E-teczka – elektroniczne akta osobowe

Akta osobowe

Od 25 marca 2023 roku akta osobowe w formie papierowej i elektronicznej muszą składać się z 5 części: A, B, C, D oraz E.

Część A – dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich

Część B – dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (m.in. umowa o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i BHP, potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, ryzyku zawodowym, wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem oraz dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy).

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej ponoszonej przez pracownika.

Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

E-teczka – elektroniczne akta osobowe

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 10 stycznia 2018 roku wprowadziła nowe zapisy dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b ww. ustawy pracodawca jest zobowiązany:

„prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).”

„przechowywać  dokumentację  pracowniczą  w sposób  gwarantujący  zachowanie  jej  poufności,  integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia.”

Powyższe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2019 roku i od tej daty pracodawcy mogą wybrać preferowaną dla siebie formę prowadzenia akt osobowych.

Korzyści z prowadzenia e-teczek

Korzyści płynących z wdrożenia e-teczek zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników jest wiele.

Elektroniczne akta osobowe, pomimo iż mogą wydawać się trudne do wdrożenia, obniżają koszty związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji pracowniczej oraz zmniejszają koszty prowadzenia firmowego archiwum. Digitalizacja akt umożliwia stały i szybki dostęp do dokumentów, które w szybki sposób można wyszukiwać za pomocą słów kluczowych. Dodatkowo przechowywanie dokumentów w elektronicznej postaci jest bezpieczne, ponieważ dostęp do e-teczki posiadają tylko uprawnione osoby. Wyeliminowane zostają koszty utrzymania tradycyjnego papierowego archiwum, m.in. takie jak: druk, przechowywanie, koszty lokalowe, zabezpieczenia dostępu czy prawidłowego niszczenia dokumentów. Mamy też pewność, że dokumenty nie zniszczą się i nie zabrudzą.

Należy pamiętać, że pracodawca w każdym czasie może zmieniać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (np. skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).