W jaki sposób kultura feedbacku może przyczynić się do zwiększenia zaangażowania?

Co to jest kultura informacji zwrotnej?

Kultura informacji zwrotnej dotyczy przede wszystkim możliwości, które pozwalają realnie i szczerze przekazywać informacje zwrotne między pracownikami, między pracownikami a menedżerami oraz między menedżerami i zarządem.

Dobrze wdrożony Feedback culture daje szansę każdemu pracownikowi na przekazywanie informacji zwrotnej innej osobie w organizacji — bez względu na firmowe hierarchie. W tej prostocie kryje się jednak wiele pułapek. Zanim pracownicy i menedżerowie zaczną rzeczywiście budować kulturę informacji zwrotnej musi dojść do zmiany myślenia. To zaś wymaga czasu i wysiłku, ponieważ większość organizacji informację zwrotną rozumie w tradycyjny sposób, oparty np. na rocznych ocenach okresowych. Ten schemat, mimo iż z wielu względów  przestaje już wystarczać, jest wciąż dominujący (poruszaliśmy to w naszym artykule Oceny pracownicze – wciąż skuteczne narządzie do zarządzania efektywnością?

Uczyć i rozwijać talenty według wskazówek opartych na silnych stronach

Kultura feedbacku wspiera rozwój pracowników. U jej podstaw leży przekonanie, że umiejętności można rozwijać dzięki zaangażowaniu i pracy nad sobą. Bazą są kompetencje oraz mocne strony, które pracownicy już posiadają. W takim podejściu informacje zwrotne stanowią cenną okazję do poprawy i rozwoju. Istotnym czynnikiem jest szczerość i wzajemne zaufanie. Pracownik musi czuć się bezpiecznie i być pewnym, że przekazanie informacji zwrotnej, nie będzie wiązało się z negatywnymi reperkusjami. Kluczową rolę pełnią tu relacje oparte na zaufaniu, ale ważny jest również sam sposób odbierania informacji zwrotnych.

Pracownicy są różni, zatem będą mieli odmienne i różnorodne podejście do odbierania i przekazywania informacji zwrotnych. Trzeba mieć tego świadomość i nie stosować jednolitego i schematycznego podejścia, a także, przede wszystkim, nie wymuszać informacji zwrotnej. Tu menedżer powinien wykazać się zrozumieniem, empatią oraz przynajmniej podstawową wiedzą z zakresu inteligencji emocjonalnej, by ocenić właściwie czy osoba jest gotowa na przekazanie i odbieranie informacji zwrotnej. Rolą menedżera jest stworzenie w tym zakresie odpowiednich możliwości, wspieranie, ośmielanie.

Oczywiście czym innym jest konieczność przekazania informacji zwrotnej korygującej określone postawy czy działania pracownika. W tym zakresie menedżer zadziałać musi, ale w sposób przemyślany, konstruktywny, wolny od osobistych emocji i uprzedzeń. Liderzy organizacji powinni mieć na uwadze doskonalenie swoich umiejętności przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych, a także dawać przykład w tym zakresie i prosić o informacje zwrotne we wszystkich kierunkach firmowej hierarchii, a także pokazać, że właściwie odbierają zebrane informacje zwrotne (tj. uczynić z nich użytek).

Różne kanały dotarcia informacji zwrotnej

Kultura informacji zwrotnej nie może opierać się tylko na jednym sposobie przekazywania lub otrzymywania tych informacji. Ludzie mają różne oczekiwania w tym zakresie. Istnieje też wiele sposobów i sytuacji, które mogą wymagać zastosowania odmiennych kanałów przekazu. Taka różnorodność zwiększa możliwości wyrażenia opinii w sposób, który będzie najwygodniejszy dla pracowników. Pozwala także zachować elastyczność i gotowość na różne sytuacje.

Współcześnie mamy do czynienia także z wieloma narzędziami, dzięki którym informacje można przekazywać i zbierać. Oferują spore możliwości, zapewniają anonimowość oraz szybkie i częste zebranie informacji z różnych platform (np. badania typu puls check, dzięki aplikacji w firmowych smartfonach). W pewnych sytuacjach jednak spotkanie face to face grupowo lub indywidualnie jest rozwiązaniem najlepszym i najefektywniejszym.

Jakie korzyści przynosi kultura informacji zwrotnych?

Kultura informacji zwrotnej może znacząco wpłynąć na podwyższenie wskaźników zaangażowania. Według badań McKinsey pracownicy zaangażowani w kontakt ze swoimi pracodawcami, są o 20-25% bardziej efektywni w pracy, to zaś oczywiście przekłada się na zwiększenie wydajności całej organizacji. Pracownicy zadowoleni lepiej pracują.

Menedżerowie i zarząd mają wiele okazji, by nie tylko korygować błędy i niedociągnięcia, rozwijać talenty, ale także często mają unikalne możliwości na wdrożenie zmian, które mogą dać firmie konkurencyjną przewagę w postaci np. innowacyjnych pomysłów. Sedno tkwi w tym, by zbudować taką kulturę, by pracownicy nie wahali się przyjść do swojego szefa z nowymi propozycjami.

Feedback pracowników

Liderzy muszą pamiętać o tym, że kultura feedbacku dotyczy wszystkich, dlatego zawsze warto promować wśród pracowników, by również oni stale udzielali sobie nawzajem informacji zwrotnych. Dotyczy to informacji zwrotnych związanych z działaniami lub obszarami do doskonalenia oraz tych pozytywnych, wspierających i budujących relacje.

Silny i wyraźny głos pracowników pozwala sprawnie i efektywnie kierować rozwojem firmy, wdrażać zmiany i ulepszenia. Zaangażowani pracownicy nie zmieniają pracodawcy tak często, co poprawia wskaźnik rotacji. Kultura feedbacku wpływa także na jakość komunikacji w firmie. Firma, która wsłuchuje się w głos pracowników jest bardzo dobrze postrzegana, a to bardzo dobrze wpływa na employee experience.

Informację zwrotną można porównać do prezentu. Jest okazją nie tylko do zadowolenia otrzymującego, bo równie ważne i pozytywne jest dzielenie radości z dawania prezentu, jego wybór. Badanie okresowe może być traktowane jako tradycyjny prezent z okazji urodzin, czy świąt. Częstsze informacje zwrotne, to prezenty, które są spontaniczne i dotyczą przeróżnych okazji. Mogą nas zaskoczyć i ucieszyć obydwie strony, częściej niż jeden raz w roku.