwenci Eduwersum® piszą: Monitoring poczty elektronicznej pracowników

Czy pracodawca może kontrolować pocztę elektroniczną pracownika?

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy sama w sobie wskazuje, że pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Dodatkowo art. 22³ wskazuje, że do monitoringu poczty elektronicznej stosuje się przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego. To nakłada obowiązki na pracodawcę, jednocześnie administratora danych osobowych ustalanych w wewnętrznych aktach (układ zbiorowy, regulamin pracy bądź obwieszczenie) tj. celu, zakresu oraz sposobu stosowania monitoringu. Pracownik w momencie rozpoczęcia pracy powinien otrzymać informację w tym zakresie. Pracownicy już zatrudnieni powinni taką informację dostać co najmniej dwa tygodnie przed wdrożeniem monitoringu.

Obszar monitorowany powinien być oznaczony w sposób czytelny. Zasady powinny być transparentne dla wszystkich.

Edukacja wewnątrz firmy. Prywatne rozmowy tylko na prywatnych kanałach

Co do zasady w firmach powinny funkcjonować regulacje, które wyraźne wskażą jak oznaczać zarówno prywatną korespondencję na służbowej skrzynce pocztowej, jak i prywatne spotkania. Pracodawca nie może bowiem w nie ingerować.

Monitoring zgodnie z przepisami nie może naruszać tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika.

Na czym może polegać monitoring służbowej poczty?

Blokowanie wiadomości e-mail

• rozpoznanie, że adresaci nie należą do organizacji
• pod względem wielkości załączników
• pod kątem określonych sformułowań, słów kluczowych.

Możliwość weryfikacji wiadomości e-mail

Potencjalnie powyższe czynności mają ochronić przed wyciekiem danych oraz przed wysyłką do nieuprawnionych odbiorców. Celem jest również monitorowanie i przeciwdziałanie działaniom zmierzających do dyskryminacji, mobbingu czy molestowania.

Przesłanki zastosowania monitoringu służbowej poczty elektronicznej

Przetwarzanie danych osobowych w tym przypadku, oprzeć można na uzasadnionym prawnie interesie administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W takim wypadku muszą być spełnione trzy przesłanki:

1. musi wystąpić prawnie uzasadniony interes administratora,
2. przetwarzanie musi być niezbędne dla realizacji celu wynikającego z tego interesu,
3. interes musi mieć charakter nadrzędny dla interesów lub praw i wolności podmiotu danych.

Czy da się osiągnąć zamierzony cel w inny sposób? To wymaga analizy. Wprowadzenie monitoringu od strony ochrony danych osobowych wymaga również przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych. 

Korzystając z narzędzi automatycznych ciężko jest znaleźć złoty środek, by prawo do prywatności pracownika zachować nienaruszone.

Bardzo ważne są więc kwestie uregulowań, komunikacji, oznaczeń, polityk wewnętrznych i zabezpieczeń od strony informatycznej. Monitoring poczty jest bowiem rozwiązaniem będącym standardem w dzisiejszych kulturach organizacyjnych, niestety często bez zachowania zasad transparentności uwzględniających zarówno przepisy prawa pracy, jak i ochrony danych osobowych. Przed wdrożeniem rozwiązania warto przeanalizować oba obszary regulacji będące w tym wypadku w zastosowaniu. Nie są one sprzeczne, są od siebie zależne i wzajemnie się uzupełniają.