fbpx

HR-owe koło ratunkowe: ewidencja czasu pracy w plikach Exel

26 października 2021
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Zapraszam na kolejne HR-owe koło ratunkowe, gdzie publikujemy pytania od Was, naszych czytelników. Mamy nadzieję, że uzyskane odpowiedzi będą dla Was pomocne. Korzystajcie i udostępniajcie!

Mam pytanie dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ewidencję prowadzimy w specjalnie to tego celu przygotowanych plikach Excel. Czy taki sposób jest poprawny? Ostatnio przeczytałam gdzieś na forum, że nie. Czy to prawda?

Odpowiedź:

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji karty ewidencji czasu pracy – jako część dokumentacji pracowniczej w nowym znaczeniu – nie mogą być prowadzone skutecznie w plikach Excel i przechowywane w folderach na dysku sieciowym.

Taka praktyka nie spełnia bowiem wymagań co do zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej, wynikających z nowych przepisów rozporządzenia, obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.

Jeśli więc prowadzisz ewidencję czasu pracy w ten sposób musisz rozważyć zmianę tej formy na papierową bądź wdrożenie narzędzia do planowania i rozliczania czasu pracy. W przeciwnym razie nie spełniasz wymagań dotyczących elektronizacji narzuconych w rozdziałach 3 oraz 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jakie to wymagania? Już wyjaśniam.

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  •  integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
  •  stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
  •  identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  •  skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
  •  wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.  

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

  • jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
  • jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
  • jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

  •  systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
  •  opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
  • stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
  • bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
  • przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Ponadto, z uwagi na ewentualną konieczność przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi, do każdego dokumentu w systemie teleinformatycznym należy przyporządkować zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:

  • identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
  • identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
  • rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
  • data powstania dokumentu;
  • data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
  • numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • imię i nazwisko pracownika;
  • nazwa pracodawcy;
  • data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument. 

No token or token has expired.

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 35 000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

“O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych MEN pod numerem RSPO 273974.

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!