HR Detektywi #112: Zaległy urlop zacznij we wrześniu, AI wpływa na rynek pracy, odpis na ZFŚS

News 1: Zaległy urlop za 2023 zacznij we wrześniu. Możesz go dokończyć w październiku

Z końcem września upływa termin na udzielenie pracownikom zaległych urlopów. Coroczny, płatny, nieprzerwany urlop wypoczynkowy, jedno z podstawowych uprawnień pracowniczych, przysługuje pracownikom w wymiarze 20 lub 26 dni rocznie (dla pełnego etatu). Wymiar urlopu uzależniony jest przede wszystkim od stażu pracy, ale także np. od tego, jakie szkoły pracownik wcześniej ukończył. Zgodnie z kodeksem pracy pracownik nabywa prawo do urlopu z góry, z dniem 1 stycznia danego roku kalendarzowego, a jeżeli w tym dniu nie pozostaje w zatrudnieniu, nabycie prawa do urlopu nastąpi z dniem podjęcia zatrudnienia w trakcie roku. Wtedy urlop będzie podlegał proporcjonalnemu przeliczeniu do okresu przepracowanego. Wyjątkiem jest urlop pracownika, który w danym roku kalendarzowym po raz pierwszy w życiu podejmuje pracę. Wtedy, do końca tego roku, nabywa prawo do urlopu z dołu, po 1/12 z przysługującego po roku pracy wymiaru po każdym przepracowanym miesiącu (tzw. „pierwsza praca). 

Pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu, a ten powinien mu zostać udzielony przez pracodawcę w roku, za który przysługuje. Określenie „nieprzerwany” użyte w przepisie oznacza, że co do zasady powinien być wykorzystany od razu w całości.

W praktyce jednak najczęściej dochodzi do podziału urlopu na części. Pozwala na to przepis art. 162 k.p., zgodnie z którym na wniosek pracownika urlop można podzielić na części, z zastrzeżeniem, że przynajmniej jedna z nich powinna obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych.  

Na pracodawcę nałożony został obowiązek sporządzania planu urlopów. Sporządza go na podstawie wniosków pracowników, ale z uwzględnieniem także swoich potrzeb, tak aby mieć możliwość zachowania normalnego toku pracy. 

Podany do wiadomości plan urlopów jest wiążący dla obu stron: pracodawca ma urlopu w określonym terminie udzielić, a pracownik ma ten urlop wykorzystać. Nie zawsze jednak udaje się zrealizować plan. Mogą się bowiem zdarzyć sytuacje, które uniemożliwią wykorzystanie urlopu w zaplanowanym terminie. Może to być np. pojawienie się zwolnienia lekarskiego związanego z chorobą pracownika, urlopu macierzyńskiego czy powołania na ćwiczenia wojskowe. W takich sytuacjach zaplanowany urlop się nie rozpoczyna, a już trwający ulega przerwaniu. Może się także zdarzyć, że ze względu na szczególne okoliczności wymagające obecności pracownika w firmie, pracodawca zdecyduje go z urlopu odwołać. Wtedy pracodawca ma obowiązek udzielić niewykorzystanego urlopu lub jego części w późniejszym terminie.   

Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany w roku, za który przysługuje, z dniem 1 stycznia następnego roku staje się urlopem zaległym. Ustawodawca ustalił termin, w jaki pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi zaległego urlopu. Jest to koniec trzeciego kwartału następnego roku. W myśl orzecznictwa, warunek udzielenia urlopu w tym terminie jest spełniony, jeżeli pracownik rozpocznie urlop najpóźniej w dniu 30 września. Pozostała część może przypadać już w październiku. Obowiązek udzielenia zaległego urlopu nie dotyczy części urlopu, która była tzw. urlopem na żądanie i w związku z tym nie została uwzględniona w planie urlopowym.  

Jeżeli jednak np. ze względu na obiektywne okoliczności, które to uniemożliwią, urlop nie zostanie udzielony, pracownika nie musi się obawiać, że go straci. Prawo do urlopu, podobnie jak wszystkie roszczenia ze stosunku pracy, przedawnia się bowiem po upływie 3 lat od daty wymagalności. W przypadku urlopu datą wymagalności jest 31 grudnia roku kalendarzowego, za który on przysługiwał. Jeżeli nastąpiło przesunięcie terminu jego wykorzystania jako zaległego, to ostatecznym terminem wymagalności będzie właśnie 30 września, czyli termin przewidziany na udzielanie urlopów zaległych. To oznacza, że prawo do urlopu zaległego za rok 2023 przedawni się najpóźniej z dniem 30 września 2027 roku (po trzech latach licząc od 30 września 2024 r.).

