Placówka oświatowa Eduwersum

Absolwenci Eduwersum® piszą: Monitoring poczty elektronicznej pracowników

Prawo pracy, a ochrona danych osobowych i szeroko rozumiana prywatność. Sprzeczności czy zależności? Odpowiedzi na wątpliwości związane z monitoringiem służbowej poczty elektronicznej udziela Milena Markiewicz.

Autor publikacji:
Milena Markiewicz

Kierownik Biura Zarządu w spółce Cerrad. Prawnik, HR Manager, Specjalista RODO i Complaince. Absolwentka seminarium doktoranckiego katedry prawa pracy Wyższej Szkoły Prawa i Administracji w Rzeszowie. Absolwentka Uniwersytetu Rzeszowskiego – kierunek prawo. Absolwentka Akademii Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego Moniki Smulewicz. Aktualnie aplikantka radcowska (Kancelaria Prawna Jan Nowak Kielce) i pasjonatka HR.

Data publikacji:
26 kwietnia 2024

Czy pracodawca może kontrolować pocztę elektroniczną pracownika?

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy sama w sobie wskazuje, że pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Dodatkowo art. 223 wskazuje, że do monitoringu poczty elektronicznej stosuje się przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego. To nakłada obowiązki na pracodawcę, jednocześnie administratora danych osobowych ustalanych w wewnętrznych aktach (układ zbiorowy, regulamin pracy bądź obwieszczenie) tj. celu, zakresu oraz sposobu stosowania monitoringu. Pracownik w momencie rozpoczęcia pracy powinien otrzymać informację w tym zakresie. Pracownicy już zatrudnieni powinni taką informację dostać co najmniej dwa tygodnie przed wdrożeniem monitoringu.

Obszar monitorowany powinien być oznaczony w sposób czytelny. Zasady powinny być transparentne dla wszystkich.

Edukacja wewnątrz firmy. Prywatne rozmowy tylko na prywatnych kanałach

Co do zasady w firmach powinny funkcjonować regulacje, które wyraźne wskażą jak oznaczać zarówno prywatną korespondencję na służbowej skrzynce pocztowej, jak i prywatne spotkania. Pracodawca nie może bowiem w nie ingerować.

Monitoring zgodnie z przepisami nie może naruszać tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika.

Na czym może polegać monitoring służbowej poczty?

Blokowanie wiadomości e-mail

    • rozpoznanie, że adresaci nie należą do organizacji
    • pod względem wielkości załączników
    • pod kątem określonych sformułowań, słów kluczowych.

    Możliwość weryfikacji wiadomości e-mail

    Potencjalnie powyższe czynności mają ochronić przed wyciekiem danych oraz przed wysyłką do nieuprawnionych odbiorców. Celem jest również monitorowanie i przeciwdziałanie działaniom zmierzających do dyskryminacji, mobbingu czy molestowania.

    Przesłanki zastosowania monitoringu służbowej poczty elektronicznej

    Przetwarzanie danych osobowych w tym przypadku, oprzeć można na uzasadnionym prawnie interesie administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W takim wypadku muszą być spełnione trzy przesłanki:

    1. musi wystąpić prawnie uzasadniony interes administratora,
    2. przetwarzanie musi być niezbędne dla realizacji celu wynikającego z tego interesu,
    3. interes musi mieć charakter nadrzędny dla interesów lub praw i wolności podmiotu danych.

    Czy da się osiągnąć zamierzony cel w inny sposób? To wymaga analizy. Wprowadzenie monitoringu od strony ochrony danych osobowych wymaga również przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych. 

    Korzystając z narzędzi automatycznych ciężko jest znaleźć złoty środek, by prawo do prywatności pracownika zachować nienaruszone.

    Bardzo ważne są więc kwestie uregulowań, komunikacji, oznaczeń, polityk wewnętrznych i zabezpieczeń od strony informatycznej. Monitoring poczty jest bowiem rozwiązaniem będącym standardem w dzisiejszych kulturach organizacyjnych, niestety często bez zachowania zasad transparentności uwzględniających zarówno przepisy prawa pracy, jak i ochrony danych osobowych. Przed wdrożeniem rozwiązania warto przeanalizować oba obszary regulacji będące w tym wypadku w zastosowaniu. Nie są one sprzeczne, są od siebie zależne i wzajemnie się uzupełniają.

