Rada Ministrów przyjęła projekt zmian w Kodeksie pracy. Praca zdalna i kontrola badania trzeźwości pracowników coraz bliżej!

Prewencyjna kontrola trzeźwości pracowników

W kontekście prewencyjnej kontroli trzeźwości, pracodawca będzie miał możliwość jej przeprowadzenia tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.

Podejmowanie jakichkolwiek czynności zawodowych w stanie nietrzeźwości, w stanie po użyciu alkoholu lub  środka działającego podobnie do alkoholu należy oceniać jako naganne. W pewnych przypadkach dodatkowo może stanowić ono szczególne zagrożenie dla życia i zdrowia zarówno samego pracownika, jak i innych osób, a także mienia.

Pracodawcy, którzy zdecydują się na wprowadzanie kontroli, będą zobowiązani do określenia w aktach wewnątrzzakładowych grupy lub grup pracowników podlegających kontroli oraz sposobu jej przeprowadzania, a także do zachowania odpowiednich zasad przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z kontrolą. Określeniu w aktach wewnątrzzakładowych podlegać będzie również:

• sposób przeprowadzania kontroli
• rodzaj urządzenia wykorzystywanego do przeprowadzania testów
• częstotliwość (codzienna kontrola wszystkich pracowników czy rotacyjna na wybranych grupach)
• czas przeprowadzania kontroli (przed rozpoczęciem wykonywania pracy czy również w czasie pracy).

Pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę trzeźwości pracowników oraz kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego. Oznacza to, że oprócz czynności organizacyjnych, przedsiębiorcy, którzy wprowadzą kontrolę, będą musieli wyposażyć się w stosowne środki techniczne do ich przeprowadzania – urządzenia testujące będą musiały posiadać ważny dokument potwierdzający ich kalibrację lub wzorcowanie. Ma to istotne znaczenie w kontekście ciążącego na pracodawcy obowiązku udowodnienia przyczyny rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, która może być efektem wyniku kontroli trzeźwości.

Pracodawca będzie przetwarzał informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości oraz wyniku tego badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub stan po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu. Informacje te będą przechowywane w aktach osobowych pracownika. Jednocześnie warto zwrócić uwagę, że przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe, bowiem nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika – nie dokumentuje naruszenia obowiązków. 

O wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu pracodawca będzie musiał poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.

W sytuacji, gdy w wyniku przeprowadzonej kontroli przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego wykazana zostanie obecność alkoholu w organizmie pracownika, jak i w sytuacji powzięcia przez pracodawcę uzasadnionego podejrzenia, że pracownik znajduje się w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy, do żądania przeprowadzenia badania stanu trzeźwości przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, uprawnieni będą zarówno pracodawca jak i pracownik. Badanie krwi będzie mogło być zlecone, gdy:

• nie ma możliwości przeprowadzenia badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• pracownik niedopuszczony do pracy odmawia poddania się badaniu metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• pracownik niedopuszczony do pracy żąda przeprowadzenia badania krwi, pomimo przeprowadzenia badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• stan pracownika niedopuszczonego do pracy uniemożliwia przeprowadzenie badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• nie ma możliwości wskazania stężenia alkoholu z powodu przekroczenia zakresu pomiarowego urządzenia wykorzystywanego do pomiaru.

Zasady pracy zdalnej według nowego Kodeksu pracy

Pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 

Najważniejsze zmiany związane ze świadczeniem pracy w trybie home office odnoszą się do kosztów pracy zdalnej – pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do jej wykonywania, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do świadczenia pracy. 

W przypadku używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Istotny jest również fakt, że pracodawca, co do zasady, będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in. przez pracownika:

• będącego rodzicem dziecka z niepełnosprawnością
• kobietę w ciąży,
• rodzica dziecka w wieku do 4. roku życia.

