Jak i kiedy dokonać zaokrąglenia w kalkulacji wynagrodzeń?

Prawo pracy niestety nie reguluje zasad zaokrąglania wynagrodzenia za pracę i świadczeń związanych z pracą.

W wielu jednak przypadkach ich obliczanie zgodnie z przepisami prowadzi do wyników sięgających kilku miejsc po przecinku.

W praktyce do świadczeń pieniężnych ze stosunku pracy stosuje się przez analogię zasady wynikające z przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Zakładają one, że zaokrąglenia w górę, do pełnego grosza lub złotówki, dokonuje się wtedy, gdy wynik jest równy lub wyższy od odpowiednio 0,5 lub 50 groszy, a pozostałe wyniki działań zaokrągla się w dół.

Problem pojawia się przy tzw. obliczeniach wieloetapowych. Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów, większość część z nich trzeba zaokrąglać po każdym działaniu matematycznym, a część dopiero na koniec obliczeń.

Decydujące znaczenie ma tutaj konstrukcja przepisów, czyli to, w jaki sposób ustawodawca określił kolejność działań oraz czy oddzielił od siebie kolejne obliczenia matematyczne.

Przyjrzyjmy się więc dzisiaj pierwszemu z nich, czyli przepisom dotyczącym ustalenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca.

Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, gdy pracownik chorował

Zgodnie z § 11 pkt. 1 w/w rozporządzenia w celu obliczenia wynagrodzenia ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art.92 k.p. (za czas niezdolności do pracy spowodowany chorobą, tzw. wynagrodzenie chorobowe), miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy. Tak obliczoną kwotę odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Taki sposób naliczania stosuje się również w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w okresie, w którym pracownikowi przysługuje zasiłek przewidziany w ustawie zasiłkowej – § 12 pkt. 2. 

Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, gdy pracownik był nieobecny w pracy z powodu innego niż choroba

W poprzedniej sekcji omówiony został sposób obliczenia wynagrodzenia za część miesiąca w przypadku choroby pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce.   Czas teraz na inne przyczyny niż choroba, które mogą spowodować nieprzepracowanie pełnego miesiąca. Tu sposób obliczenia wynagrodzenia za czas przepracowany wygląda inaczej niż w przypadku zwolnień lekarskich czy innych okoliczności, za które pracownik otrzymuje świadczenia chorobowe (zasiłki). Może to być urlop wypoczynkowy, bezpłatny, wychowawczy, inne zwolnienie od pracy (np. tzw. „urlop” okolicznościowy), zwolnienie ze świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, wezwanie do sądu. Może to być również sytuacja podjęcia lub zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca.  Część to absencje, za które wypłaca się wynagrodzenie (np. urlopowe), ale są wśród nich także takie, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (np. urlop bezpłatny czy wezwanie do sądu). 

I tak, aby obliczyć wynagrodzenie za czas przepracowany należy zastosować paragraf 12 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62 poz. 289 ze zm.).  

Zgodnie z jego zapisem, konieczne jest ustalenie stawki godzinowej. W związku z tym stałe elementy wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu (czas nominalny) a następnie pomnożyć ją przez liczbę godzin nieobecności w pracy. Następnie, podobnie jak to miało miejsce w przypadku choroby, otrzymaną wartość odejmujemy od pełnego wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc pracy.  

Z analizy tych przepisów wynika, że (w przeciwieństwie do norm rozporządzenia urlopowego oraz pozostałych przepisów aktu regulującego sposób ustalania wynagrodzenia w okresach niewykonywania pracy) ustawodawca nie zdecydował się na rozdzielenie kolejnych działań matematycznych, np. przez przeniesienie ich do kolejnego wiersza lub choćby oddzielenie przecinkami. Przeciwnie, posłużył się łącznikiem „i”, co jednoznacznie wskazuje na to, że te działania matematyczne trzeba wykonywać łącznie.

Może się jednak zdarzyć, że zbyt wczesne lub zbyt późne zaokrąglenie wyniku spowoduje wypłatę pensji odrobinę niższej niż należna podwładnemu zgodnie z przepisem.

Przykład 1

Pracownika zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy przez pracy przebywał na urlopie bezpłatnym przez` 56 godzin.

Obliczenie potrącenia z zaokrąglaniem po każdym działaniu

4 700 : 168 = 27,98 zł
27,98 zł * 56 = 1 566,88 zł

Obliczenie potrącenia bez zaokrąglania po każdym działaniu

4 700 : 168 * 56 = 1 566,67 zł

Przykład 2

Pracownika zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy przez pracy przebywał na zwolnieniu lekarskim przez` 8 dni.

Obliczenie potrącenia z zaokrąglaniem po każdym działaniu

4 700 : 30 = 156,67 zł
156,67 zł * 8 = 1 253,36 zł

Obliczenie potrącenia bez zaokrąglania po każdym działaniu

4 700 : 30 * 8 = 1 253,33 zł

Różnica w obu przypadkach przy zastosowaniu drugiego obliczenia (wykonanie działania ciągle i zaokrąglenie na koniec) jest korzystniejsze dla pracownika.

Może się jednak zdarzyć, że zbyt wczesne zaokrąglenie wyniku spowoduje wypłatę pensji odrobinę wyższej niż należna zgodnie z przepisem.

Warto zatem stosować literalne brzmienie przepisów, by uniknąć ewentualnych konsekwencji.

Choć nie sądzę, aby po 3 czy 11 groszy ktokolwiek udał się do sądu.