Włączenie społeczne metodą rozwoju pracownika. Od czego zacząć? – Wywiad

Moim dzisiejszym rozmówcą jest Grzegorz Ludwin, Prezes zarządu Fundacji Pro NGO, audytor, który łączy świat biznesu angażując firmy do wspierania organizacji pozarządowych. To ważne społecznie zadanie realizuje poprzez autorskie projekty i rozwiązania, w których coraz więcej przestrzeni zajmuje środowisko biznesowe oraz pracownicy. Czy jest to prosta rola i jak narodziła się ta idea?

Cześć! Dziękuję za przedstawienie oraz nawiązanie do obszaru, który jest bliski mojemu sercu. Przez kilka lat budowałem działy sponsoringu oraz fundraisingu w organizacjach pozarządowych m.in. Fundacji Jaśka Meli Poza Horyzonty. Pozwoliło mi to zgłębić wiedzę na temat funkcjonowania trzeciego sektora oraz biznesu, którą potwierdziłem następnie pracując jako Key Account Manager w różnych firmach. Obserwowałem, uczyłem się, pozyskiwałem informacje na temat wyzwań i bolączek po obydwu stronach. Równolegle prowadziłem jako wolontariusz bezpłatne szkolenia dla przedstawicieli organizacji pozarządowych, starając się przekazać wiedzę z obszaru sprzedaży, budowania ofert czy też negocjacji. Dostrzegam znaczący problem w pozyskiwaniu tej wiedzy oraz samej realizacji wśród przedstawicieli NGO. Stąd narodził się pomysł założenia Fundacji Pro NGO, której celem jest rozwój i profesjonalizacja organizacji pozarządowych, w tym nauczenie trzeciego sektora współpracy partnerskiej z firmami. Po kilku latach z dumą obserwuję, że poprzez projekty edukacyjne, szkolenia, magazyn czy też podcast, trzeci sektor rozwija się na naszych oczach i dojrzewa do współpracy międzysektorowej. 

Przedstawiasz organizacje pozarządowe jako podmioty, które mają wiele do zaoferowania firmom. Czy w HR jest miejsce na działania społeczne?

Taka jest prawda! Nie mówię, że każda organizacja pozarządowa będzie idealnym kandydatem na partnera. Tak jak w przypadku firm, możemy spotkać podwykonawców świadczących usługi różnej jakości, podobnie sytuacja wygląda względem NGO, gdzie spotkamy mniej lub bardziej dojrzałe podmioty. Kiedy jednak obszary funkcjonowania NGO i firmy są zbliżone, możemy realizować projekty sprawniej, efektywniej i z większym zrozumieniem. Obserwuję, że NGO zdobywają wiedzę o działaniach HR, Employer brandingu, CSR, a nawet ESG. Podczas wydarzenia CSR i ESG® – od ludzi dla ludzi, które 13 września 2023 r. miało miejsce w Krakowie, ponad 200 przedstawicieli NGO zdobywało wiedzę właśnie z tych obszarów. Blisko czterdziestu wystawców obecnych na wydarzeniu przyjechało z gotowymi prezentacjami, wizytówkami i ofertami, prezentując podczas targów branżowych gamę gotowych produktów i usług, odpowiadających na realne potrzeby firm. Wśród wystawców wiele organizacji proponowało także współpracę na rzecz pracowników i działania w ramach wolontariatu. Od akcji charytatywnych i wolontariackich, przez dedykowane szkolenia, organizację czasu pracy, akcje team buildingowe, a nawet rozwiązania technologiczne, wspierające realizację celów firmowych.

Uważam, że firmy mogą bez obaw korzystać z wiedzy, doświadczenia i zaplecza ekspertów z trzeciego sektora. Taka współpraca zaowocować może: wsparciem pracowników (mentalnym, rozwojowym, opieką psychologiczną), zwiększeniem zaangażowania zespołów, działaniami integracyjnymi i team buildingowymi, otworzeniem się pracowników i lepszym poznaniem się zespołu, jak również zmniejszeniem rotacji oraz zbudowaniem lepszego wizerunku firmy, zarówno w obszarze marki pracodawcy jak i działań PR.

Firmy wydatkują środki, aby poprawić funkcjonowanie oraz zaangażowanie zespołów. Integracja, budowa poczucia przynależności to niektóre z obszarów znajdujących się na liście priorytetów. Co może sprawić, że pracownicy będą chętniej angażować się w akcje wewnętrzne?

Inwestycja w pracownika i zespoły, to właściwy kierunek. Należy podejść do niego z odpowiednim przygotowaniem, wiedzą oraz szacunkiem do samego pracownika. W niektórych firmach, jednostka nie czuje się zauważona, doceniona, jeżeli lider zespołu nie zapewni ku temu odpowiednich warunków. Kluczowe są tutaj kompetencje, które umożliwiają czytanie sygnałów od zespołu z odpowiednim wyprzedzeniem.

Istotna jest także komunikacja wewnętrzna, która w większych firmach potrafi urosnąć do rozmiaru „spamu”, którego pracownicy nie czytają. Efektem dużej ilości informacji jest niski współczynnik konwersji, spadek zaangażowania, a w rezultacie brak świadomości tego, co dzieje się w organizacji. 

Zanim przejdziemy do sposobu włączenia organizacji pozarządowych w procesy HRowe i akcje CSR odpowiedzmy sobie na pytanie, czy mamy solidne fundamenty. Czy zapewniamy pracownikom wynagrodzenie oscylujące wokół raportów wynagrodzeń? Czy zapewniamy im odpowiednie narzędzia oraz możliwość rozwoju? Czy mamy realnie określone cele i działania strategiczne? Czy pracownicy znają i utożsamiają się z firmą oraz z jej wartościami, czy występują silosy, które niweczą podejmowane wysiłki?

Działania CSR i współpraca z NGO może przynieść ogromną wartość, ale taka aktywność nigdy nie zastąpi oraz nie przykryje braków, wynikających z wyżej opisanych obszarów. Nigdy, na dłuższą metę.

Gdy już wiemy od czego zacząć, powiedz jakie korzyści z akcji CSR i wolontariatu mogą osiągać pracownicy oraz czy wolontariat wpływa to na rozwój i zdobywanie kompetencji?

Współpraca działu HR i CSR może wywołać efekt synergii. Dobrze zaplanowane działania CSR obejmujące np. wolontariat pracowniczy w tym wolontariat kompetencyjny, stanowią wartość dla wszystkich stron. Zyskują na tym pracodawcy, pracownicy oraz NGO.

Korzyścią dla pracodawców jest możliwość zaangażowania pracowników, integracji zespołów, pozyskanie materiałów do komunikacji, PR oraz realizacji celów zrównoważonego rozwoju.

Pracownik może zweryfikować własne umiejętności, sprawdzić się, zdobyć wiedzę oraz nowe kompetencje, jak umiejętności przywódcze. Wolontariat przełamuje bariery, wzmacnia relacje w zespole i otwartość na współpracowników, jest także źródłem satysfakcji z możliwości niesienia pomocy. 

Korzyści dla NGO, to przede wszystkim wsparcie materialne, produktowe, finansowe lub merytoryczne, poszerzenie sieci kontaktów oraz promocja ich działań.

Spotkałem się i cały czas spotykam z licznymi praktykami, gdzie pracownicy zaangażowani w akcje społeczne wykazują się w roli project managera. Po osiągnięciu sukcesu, na który składały się zarządzanie zespołem, realizacja celów, rozwiązywanie konfliktów, analiza sytuacji, pracownik mógł liczyć na awans. Dlaczego? Ponieważ realizacja takiego zadania wymaga weryfikacji wielu kompetencji, kluczowych i ważnych z punktu widzenia firmy. Dodatkowo osoby zaangażowane w działalność charytatywną, budują swój wizerunek i pozytywny odbiór wśród innych pracowników.

