HR Detektyw #68 TOP 5 rekomendacji dla działów kadrowo-płacowych na sezon jesień/zima 2022/2023

HR detektywa możesz odsłuchać w formie podcastu.

Zobacz odcinek na YouTube (bez konieczności rejestracji):

Partnerem merytorycznym odcinka jest Kancelaria PCS Littler [LinkedIn], zaś Gościem Moniki Smulewicz była r.pr. Kinga Polewka-Włoch [LinkedIn]

Rekomendacja 1 – Przygotuj się na planowane zmiany w Kodeksie pracy

W zakresie prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników oraz pracy zdalnej, wielce prawdopodobne jest, iż Sejm uchwali przepisy przedmiotowe jeszcze pod koniec września tego roku, tak, aby trafiły one do Senatu, a następnie do Prezydenta do końca października. W związku z tym działy kadrowo-płacowe mogą zawczasu dokonać pewnych działań, aby uniknąć spiętrzenia prac w terminie wdrożenia przepisów. Rekomendujemy m.in.:

1. weryfikację zapotrzebowania na kontrole trzeźwości:
– wytypowanie docelowych grupy pracowników, które obejmie kontrola
– sprawdzenie dostępność sprzętu o wymaganych parametrach na rynku komercyjnym
– przygotowanie wstępnej propozycji zaktualizowanego regulaminu pracy, ze względu na przewidywane krótkie vacatio legis
– przygotowanie propozycji komunikacji do pracowników na temat zmian i nowych uprawnień

2. analizę pracy zdalnej i potrzeb oraz problemów z nią związanych, tak aby zaadresować je odpowiednio wcześniej w przepisach wewnątrzzakładowych

3. przeanalizowanie innych potrzeb, w kontekście dawno nieweryfikowanego regulaminu pracy; ze względu na wiele poważnych zmian w ostatnich latach oraz ciągły brak czasu rekomendujemy audyt/przegląd przepisów wewnątrzzakładowych oraz trzymanie ręki na pulsie, jeśli chodzi o implementację dyrektyw work-life balance i w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy – tu również mogą okazać się konieczne aktualizacje regulaminów – zwłaszcza w przypadku, gdy w zakładzie znajdą zastosowane dodatkowe przerwy (przewidziane w przypadku pracy powyżej 9 godzin i powyżej 16 godzin dziennie). Konieczna będzie także aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia o dodatkowe informacje, dot. m. in. przerw w pracy, zasad dot. godzin nadliczbowych, procedury rozwiązania stosunku pracy, prawa do szkoleń zapewnianych przez pracodawcę, zasad przemieszczania się pomiędzy miejscami pracy.

Rekomendacja 2 – Opracuj strategię na plan urlopów 2023

Z uwagi na zbliżający się koniec września, a więc rychły termin na udzielenie zaległych urlopów wypoczynkowych, warto przeanalizować, czy wszystkie takie urlopy zostały udzielone – a jeśli nie, koniecznie to zrobić. Ale to nie wszystko! W związku z nowymi zwolnieniami od pracy, które staną się faktem w styczniu przyszłego roku, spodziewamy się, że efektywne wykorzystanie urlopów wypoczynkowych w 2023 roku może być znacznie utrudnione. Co zatem działy kadrowo-płacowe mogą zrobić dziś, aby ustrzec się przed przyszłorocznym, narastającym bilansem urlopowym?

Rekomendujemy działom kadrowo-płacowym zastanowić się, jak strategicznie podejść do zagadnienia planu urlopów, który opracowywany będzie na początku 2023 roku, aby zaległych urlopów za 2022 rok nie było lub aby były śladowe. Jeśli w styczniu ‘23 pracownicy zyskają nowe uprawnienia, w szczególności nowe zwolnienia od pracy (nowy urlop opiekuńczy i zwolnienie od pracy w związku z wystąpieniem pilnych spraw rodzinnych, wprowadzone w drodze implementacji dyrektywy unijnej), bilanse urlopowe mogą być trudne do opanowania.