News 2: Druga rata odpisu na ZFŚS do końca września!

Pracodawcy tworzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych muszą pamiętać, że 30 września upływa termin na przekazanie na rachunek funduszu drugiej transzy odpisu za rok 2024. Odpis na ZFŚS naliczany jest na podstawie wskaźnika przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. W tym roku jest to kwota 6 445,71 zł, odpowiadająca przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu w drugim półroczu 2023 r. Tym samym odpisy na ZFŚS w 2024 wynoszą: 

• odpis podstawowy – 2417,14 (37,5% podstawy) 
• odpis podwyższony (prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze) 50% – 3 222,86 zł 
• odpis dot. pracowników młodocianych w pierwszym roku nauki 5% – 322,29 zł 
• odpis dot. pracowników młodocianych w drugim roku nauki 6% – 386,74 zł 
• odpis dot. pracowników młodocianych w trzecim roku nauki 7% – 451,20 zł 

Pracodawca przekazuje środki na wyodrębniony rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Robi to w dwóch terminach. Pierwsza transza w wysokości min. 75% odpisu rocznego powinna trafić na konto do 31 maja, a pozostała część wraz z ewentualnymi zwiększeniami do 30 września danego roku kalendarzowego. Zwiększenia związane są z posiadaniem w gronie pracowników osób z niepełnosprawnościami oraz sprawowaniem opieki socjalnej nad emerytami i rencistami.  

Ponieważ roczny odpis obliczany jest na podstawie szacowanej liczby osób zatrudnionych w ciągu roku, pracodawca będzie jeszcze musiał zrobić rozliczenie zgodnie z faktycznym stanem zatrudnienia na koniec grudnia. Wtedy też dokona korekty odpisu i jeśli okaże się, że uległ on zwiększeniu w stosunku do szacunków w trakcie roku, będzie musiał dodatkowo zasilić rachunek funduszu. Jeśli odpis się zmniejszy, środki z nadwyżki wrócą na konto pracodawcy.

News 3: Czy i jak sztuczna inteligencja wpłynie na zatrudnienie?

EY przeprowadziło badanie wśród prawie 5000 pracowników w dziewięciu krajach Europy: Niemczech, Francji, Włoszech, Austrii, Hiszpanii, Niderlandach, Belgii, Portugalii i Szwajcarii. Jak wynika z badania zdecydowana większość, bo 73% badanych miała już kontakt z AI, 12% tylko w pracy zawodowej, a 23% zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Jednocześnie ok. 70% pytanych pracowników jest zdania, że implementacja narzędzi opartych na AI może mieć wpływ na redukcję zatrudnienia. Obawiają się, że technologia przejmie zadania, które obecnie oni wykonują. Jednocześnie 56% badanych przyznało, że nie podnosi swoich kwalifikacji w tym zakresie.  

Wprowadzanie technologii opartych na AI wcale nie jest łatwe. Z jednej strony wiele firm prowadzi bardzo restrykcyjną politykę w tym zakresie, z drugiej samo wdrażanie AI w firmach jest procesem bardzo złożonym.  

Przedsiębiorcy, którzy zaimplementowali narzędzia oparte na AI w swoich firmach, pytani o ich wpływ na prowadzony biznes, w dużej części (45%) obserwują odczuwalny wzrost przychodów i/lub zmniejszenie kosztów. Uważają, że posługiwanie się nowymi technologiami wzmacnia takie obszary jak IT, marketing czy cyberbezpieczeństwo. Jednocześnie 42% z nich jest zdania, że posiada wystarczające zasoby wiedzy, aby efektywnie wdrażać i używać technologie AI.  

Z badań Personnel Service przeprowadzonych w Polsce wynika natomiast, że z rozwiązań AI w pracy korzysta 13% Polaków. Najczęściej są to menedżerowie wyższego szczebla i kierownicy średniego szczebla. Nie bez znaczenia jest też wiek – częściej po AI sięgają osoby młodsze, specjaliści oraz osoby wykonujące wolne zawody.  

Źródło: www.infor.pl za PAP; www.prawo.pl