Podczas szkoleń prowadzonych dla działów HR wprowadzam ich przedstawicieli do tego świata i pokazuję, że zaangażowanie pracowników oraz włączenie działań społecznych w celu realizacji ścieżki kariery pracownika, jest na wyciągnięcie ręki. Jest to model 3xWin dla HR, pracodawcy i pracownika. 

Rozwiń proszę wątek wolontariatu. Co pomaga w realizacji skutecznych projektów i od czego zacząć?

GL: Moim zdaniem dobrze jest podzielić realizację projektów na kilka etapów:

Etap I: Zdefiniowanie celów, zasad i obszarów współpracy z NGO

Jeśli firma nie posiada określonych obszarów, jakie realizuje w ramach działalności CSR, należy pochylić się nad tym zagadnieniem. Jest ono istotne, ponieważ wypracowane założenia zbliżą nas do organizacji i współprac, które uzupełniają się merytorycznie. Pragnąc dla przykładu wspierać działania edukacyjne, wybierzemy spójne z naszym celem organizacje pozarządowe lub konkretne projekty.

Etap II: Opracowanie narzędzi, zasobów i harmonogramu

Podchodząc do tematu długofalowo, warto przemyśleć założenia. Rozpocznijmy od budżetu, który może być celowany np. na wsparcie oddolnych inicjatyw pracowniczych. Dobrą praktyką jest określenie budżetu, czyli konkretnej sumy, o którą pracownik może wnioskować, aby zrealizować ważny dla niego projekt. Zasady opisane w regulaminie, powinny uwzględniać wstępny wniosek, opis, cel projektu, terminy realizacji. Możemy pokusić się o dodatkowe wytyczne np. zaangażowanie minimum 3 pracowników czy też przedłożenie raportu, zdjęć. 

Powyższe działanie ułoży w ramy możliwości współprac zarówno dla osób odpowiadających za wolontariat, jak również samych wolontariuszy. Znając możliwości i zakres wsparcia ze strony firmy, podejmą się analizy i realnej oceny sytuacji – realizować projekt, czy tym razem zrezygnować. 

Etap III: Projekty

Zaproponujmy działania wpisujące się w cele firmy lub umożliwiajmy pracownikom zgłaszanie oddolnych inicjatyw, realizowanych w ramach opracowanych założeń. Należy pamiętać, że nasze zainteresowania są różne, dlatego nie warto oceniać pomysłów. Stwórzmy przestrzeń do tego, aby kiełkowały i rozwijały się razem z pracownikami, angażując ich w ważne dla danej osoby czy zespołu obszary. Dostępność przede wszystkim.

Etap IV: Komunikacja z pracownikiem

Informujmy o projektach w sposób prosty, czytelny, prezentując potrzeby oraz wartości płynące z aktywności. Oczekując zaangażowania pracowników, nie powinniśmy zapominać o włączeniu do działań managementu. Wspólne sadzenie drzew z dyrektorem, którego na co dzień nie mam okazji spotkać to idealna okazja do rozmowy, poznania się i lepszego zrozumienia się nawzajem na płaszczyźnie zawodowej i nie tylko.  

Etap V: Realizacja

Wiemy już jaki projekt realizujemy, znamy szczegółowe założenia. Co dalej? W każdym projekcie należy wskazać lidera, który z jednej strony będzie odpowiedzialny za realizację projektu, z drugiej zaś  pomoże osobom niezdecydowanym podjąć decyzję o zaangażowaniu w projekt. Pracownicy często chcą się angażować, ale z uwagi na brak wiedzy lub nieśmiałość, ostatecznie nie decydują się włączyć w działania. Czasami wystarczą dwa zdania na czacie, krótka rozmowa, aby je przekonać. Traktując pracownika jak wartościową jednostkę, na której satysfakcji nam zależy, dajemy poczucie bezpieczeństwa, wsparcia i zrozumienia, jest to niezwykle ważne w sytuacjach, które wymagają od nich zaangażowania.