Rekomendujemy komunikat do pracowników dot. planu urlopów, poparty przepisami Kodeksu pracy oraz comiesięczny monitoring wykorzystania urlopów, w szczególności urlopów za 2022 rok. Dodatkowo warto wspomnieć o wpływie wysokich bilansów urlopowych na wynik finansowy, co w czasach kryzysu ma wyjątkowe znaczenie dla biznesu.

Rekomendacja 3 – Drogi sezon grzewczy i jego konsekwencje dla pracowników i pracodawców

Podczas LIVE omawiamy obowiązki pracodawcy zimą, a także rozwiązania, które mogą być przydatne w związku z przewidywanymi problemami, czyli koniecznością powrotu do nauki zdalna dla szkół, w tym jakie opcje mają do dyspozycji rodzice (praca zdalna, elastyczne formy zatrudnienia, urlop 188 KP, urlop na żądanie) oraz skróceniem godzin pracy w firmach i konsekwencjach takiego rozwiązania w kontekście wynagrodzeń czy ewidencji czasu pracy pracowników.

Rekomendacja 4 – Jeśli nie restrukturyzacja, to na pewno wyrzeczenia i oszczędności!

Polski rynek pracy broni się przed spowolnieniem gospodarczym. GUS poinformował, że stopa bezrobocia w Polsce wyniosła w sierpniu 4,8 proc. To mniej, niż przewidywano. Dodatkowo, prognostyki szefowej resortu pracy Marleny Maląg są w gruncie rzeczy optymistyczne – jak poinformowała na początku września, w założeniach do budżetu na przyszły rok resort szacuje, że stopa bezrobocia może wzrosnąć, ale nie drastycznie – jedynie o 1 punkt procentowy! Nałóżmy na to inflację – tutaj nie ma dobrych wieści… i nie będzie ich jeszcze przez wiele lat. Eksperci makroekonomii szacują, że do bazowego poziomu 2,5% dojdziemy dopiero w 2026 roku. Przypomnijmy, iż wskaźnik inflacji wynosił na koniec sierpnia 16,10 proc. Wiemy też, że Polska, jako jeden z kilku krajów EU pozostanie z tak wysokim wzrostem cen o wiele dłużej, niż inne państwa… Utrwalona inflacja, kryzys energetyczny, rosnące koszty prowadzenia biznesu, a w konsekwencji restrukturyzacje i cięcia kosztów.

Jakie sugestie mogą przekazać działy kadrowo-płacowe zarządom, aby nie iść po najniższej linii oporu (zwolnienia grupowe), ale wykorzystać inne, dostępne instrumenty? Podczas LIVE omówiono szczegółowo poniższe zagadnienia:

• rezygnacja z benefitów pracowniczych
• zawieszenie stosowania niektórych przepisów wewnątrzzakładowych, np. wypłaty nagród, premii, zawieszenie PPK/PPE
• czasowe zmniejszenie wymiarów etatów

Rekomendacja 5 – Przygotuj się na kolejkę zapytań w sprawie podwyżek inflacyjnych

Pracownicy wywierają presję na pracodawców o podwyżki inflacyjne. Jakie rekomendacje dla działów HR mamy, aby zarządzić tematem podwyżek inflacyjnych?

• transparentna i uczciwa komunikacja względem pracowników, a propos możliwości finansowych firmy
• podwyżka inflacyjna nie jest obowiązkiem pracodawcy; pracodawca może nie przychylić się do takiej prośby, chyba że zobowiązał się do podwyżek w przepisach wewnątrzzakładowych
• można zastosować art. 9 (1) § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca może, na okres do trzech lat, zawiesić stosowanie przepisów wewnątrzzakładowych, w tym tych dot. podwyżek inflacyjnych
• możliwa wypłata jednorazowych “dodatków inflacyjnych”, ale w takim przypadku potrzebny jest odpowiedni zapis w regulaminie wynagradzania.

PROGRAM ROZWOJU ZAWODOWEGO
ZOSTAŃ CERTYFIKOWANYM KIEROWNIKIEM DZIAŁU KADR I PŁAC!
Czas trwania: 6 miesięcy

AKADEMIA MASTER! ZOSTAŃ CERTYFIKOWANYM KIEROWNIKIEM
DZIAŁU KADR I PŁAC!