HR-owe Koło Ratunkowe: Praca zdalna a podwyższone KUP i ryczałt za użytkowanie prywatnego samochodu w celach służbowych

Praca zdalna uzgodniona z pracodawcą

7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy, dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z nimi, pracą zdalną jest praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Wykonywanie pracy zdalnej zazwyczaj wiąże się z przebywaniem w miejscu zamieszkania. Strony umowy mogą zdecydować o innym miejscu świadczenia pracy. Jednym z udogodnień pracy zdalnej jest brak konieczności przemieszczania się w celu wykonania pracy.

W związku z powyższym specjaliści rozliczający wynagrodzenia pracowników stawiają sobie pytanie: czy pracownik wykonujący pracę zdalnie może złożyć oświadczenie, z którego wynika, że miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę?

Koszty uzależnione od miejsca

Wysokość kosztów zależy od miejsca zamieszkania i miejsca świadczenia pracy. Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku świadczenia pracy zdalnej, przy czym w przypadku takiej pracy zazwyczaj przyjmuje się, że pracownik świadczy pracę z domu.

Otrzymywanie dodatku za rozłąkę uniemożliwia potrącenie kosztów podwyższonych.

Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy wynoszą 250 zł miesięcznie w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. W przypadku przychodu mniejszego od kwoty kosztów płatnik może potrącić koszty do kwoty przychodu, w zeznaniu rocznym można jednak odliczyć pełną kwotę kosztów.

Jeżeli pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości, przejście na pracę zdalną nie ma większego znaczenia – nadal nalicza się koszty zwykłe.

Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy wynoszą 300 zł miesięcznie w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. W przypadku przychodu mniejszego od kwoty kosztów, płatnik może potrącić koszty do kwoty przychodu, w zeznaniu rocznym można jednak odliczyć pełną kwotę kosztów.

Koszty podwyższone rozlicza się na wniosek podatnika. Jeżeli pracodawca nie potrącał kosztów podwyższonych, a pracownik ma do nich prawo, może potrącić je samodzielnie w zeznaniu rocznym.

Dojazd do pracy przynajmniej raz w miesiącu

Przejście na pracę zdalną oznacza, że pracownik przestaje dojeżdżać do pracy. Tym samym, za miesiąc, w którym pracownik wykonuje wyłącznie pracę zdalną, nie powinny być naliczane podwyższone koszty uzyskania przychodu. Jeżeli jednak pracownik pojechałby chociaż jeden dzień do pracy, np. do siedziby firmy lub klienta, oznaczałoby to pracownik opuścił miejsce stałego lub czasowego zamieszkania, które jest jednocześnie jego miejscem pracy a położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. W takiej sytuacji wydaje się zasadnym naliczenie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Stanowisko Ministerstwa Finansów

W 2021 roku wypowiedziało się na ten temat Ministerstwo Finansów uznając, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, i gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy, pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów. 

Należy jednak wziąć pod uwagę, że przepisy związane z wykonywaniem pracy zdalnej powstałe na czas pandemii posiadają charakter wyjątkowy i tymczasowy, tak więc nie można zakładać, że Ministerstwo Finansów podtrzyma swoje stanowisko po ustaniu stanu zagrożenia epidemicznego czy też w związku z nowelizacją Kodeksu pracy (termin wdrożenia pracy zdalnej to 7 kwietnia 2023 r.).

Ryczałt z tytułu użytkowania samochodu prywatnego w celach służbowych

Zwrot kosztów używania przez pracownika jego prywatnego samochodu w celach służbowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Pracodawca może również  zawrzeć informację na jakich zasadach pracownicy mogą użytkować swoje prywatne samochody w regulaminie użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych. Użytkowanie przez pracownika jego prywatnego pojazdu odbywa się na warunkach określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Poniesione przez pracownika koszty używania prywatnego pojazdu zwracane są przez pracodawcę w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne wskazanego przepisami rozporządzenia.

Pracownik powinien złożyć do pracodawcy pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to zawiera dane dotyczące pojazdu, tj. pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny oraz liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Na mocy § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie używania prywatnych pojazdów do celów służbowych, kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W związku z powyższym, zasadnym wydaje się zmniejszenie ryczałtu przysługującego pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w przypadku wykonywania pracy zdalnej w miejscu jego zamieszkania. Pracodawca powinien wskazać zakres i zasady pomniejszania ryczałtu podczas pracy zdalnej za każdy dzień wykonywania pracy zdalnej w zawartej umowie o używanie samochodu do celów służbowych.