HR-owe Koło Ratunkowe: Kontrola PIP w zakresie zatrudniania pracowników cz. 2

Do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy nadzór i kontrola przestrzegania przez pracodawców przepisów prawa pracy. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę wiele obowiązków w stosunku do zatrudnionych pracowników, w tym zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na terenie zakładu pracy. Przedmiotem szczególnej uwagi inspektora pracy mogą być:

• przepisy wewnątrzzakładowe i akta osobowe pracowników,
• prawidłowość nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy,
• zgodne z przepisami wynagradzanie za pracę,
• czas pracy i urlopy.

Pracownikom przysługuje szereg uprawnień, a w związku z tym wiele obowiązków po stronie pracodawcy. Przedmiotem kontroli PIP są także takie obszary, jak:

• uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem, 
• zatrudnianie młodocianych i osób niepełnosprawnych,
• działalność socjalna pracodawcy,
• przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz
• legalność zatrudnienia i inna praca zarobkowa oraz wykonywanie pracy przez cudzoziemców.

Uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem

Pracownikom, zarówno kobietom jak i mężczyznom, przysługuje szereg uprawnień związanych z narodzinami dziecka/dzieci.

W związku z tym, że przepisy ustawy Kodeks pracy przewidują różnorodne rodzaje urlopów czy zwolnień od pracy, pracodawcy są obowiązani do udzielania urlopów na wniosek pracownika-rodzica. Pracodawca ma również obowiązek przestrzegania ograniczeń dotyczących czasu pracy pracowników – rodziców dzieci w wieku do lat 4. Wszystkie te kwestie są przedmiotem kontroli PIP.

W systemach i rozkładach czasu pracy takich jak: system równoważnego czasu pracy; system czasu pracy  w ruchu ciągłym; system skróconego tygodnia pracy oraz system pracy weekendowej:

• czas pracy pracownic w ciąży nie może przekroczyć 8 godzin,
• czas pracy pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, bez ich zgody – nie może przekraczać 8 godzin. 

Ponadto pracodawca jest obowiązany umożliwić powrót do pracy po zakończeniu urlopów związanych z macierzyństwem na dotychczasowe stanowisko, a jeżeli nie jest to możliwe, na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub na innym stanowisku odpowiadającym jego kwalifikacjom zawodowym, za wynagrodzeniem nie niższym od wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi w dniu podjęcia pracy na stanowisku zajmowanym przed tym urlopem.

Inspektor PIP sprawdzi również czy akta osobowe zawierają niezbędną dokumentację związaną z udzielaniem urlopów: macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego, ojcowskiego, zwolnienia od pracy na mocy art. 188 Kodeksu pracy.

Zatrudnianie młodocianych i osób niepełnosprawnych

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca może zatrudnić młodocianego, który łącznie spełnia określone warunki. Zatrudnianie pracowników młodocianych jest możliwe, jeśli pracodawca zapewni ochronę zdrowia tych osób, a ponadto umożliwi się im dalszą naukę i zdobywanie kwalifikacji zawodowych.

Zatrudnienie młodocianych jest szczególnie monitorowane ze względu na uprawnienia osób w wieku między 15, a 18 rokiem życia oraz szczególnej ochrony stosunku pracy. Rodzaje prac, przy jakich nie mogą być zatrudniani młodociani oraz jakie mogą wykonywać młodociani, w tym warunki wykonywania tych prac zostały szczegółowo określone przez ustawodawcę.

Pracodawca musi spełniać warunki do prowadzenia przygotowania zawodowego w zakresie wymagań zawodowych i pedagogicznych określonych w przepisach regulujących odbywanie przygotowania zawodowego.

