Zmiany w kilometrówce – styczeń 2023

Od 17 stycznia 2023 r. stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie może być wyższa niż:

• dla samochodu osobowego:
  1) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł (dotychczas 0,5214 zł),
  2) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł (dotychczas 0,8358 zł),
• dla motocykla – 0,69 zł (dotychczas 0,2302 zł),
• dla motoroweru – 0,42 zł (dotychczas 0,1382 zł).

Podstawa prawna

Zmiana stawki tzw. kilometrówki została wprowadzona przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 22.12.2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Na mocy wspomnianego rozporządzenia, jeżeli oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych zostało złożone i nierozpatrzone przed 17 stycznia 2023 r., do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu przy zwrocie kosztów używania pojazdów do celów służbowych będą miały zastosowanie nowe, wyższe stawki.

Ryczałt dla niepełnoetatowca

Ryczałt wynikający z faktu użytkowania przez pracownika z prywatnego pojazdu do celów służbowych niepełnoetatowca określa się analogicznie jak w przypadku pełnego etatu. Wynikające z harmonogramu dni wolne nie obniżają wysokości ryczałtu – nie są to bowiem nieobecności w pracy.

Umowa o użytkowanie prywatnego pojazdu

Zgodnie z zasadą wyrażoną w § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych. Umowa ta musi być zawarta na warunkach określonych w rozporządzeniu i nie może przewidywać wyższych stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu niż te wskazane przepisami rozporządzenia.

Oświadczenie pracownika

Na mocy § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu.

Ryczałt ten obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu (określonej przez pracodawcę) i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne (określonego przez pracodawcę), po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. 

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny). W oświadczeniu pracownik powinien określić ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu:

• choroby, 
• urlopu, 
• podróży służbowej lub
• innej nieobecności
• ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. 

Wynikające z harmonogramu dni wolne nie mają wpływu na wysokość ryczałtu za używanie prywatnego auta do celów służbowych.

Samochód elektryczny

Samochód elektryczny nie ma pojemności silnika. Przyjmuje się zatem, że samochód elektryczny należy zaliczyć do pojazdów do 900 cm_³.

Tym samym pracownik powinien otrzymać zwrot używania auta prywatnego do celów służbowych przy zastosowaniu stawki nie większej niż 0,89 zł.