Etap VI: Podsumowanie i celebracja sukcesu nas wszystkich!

Traktujmy wolontariat jak przygodę z misją i finalnym celem. Chwalmy się sukcesem i efektami, zapewnijmy pracownikom przestrzeń i narzędzia – grafiki, fotografie, obsługę video – do komunikacji tych działań, wzmacniając Employee Advocacy firmy. Wspólny sukces buduje zespół, ale też wartość i wizerunek firmy. 

Jeśli nie mamy doświadczenia w realizacji wolontariatu, a chcemy go wdrożyć w organizacji, powiedź proszę od czegoś zacząć? 

GL: Możemy skorzystać z gotowych projektów i rozwiązań, które możemy realizować w każdej firmie, bez względu na lokalizację, ale lepszym sposobem będzie nawiązanie kontaktu z lokalnym NGO. W organizacjach pracują liderzy, społecznicy, osoby zaangażowane, które znają lokalną społeczność, jej potrzeby i wyzwania. Te osoby, mogą wskazać nam wiele rozwiązań lub zaproponować konkretne aktywności do realizacji.

W Fundacji Pro NGO realizujemy konkurs charytatywny Pomagaj z pasją (www.pomagajzpasja.pl). Jest to gotowa koncepcja, mało angażująca HR, która generuje wartość dla firmy i jej pracowników. Projekt polega na stworzeniu dzieła w jednej z trzech kategorii: obraz, rękodzieło lub fotografia, które to dzieło zostanie ocenione przez jury i niezależnie od wyników pomoże wybranej przez pracownika organizacji pozarządowej. W jaki sposób? Wszystkie stworzone dzieła zostają wystawione przez autorów na licytacje charytatywne, a zebrane w ten sposób środki trafiają bezpośrednio na konta organizacji, ważnych dla Twoich pracowników.

Rezultatów może być kilka, np. 

• integracja pracowników poprzez wspólne tworzenie dzieł,
• zaangażowanie jednostki (niezależnie od miejsca czy formy współpracy) – możemy tworzyć dzieła indywidualnie lub z rodziną,
• eksponowanie talentów, pasji oraz wartości istotnych dla pracownika,
• zaangażowanie indywidualistów z firmy,
• wsparcie działań charytatywnych, ponieważ każde dzieło to środki finansowe dla NGO,
• wskaźniki oraz liczby, które możemy zaprezentować w podsumowaniu. 

Trwają zgłoszenia, dlatego nadal możecie sprawdzić projekt i wykorzystać jego potencjał.

Nasza rozmowa skupiła się wokół wartości oraz sposobu włączania pracowników na płaszczyźnie pomocowej, pokazując, że jest to możliwe i wartościowe. Co chciałbyś dodać na zakończenie?

GL: Moje motto brzmi: „Od rozmowy wszystko się zaczyna”. Tę tezę przekazuję dalej podczas audytów i szkoleń, o których można przeczytać na mojej stronie www.GrzegorzLudwin.pl Podsumowując, poruszamy się w świecie, w którym dane, wskaźniki, raporty otaczają nas. W oparciu o nie, możemy zweryfikować założenia oraz ocenić rezultaty. Działania wolontaryjne i pomocowe dają satysfakcję, której nie wykażemy bezpośrednio w liczbach, bo jak pokazać zadowolenie, radość, poczucie sensu? Jednak te niemierzalne efekty, mogą pobudzić do zaangażowania jednostki, budowania przynależności, zrozumienia oraz włączenia się w dodatkowe aktywności. Z tym stwierdzeniem chciałbym Państwa zostawić, zachęcając do własnych przemyśleń.

Dziękuję za rozmowę.