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku ww. pracowników tylko, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, zaś o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku będzie zobligowany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Przyjęte w projektowanej ustawie rozwiązania prawne, nakładające określone obowiązki na pracodawców (np. obowiązek ustalenia zasad pracy zdalnej w porozumieniu lub regulaminie, obowiązek zwrotu pracownikowi kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej), mają na celu właściwe zabezpieczenie interesu pracownika jako słabszej strony stosunku pracy, przede wszystkim przed przerzuceniem na pracownika kosztów wykonywania pracy zdalnej.

Warto wiedzieć, że praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy lub tylko częściowo, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą (tj. zaakceptowane przez niego). Co do zasady będzie to miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce (miejsca), na które pracodawca wyraził zgodę. Według ustawodawcy oznacza to, iż pracownik, który całość lub część swoich obowiązków służbowych wykonuje poza zakładem pracy, nie będzie pracownikiem wykonującym pracę zdalną, jeśli jego miejsce świadczenia pracy zostało wskazane przez pracodawcę i uzgodnione z pracownikiem (w umowie o pracę) lub zostało wskazane doraźnie na mocy polecenia pracodawcy (np. polecenie pracownikowi podróży służbowej).  

Zgodnie z projektem ustawy wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia między stronami stosunku pracy. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie dotyczące zmiany formy pracy z typowej na pracę zdalną będzie mogło być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.

Projekt przewiduje możliwość cofnięcia w każdym czasie polecenia wykonywania pracy zdalnej – pracownik będzie musiał powrócić do wykonywania pracy na dotychczasowych zasadach i w dotychczasowym miejscu wykonywania pracy. Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem termin powrotu pracownika do pracy w formie tradycyjnej. Cofnięcie polecenia pracy zdalnej będzie mogło zostać dokonane przez pracodawcę za co najmniej jednodniowym uprzedzeniem. 

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą określone w porozumieniu z pracownikiem lub w przepisach wewnątrzzakładowych i obejmować będą:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; 
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Okazjonalna praca zdalna

Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik (wymagany bowiem będzie wniosek pracownika), zaś wymiar takiej pracy został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym. Przyjęta konstrukcja przepisu wskazuje, iż taka praca znajdzie zastosowanie w okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem (potrzebą) pracownika.

Projektowany przepis nie wyklucza możliwości złożenia wniosku dot. okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika, który wykonuje już pracę zdalną częściowo (na ogólnych zasadach). Niezależnie od specyfiki okazjonalnej pracy zdalnej, na pracodawcy nadal będzie spoczywał obowiązek zapewnienia pracownikowi w jej trakcie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, analogicznie do pozostałych przypadków pracy zdalnej.

Przepisy przejściowe dot. telepracy

Projekt zmian przewiduje przepisy przejściowe, mające na celu umożliwienie wykonywania pracy w formie telepracy po uchyleniu przepisów będących podstawą prawną dla wykonywania pracy w tej formie przez określony czas, który będzie niezbędny do podjęcia decyzji o przekształceniu dotychczasowej formy wykonywania pracy jako telepracy na pracę zdalną lub o powrocie pracownika do pracy w warunkach typowych.

Warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub w przepisach wewnątrzzakładowych będą mogły być stosowane nie dłużej niż przez okres  6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy w części dotyczącej pracy zdalnej.

Przewidywany termin wejścia w życie zmian w Kodeksie pracy

Ustawodawca proponuje, aby nowelizacja weszła w życie po upływie 14 dni od dnia jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, z wyjątkiem przepisów wprowadzających do Kodeksu pracy pracę zdalną – ta część przepisów ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na całym obszarze Polski stanu epidemii. Oznacza to, iż projektowane przepisy w zakresie pracy zdalnej wejdą w życie dopiero z chwilą wyczerpania obecnej możliwości polecania przez pracodawców wykonywania przez pracowników pracy zdalnej na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r.

Wiceminister w resorcie pracy Stanisław Szwed zapowiada, iż po tym, jak rząd przyjmie projekt zmian w Kodeksie pracy, ustawa trafi pod obrady Sejmu. Prawdopodobny termin to czerwiec tego roku.