Szkolenia BHP dla pracowników administracyjnych

Pracodawca zobowiązał kadrową do sprawdzenia aktualności szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Okazało się, że z kilkoma osobami należałoby przeprowadzić szkolenie okresowe. Kadrowa zastanawia się jednak, czy w związku z obowiązywaniem stanu epidemii ma obowiązek kierowania pracowników celem przeszkolenia. Być może nie ma potrzeby przeprowadzania szkoleń ze względu na zajmowanie przez pracowników stanowisk administracyjnych? Na jaką podstawę prawną powinna powołać się kadrowa aby uzasadnić brak aktualnych szkoleń BHP pracowników?

Warunki odstąpienia od obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych BHP

Aktualnie obowiązujące szczególne przepisy dotyczące okresowych szkoleń BHP w okresie stanu epidemii dopuszczają odstąpienie od obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych BHP do czasu zakończenia stanu epidemii COVID-19. Decyzją Ministra Zdrowia od 16 maja w Polsce obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego. Zastąpił on stan epidemii, który obowiązywał od 20 marca 2020. Noszenie maseczek ochronnych w podmiotach leczniczych i aptekach nadal obowiązuje.

Zgodnie z art. 12e ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w przypadku, gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego BHP przypada w:

• okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub
• w okresie 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii.

HR-owe Koło Ratunkowe: Jawność wynagrodzeń! Czy można ujawniać wysokość wynagrodzeń?

Kiedy szkolenia okresowe nie są wymagane?

Ponadto z dniem 01.01.2019 r. weszła w życie ustawa z 9.11.2018 o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym, która znowelizowała przepisy Kodeksu pracy m.in. w zakresie szkoleń okresowych pracowników. Zgodnie z nowymi przepisami, szkolenia okresowe nie są wymagane w przypadku:

• pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych oraz
• gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka zawodowego, o której mowa w art. 226 pkt 1 Kodeksu pracy, będzie wynikało, że jest to konieczne.

Natomiast zgodnie z § 15 ust. 5 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r.w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, ze szkolenia okresowego może być również zwolniona osoba, która:

• przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w tym okresie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego,
• odbyła w tym okresie szkolenie okresowe wymagane dla osoby zatrudnionej na stanowisku należącym do innej grupy stanowisk, jeżeli jego program uwzględnia zakres tematyczny wymagany programem szkolenia okresowego obowiązującego na nowym stanowisku pracy.

Pracownicy administracyjni

W związku z powyższym, osoby zatrudnione na stanowisku administracyjnym nie są zobowiązane do przeszkolenia okresowego w zakresie BHP zarówno na podstawie przepisów szczególnych związanych ze stanem zagrożenia epidemicznego oraz przepisów zmieniających zasady przeprowadzania szkoleń okresowych na stanowiskach administracyjno-biurowych, przy spełnieniu warunków określonych w odrębnych przepisach.

Rekomendacje specjalistów skupionych w Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku:

Zgodnie z art. 237(3) §2 Kodeksu pracy Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Natomiast zgodnie z art. 237(3) §2(2) Kodeksu pracy szkolenie okresowe nie jest wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka, o której mowa w art. 226 pkt 1, wynika, że jest to konieczne. Ponadto, w przypadku gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i higieny służby przypada w:
1) okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub
2) w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii – termin ten wydłuża się do 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii.Umożliwia to ustawa z dnia 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Na miejscu kadrowej Ani najpierw sprawdziłabym rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej i na tej podstawie ustaliła, czy ma tutaj zastosowanie zwolnienie z przeprowadzania szkoleń okresowych BHP dla pracowników administracyjno-biurowych. Jeżeli okaże się, że przeważająca działalność pracodawcy jest zakwalifikowana do wyższej niż trzecia kategoria ryzyka, to następnie zweryfikowałabym termin utarty ważności tych szkoleń. Jeżeli ważność szkoleń pracowników skończyła się przed datą wprowadzenia w Polsce stanu epidemii, to pracodawca jako odpowiedziały za stan bezpieczeństwa i higieny pracy, jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł. W takim przypadku doradziłabym pracodawcy, aby zaległe szkolenie okresowe BHP dla pracowników administracyjno-biurowych przeprowadzić niezwłocznie. W przypadku utraty ważności szkoleń po 20.03.2020 r., pracodawca zwolniony był i nadal jest z przeprowadzania szkoleń okresowych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenia okresowe należy przeprowadzić najpóźniej do 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii albo stanu epidemii.

Ewelina Wocka, Specjalista ds. kadr i płac [LinkedIn]

Przy szkoleniach przeterminowanych należy sprawdzić do kiedy były ważne. Obecnie mamy stan zagrożenia epidemiologicznego i rzeczywiście można zrezygnować z prowadzenia szkoleń BHP, ale tylko tych które były ważne w marcu 2020 r. Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemiologicznego będzie 60 dni na uzupełnienie szkoleń. Warto wiedzieć, że ustawowe 180 dni dotyczy uzupełnienia badań profilaktycznych. Jednak większość firm już kieruje pracowników na badania i szkolenia. W firmie budowlanej, która jest zakwalifikowana do kategorii wyższej niż trzecia nie można zrezygnować z szkoleń pracowników administracyjno-biurowych. Tu pod uwagę bierze się rodzaj prowadzonej działalności – budowlanka.

Jolanta Tarnawska, Pasjonatka i Specjalistka BHP z 26-letnim stażem. W ramach prowadzonej działalności wspiera przedsiębiorców w zapewnieniu w firmach bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami