Placówka oświatowa Eduwersum

Najbardziej obszerne w wiedzę z naszych produktów online

Najedź kursorem, na któryś z naszych programów.

Start: 10 październik 2023

9–miesięczny program rozwoju zawodowego

HR-owe Koło Ratunkowe: Kontrola PIP w zakresie zatrudniania pracowników cz. 1

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy zawsze wzbudza pełen wachlarz emocji. Jak przygotować się do kontroli, by spać spokojnie i efektywnie współpracować z inspektorem? Zapraszam do części pierwszej artykułów poświęconych PIP.

Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach

Założycielka HR na Szpilkach i Eduwersum

Data publikacji:
21 marca 2023

Do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy nadzór i kontrola przestrzegania przez pracodawców przepisów prawa pracy. W związku z tym, że przepisy ustawy Kodeks pracy nakładają na pracodawcę wiele obowiązków w stosunku do zatrudnionych pracowników, w tym zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na terenie zakładu pracy, warto wiedzieć, które obszary są szczególnie istotne dla Państwowej Inspekcji Pracy.  

Inspektorzy pracy sprawują również kontrolę legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców oraz przestrzegania wielu obowiązków z tym związanych.

Inspektorzy działają na mocy art. ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. 

Kontrola zakładu pracy

Każdy zakład pracy, niezależnie od liczby zatrudnionych, jest objęty nadzorem i może być objęty kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy. 

Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy – w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalności zatrudnienia – podlegają wszyscy pracodawcy i przedsiębiorcy niebędący pracodawcami, na rzecz których świadczona jest praca przez osoby fizyczne, w tym osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia pracy. Jeśli pracodawca zatrudnia osoby na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło także powinien być przygotowany na wizytę inspektora pracy.

W sytuacji, gdy dojdzie do kontroli zakładu pracy odbywa się to w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w podległych mu jednostkach lub miejscach przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych, inspektor PIP może dokonać sprawdzenia następujących obszarów:

  • przepisów wewnątrzzakładowych i akt osobowych pracowników,
  • prawidłowości nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy,
  • zgodnego z przepisami wynagradzania za pracę,
  • czasu pracy i urlopów,
  • uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, 
  • zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych,
  • działalności socjalnej pracodawcy,
  • przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz
  • legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców.

Poznaj różnice w definicjach winy umyślnej i nieumyślnej pracownika. Przykłady z życia wzięte oraz ustawowe konsekwencje!

Przepisy wewnątrzzakładowe i akta osobowe pracowników

Kodeks pracy nie jest jedynym źródłem prawa pracy. Również inne ustawy i wydane na ich podstawie akty wykonawcze określają obowiązki pracodawców i pracowników. Oprócz tego, źródłem prawa pracy może stać się również układ zbiorowy pracy.  Przepisami wewnątrzzakładowymi funkcjonującymi w większości przedsiębiorstw są regulaminy: pracy i wynagradzania.

W razie kontroli, szczegółowe regulacje wynikające z przepisów wewnątrzzakładowych mogą stać się obiektem zainteresowania inspektora pracy. Inspektor pracy może zażądać przedstawienia oświadczeń pracowników o zapoznaniu się np. z regulaminem. Tym samym, przedmiotem kontroli staną się akta osobowe pracowników, m.in. z tego względu tak ważne jest rzetelne i systematyczne prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej zostały szczegółowo określone przepisami prawa. W związku z tym należy zwrócić uwagę na:

  • podział akt osobowych na części,
  • wykaz znajdujących się w niej chronologicznie ułożonych i ponumerowanych kopii lub odpisów wymaganych dokumentów,
  • przechowywaną dokumentację z punktu widzenia ochrony danych osobowych i zachowania zasady minimalizacji wynikającej z przepisów RODO,
  • zasadności przechowywania konkretnej dokumentacji w poszczególnych częściach akt.

Prawidłowość nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy

Kontroli podlega to, jaki rodzaj umowy został zawarty z pracownikiem i czy umowa zawiera wszystkie wymagane przepisami prawa elementy. Szczególnym zainteresowaniem inspekcji pracy są umowy pozakodeksowe, np. umowa zlecenia czy umowa o dzieło. Umowy takie podlegają kontroli w celu sprawdzenia czy łączący strony stosunek prawny, wbrew nazwie zawartej umowy, nie nosi znamion stosunku pracy. Jeśli inspektor uzna, że zleceniobiorca lub wykonawca będący osobą fizyczną jest obowiązany wykonywać pracę osobiście, przebywa w zakładzie pracy (lub innym miejscu) w określonych godzinach, podpisuje listę obecności, na bieżąco wykonuje czynności określone przez zleceniodawcę lub zamawiającego to inspektor pracy (również sąd) uzna, że umowa cywilna ma charakter pozorny, a w rzeczywistości doszło do nawiązania stosunku pracy.

Czy używanie firmowego sprzętu do celów prywatnych jest prawnie dozwolone? Czy pracownik ponosi z tego tytułu konsekwencje na gruncie podatkowym?

Wynagrodzenie za pracę

Inspektorzy pracy sprawdzają, czy pracodawca prawidłowo ustala wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia i czy w prawidłowy sposób ustalono wysokość wynagrodzenia zarówno w kwocie brutto jak i w kwocie netto.

Konieczne jest zapewnienie pracownikom wynagrodzenia za pracę przynajmniej w wysokości minimalnego wynagrodzenia. 

Bardzo ważna jest terminowość wypłacania poszczególnych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Wynagrodzenie ma być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, co do zasady z dołu w ustalonym przez pracodawcę terminie. 

Wysokość należnego pracownikowi za dany miesiąc wynagrodzenia z wyszczególnieniem wszystkich jego składników umieszcza się na liście płac i tylko ona stanowi dokument, że pieniądze zostały wypłacone. Inspekcja pracy sprawdza poprawność ewidencjonowania czasu pracy z tego względu, że na jej podstawie ustalana powinna prawidłowa wysokość wynagrodzenia pracownika.

Czas pracy

Za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej, pracownikowi oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje stosowny dodatek. W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, pracodawca udziela pracownikowi czas wolny. Jeśli nie jest to możliwe, pracownik nabywa prawo do dodatku. 

Pracownikowi przysługuje również wynagrodzenie za czas nieprzepracowany, czyli za czas urlopu, choroby, przestoju, korzystania z płatnych zwolnień od pracy. Ma też prawo do: świadczeń związanych z rozwiązaniem z nim umowy o pracę, czyli ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, odpraw emerytalnej lub rentowej, odprawy pośmiertnej, odszkodowania z tytułu skrócenia przez pracodawcę okresu wypowiedzenia w przypadku upadłości lub likwidacji oraz odprawy w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn niezależnych od pracownika (zwolnienia grupowe). 

Zmniejszenie wysokości wynagrodzenia jest dopuszczalne tylko w ściśle określonych przypadkach. Pracodawca, który na stałe zmienia pracownikowi warunki wynagradzania musi zawrzeć z nim pisemne porozumienie zmieniające warunki umowy. Jeżeli pracownik nie zgadza się na propozycję pracodawcy, to jedyną formą dokonania zmiany warunków umowy jest wypowiedzenie zmieniające.

Z wynagrodzenia pracownika można również dokonywać szereg potrąceń; niektórych tylko za zgodą pracownika. 

Wszystkie kwestie związane z uprawnieniem do wynagrodzenia i świadczeń związanych z pracą, a także jej niewykonywaniem, mogą stać się przedmiotem kontroli Państwowej Inspekcji pracy.

Naruszenia przepisów prawa pracy

Zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy w razie stwierdzenia w toku kontroli naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia inspektor pracy:

  • wydaje decyzje;
  • kieruje wystąpienia i wydaje polecenia;
  • wnosi powództwa oraz wstępuje do postępowania w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy;
  • podejmuje inne działania, jeżeli prawo lub obowiązek ich podjęcia wynika z odrębnych przepisów.

Przedmiotem decyzji może być m.in.:

  • nakazanie usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • nakazanie wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników, 
  • nakazanie wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi,
  • nakazanie pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi.

Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach

Założycielka HR na Szpilkach i Eduwersum

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 12.03.2024
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

  • Start: 12.03.2024
  • 9 miesięcy / pakiet kursów
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego

  • Start: 12.03.2024
  • 5 miesięcy / pakiet kursów
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

  • Start: 12.03.2024
  • 9 miesięcy / pakiet kursów
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego

  • Start: 12.03.2024
  • 5 miesięcy / pakiet kursów
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 12.03.2024
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • Start: 26.09.2024
  • 4 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia MASTERCertyfikowany Kurs Kierownika Działu kadr i płac, VII

  • Start: 28.02.2024
  • 6 miesięcy
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Prawa Pracy dla Wymagających

  • Start: 12.06.2024
  • 3 miesiące
3500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Kalkulacji Wynagrodzeń dla Wymagających SP

  • Start: 28.02.2024
  • 3 miesiące
4000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Zatrudniania Cudzoziemców

  • Start: 8.04.2024
  • 3 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia HRCertyfikowany kurs specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi, edycja VI

  • Start: 5.06.2024
  • 6 miesięcy
4200 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź
Newsletter

Zostawienie adresu email jest równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie ode mnie wiadomości i z akceptacją naszej Polityki Prywatności.

Polityka prywatności
Dziękujemy!

Nasze ostatnie wpisy na blogu

Przychodzi HR do Zarządu: Jak wybrać dyrektora zarządzającego

Zarząd pewnej spółki stanął przed trudnym zadaniem - obsadzeniem stanowiska dyrektora zarządzającego. Do tego strategicznie ważnego zadania zaproszono zespół konsultantów HR na Szpilkach®. Do ich zadań należało m. in. opracowanie matrycy kompetencji menedżerów oraz zaprojektowanie centrum rozwoju – Development Centre. Oto case study projektu, w którym brali udział konsultacji Eduwersum® dla biznesu.

  • 29 lutego 2024
  • 3 min czytania
  • HR

Zobacz kursy, szkolenia i programy rozwoju zawodowego organizowane przez Eduwersum

Eduwersum Collegium Rozwoju HR (dawniej: Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi) - lider na rynku nowoczesnych szkoleń online z dziedziny tzw. twardego i miękkiego HR

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 12.03.2024
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

  • Start: 12.03.2024
  • 9 miesięcy / pakiet kursów
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego

  • Start: 12.03.2024
  • 5 miesięcy / pakiet kursów
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

  • Start: 12.03.2024
  • 9 miesięcy / pakiet kursów
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego

  • Start: 12.03.2024
  • 5 miesięcy / pakiet kursów
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 12.03.2024
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • Start: 26.09.2024
  • 4 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia MASTERCertyfikowany Kurs Kierownika Działu kadr i płac, VII

  • Start: 28.02.2024
  • 6 miesięcy
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Prawa Pracy dla Wymagających

  • Start: 12.06.2024
  • 3 miesiące
3500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Kalkulacji Wynagrodzeń dla Wymagających SP

  • Start: 28.02.2024
  • 3 miesiące
4000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Zatrudniania Cudzoziemców

  • Start: 8.04.2024
  • 3 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia HRCertyfikowany kurs specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi, edycja VI

  • Start: 5.06.2024
  • 6 miesięcy
4200 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

To nowoczesny projekt edukacyjny, oferujący specjalistyczną wiedzę i doświadczenie z obszaru prawa pracy, kalkulacji wynagrodzeń oraz zarządzania procesami kadrowo-płacowymi i HR w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach.

  • Certyfikowane szkolenia online i stacjonarne
  • Programy rozwoju zawodowego dla początkujących, specjalistów i menedżerów
  • Zaświadczenia MEiN (Eduwersum jest placówką oświatową)
  • Wysokie standardy potwierdzone ISO 9001

Metoda kształcenia oparta jest o praktykę i własne doświadczenie Uczestników. Wierzymy, że tylko uczenie się przez doświadczenie daje gwarancję zdobycia wiedzy.