HR-owe Koło Ratunkowe: Zaliczka na poczet delegacji

Kiedy mamy do czynienia z delegacją?

Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
• na polecenie pracodawcy,
• w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Jeśli pracownik udaje się w podróż służbową powinien otrzymać od pracodawcy pisemne polecenie wyjazdu służbowego. Każda podróż służbowa powinna zostać odpowiednio udokumentowana i rozliczona.

Z pisemnego polecenia wyjazdu w ramach podróży służbowej powinno wynikać m.in. 

• imię i nazwisko pracownika oraz jego stanowisko,
• jaki jest cel danego wyjazdu, 
• gdzie rozpoczyna się, a gdzie kończy podróż służbowa, 
• czas trwania podróży służbowej, 
• środek transportu oraz 
• informacja o zaliczce na poczet kosztów podróży. 

Zaliczka na poczet delegacji krajowej

W myśl § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Tym samym zaliczka przy podróżach krajowych stanowi świadczenie nieobowiązkowe.

Przepisy rozporządzenia nie doprecyzowują w jaki sposób ma być złożony wniosek przez pracownika, w związku z czym uznaje się, że może to być wniosek pisemny lub ustny.

Czas pracy w delegacji. Sprawdź, kiedy powstaną nadgodziny!

Jeżeli pobrana przez pracownika zaliczka na podróż służbową będzie wyższa od kosztów tej podróży, pracownik będzie zobowiązany do zwrotu niewydanej kwoty. Pracownik może też zwrócić się z pisemną prośbą o możliwość zaliczenia niewykorzystanej kwoty zaliczki na poczet kolejnej, zaplanowanej podróży służbowej, jednak na to musi wyrazić zgodę pracodawca.

Zaliczka na delegację zagraniczną

W przypadku delegacji zagranicznej wypłata zaliczki jest konieczna. Pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową może otrzymać zaliczkę w formie bezgotówkowej, czyli przelewem na konto bankowe, zarówno w walucie obcej lub w złotówkach. Jeśli zaliczka na podróż zagraniczną wypłacana jest w polskiej walucie, odbywa się to za zgodą pracownika.

Jeżeli wypłata zaliczki na poczet podróży służbowej za granicę jest rozliczana w złotówkach to jej wysokość usta się w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Walutę polską należy przeliczyć po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji gospodarczej (np. dzień poniesienia kosztu). Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Jeśli zaliczka wypłacana jest w innej walucie niż opłacone wydatki podczas podróży służbowej najlepszym rozwiązaniem jest znalezienie „wspólnego mianownika”, którym może być np. waluta polska. W takim przypadku pracodawca przelicza zaliczkę z waluty obcej na złotówki i dokonuje ostatecznego rozliczenia w polskiej walucie. 

Termin wypłaty zaliczki na podróż służbową

Ani w przypadku podróży krajowych, ani w przypadku podróży zagranicznych przepisy nie określają terminu wypłaty zaliczki. Nie ma przeszkód żeby zaliczka została przekazana przelewem na jego konto prywatne.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż temu zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika w rozporządzeniu.

W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień o warunkach wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują one odpowiednio według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.