Podwyższone koszty uzyskania przychodu na pracy zdalnej

Pani Moniko, wiemy już, że w naszej firmie wdrożymy pracę zdalną na stałe praktycznie w pełnym wymiarze. Będziemy pojawiać się w firmie sporadycznie w trakcie miesiąca, ale… i tutaj pojawia się moje pytanie. Co z pracownikami, którzy korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu? Czy w dalszym ciągu mogę naliczyć tym pracownikom podwyższone KUP? Ponadto, część z pracowników korzysta z prywatnych samochodów do celów służbowych i z tego tytułu naliczany jest ryczałt. Czy w związku z wykonywaniem pracy w trybie zdalnym, nadal powinnam naliczać ryczałt za użytkowanie prywatnego samochodu do celów służbowych? Pani Moniko, jak rozumiem, w treści umów o pracę, w punkcie dotyczącym miejsca wykonywania pracy, nie dokonujemy zmian? W dalszym ciągu wskazujemy dwie lokalizacje, czyli miejsce zamieszkania pracownika oraz adres siedziby pracodawcy?
Napisała do mnie Ania [imię zmienione], kadrowa z warszawskiej firmy handlowej, która czuje się zagubiona w zmieniających się przepisach.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Wysokość kosztów zależy od miejsca zamieszkania i miejsca świadczenia pracy.

Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku świadczenia pracy zdalnej, przy czym w przypadku takiej pracy zazwyczaj przyjmuje się, że pracownik świadczy pracę z domu.

Jeżeli pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości, przejście na pracę zdalną nie ma większego znaczenia – nadal nalicza się koszty zwykłe.

Natomiast trzeba wziąć pod uwagę pewne ryzyko podatkowe. Przejście na pracę zdalną oznacza, że pracownik przestaje dojeżdżać do pracy. Tym samym, za miesiąc, w którym pracownik wykonywał wyłącznie pracę zdalną, nie powinny być naliczane koszty podwyższone. Naliczenie w takich okolicznościach kosztów w kwocie 300 zł prawdopodobnie nie spotkałoby z zarzutami – ryzyko kontroli w takim zakresie jest póki co niewielkie. Jeżeli jednak pracownik pojechałby chociaż jeden dzień do pracy, niekoniecznie w siedzibie pracodawcy, np. u klienta, oznaczałoby to wyjazd poza miejsce pracy, a tym samym uprawniałoby do naliczenia kosztów podwyższonych.

Podwyższone koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej (…) przysługują w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy (chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu).

Stanowisko Ministerstwa Finansów

W 2021 roku wypowiedziało się na ten temat Ministerstwo Finansów uznając, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, i gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy, pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów. 

Należy jednak wziąć pod uwagę, że przepisy związane z wykonywaniem pracy zdalnej powstałe na czas pandemii posiadają charakter wyjątkowy i tymczasowy, tak więc nie można zakładać, że Ministerstwo Finansów podtrzyma swoje stanowisko po ustaniu stanu zagrożenia epidemicznego czy też w związku z nowelizacją Kodeksu pracy (termin wdrożenia pracy zdalnej to 7 kwietnia 2023 r.).

Ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych

W przypadku pracy zdalnej pracodawca może zmniejszyć ryczałt przysługujący pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych.

Na mocy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Pracownik ma obowiązek złożenia pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W związku z powyższym można przyjąć, że w przypadku pracy zdalnej pracodawca może zmniejszyć ryczałt przysługujący pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Warto byłoby określić zasady takiego zmniejszenia ryczałtu w zawartej umowie o używanie samochodu do celów służbowych.