    Autor publikacji:
    Milena Markiewicz

    Kierownik Biura Zarządu w spółce Cerrad. Prawnik, HR Manager, Specjalista RODO i Complaince. Absolwentka seminarium doktoranckiego katedry prawa pracy Wyższej Szkoły Prawa i Administracji w Rzeszowie. Absolwentka Uniwersytetu Rzeszowskiego – kierunek prawo. Absolwentka Akademii Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego Moniki Smulewicz. Aktualnie aplikantka radcowska (Kancelaria Prawna Jan Nowak Kielce) i pasjonatka HR.

    Akademia Mistrzostwa Płacowego

    • Start: 20.08.2024
    • 4 miesiące / pakiet kursów
    2500 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

    • Start: 20.08.2024
    • 6 miesięcy
    3997 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Mistrzostwa Kadrowego

    • Start: 20.08.2024
    • 3 miesiące
    2750 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Prawa Pracy dla wymagających

    • Start: 12.06.2024
    • 3 miesiące
    3500 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Kalkulacji Wynagrodzeńdla wymagających

    • Start: 6.11.2024
    • 3 miesiące
    4000 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Inspektora Ochrony Danych

    • Start: 26.09.2024
    • 4 miesiące
    4305 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Zatrudniania Cudzoziemców

    • Start: 18.11.2024
    • 3 miesiące
    4305 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Master Certyfikowany kurs kierownika działu kadr i płac

    • Start: 12.06.2024
    • 6 miesięcy
    8000 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia HRCertyfikowany kurs specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi

    • Start: 5.06.2024
    • 6 miesięcy
    4200 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź
    Newsletter

    Zostawienie adresu email jest równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie ode mnie wiadomości i z akceptacją naszej Polityki Prywatności.

    Polityka prywatności
    Dziękujemy!

    Nasze ostatnie wpisy na blogu

    HR Detektywi #99 Nowe stanowisko GIP, nowe limity dla pracujących emerytów, sygnaliści nie zgłoszą naruszeń prawa pracy

    Monitoring nowości i zmian w przepisach prawa pracy. To musisz wiedzieć! GIP doprecyzował zasady udzielania dnia wolnego z tytułu świąt religijnych. Pracownicy oczekują pozytywnego feedbacku i empatii. Nowe limity zarobkowania dla emerytów. Senat wykreślił obszar prawa pracy z katalogu naruszeń, które będą podlegały zgłoszeniom przez sygnalistów.

    Zobacz kursy, szkolenia i programy rozwoju zawodowego organizowane przez Eduwersum

    Eduwersum Collegium Rozwoju HR (dawniej: Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi) - lider na rynku nowoczesnych szkoleń online z dziedziny tzw. twardego i miękkiego HR

    Akademia Mistrzostwa Płacowego

    • Start: 20.08.2024
    • 4 miesiące / pakiet kursów
    2500 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

    • Start: 20.08.2024
    • 6 miesięcy
    3997 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Mistrzostwa Kadrowego

    • Start: 20.08.2024
    • 3 miesiące
    2750 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Prawa Pracy dla wymagających

    • Start: 12.06.2024
    • 3 miesiące
    3500 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Kalkulacji Wynagrodzeńdla wymagających

    • Start: 6.11.2024
    • 3 miesiące
    4000 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Inspektora Ochrony Danych

    • Start: 26.09.2024
    • 4 miesiące
    4305 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Zatrudniania Cudzoziemców

    • Start: 18.11.2024
    • 3 miesiące
    4305 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia Master Certyfikowany kurs kierownika działu kadr i płac

    • Start: 12.06.2024
    • 6 miesięcy
    8000 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    Akademia HRCertyfikowany kurs specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi

    • Start: 5.06.2024
    • 6 miesięcy
    4200 PLN

    Możliwość płatności w transzach

    Sprawdź

    To nowoczesny projekt edukacyjny, oferujący specjalistyczną wiedzę i doświadczenie z obszaru prawa pracy, kalkulacji wynagrodzeń oraz zarządzania procesami kadrowo-płacowymi i HR w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach.

    • Certyfikowane szkolenia online i stacjonarne
    • Programy rozwoju zawodowego dla początkujących, specjalistów i menedżerów
    • Zaświadczenia MEiN (Eduwersum jest placówką oświatową)
    • Wysokie standardy potwierdzone ISO 9001

    Metoda kształcenia oparta jest o praktykę i własne doświadczenie Uczestników. Wierzymy, że tylko uczenie się przez doświadczenie daje gwarancję zdobycia wiedzy.