Z kolei zatrudnienie osób niepełnosprawnych wiąże się dla pracodawcy z pewnymi korzyściami, przede wszystkim natury finansowej. Jednakże pracodawca zatrudniający osoby niepełnosprawne musi również sprostać wielu obowiązkom z tym związanym. Nie można bowiem zapominać, iż zatrudnianie osób niepełnosprawnych ma m.in. na celu poprawę ich zdrowia fizycznego i psychicznego, jak również pełniejsze przystosowanie osób niepełnosprawnych do życia w społeczeństwie.

Kontynuowane są kontrole zatrudniania i warunków pracy osób niepełnosprawnych w zakładach pracy chronionej, zakładach aktywności zawodowej i zakładach otwartego rynku pracy, mające na celu ocenę prawidłowości zorganizowania przez pracodawców stanowisk pracy z uwzględnieniem różnych dysfunkcji tej grupy pracowników.

Inspektorzy PIP mogą sprawdzać czy warunki zatrudnienia osoby niepełnosprawnej są tożsame z warunkami pracy i płacy pozostałych pracowników. Ponadto, czy pracodawca dostosowuje stanowiska pracy, aby mogli oni w sposób zdrowy i bezpieczny wykonywać swoją pracę, co jest ściśle powiązane z szeregiem obowiązków w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. 

Inspekcja pracy upewnia się, że pracodawca przestrzega przepisów dotyczących czasu pracy osób z orzeczoną niepełnosprawnością, które wymagają od pracodawcy aby zapewnił im pracę w skróconym wymiarze i nie zatrudniał w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych, jeśli nie posiada stosownego zaświadczenia lekarskiego. 

Działalność socjalna pracodawcy

Pracodawca, zgodnie z wymogami prawa pracy, może prowadzić działalność socjalną na rzecz pracowników. Mianowicie, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne ich potrzeby. Inspektorzy PIP zwracają uwagę na to czy pracodawca stosuje kryteria, według których pracownik uzyskuje różną wysokość świadczenia z Funduszu. Szczególnie istotne jest sprecyzowanie pojęć występujących w ustawie, dotyczących form działalności socjalnej oraz osób uprawnionych, a także określenie zasad postępowania o przyznanie danego świadczenia.

Inspekcja pracy upewnia się czy w regulaminie ZFŚS nie znalazły się zapisy niezgodne z ustawą o funduszu socjalnym i czy na pewno środki ZFŚS są wydatkowane zgodnie z przepisami ustawy. Pracodawcy powinni również zadbać o to, aby w regulaminie ZFŚS znalazły się informacje o dokumentach, które musi przedłożyć osoba chcąca skorzystać z dofinansowania, terminie na ich złożenie, konsekwencjach ich niedostarczenia czy też o częstotliwości przyznawania dopłat do wypoczynku z ZFŚS oraz procedurze odwoławczej w razie nieprzyznania świadczenia albo dofinansowania. 

Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy

Przepisy BHP nakładają na pracodawcę szereg obowiązków w zakresie stosowania przepisów odnoszących się do zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zawartych w ustawie Kodeks pracy, ale i innych aktach prawnych, które wymagają dostosowania przestrzeni zakładu pracy w taki sposób, aby stanowiło bezpieczne środowisko pracy. 

W swoich uprawnieniach kontrolnych, inspektor ma między innymi prawo przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy. W obszarze bezpieczeństwa pracy działania urzędu skoncentrowane są na branżach i zakładach pracy, w których występuje niedostateczny poziom bezpieczeństwa pracy. W ramach nadzoru rynku inspektorzy pracy kontrolują m.in. maszyny, urządzenia, środki ochrony indywidualnej. Badają również potencjalne zagrożenia podczas prac spawalniczych czy też mikroklimat w środowisku pracy.

W przypadku pracy zdalnej wykonywanej w domu pracownika inspektor PIP może przeprowadzać czynności kontrolne jedynie za zgodą pracownika. Po wejściu w życie zmian dotyczących umieszczenia pracy zdalnej w Kodeksie pracy, Państwowa Inspekcja Pracy podejmuje kontrole w zakresie sprawdzenia czy pracodawcy respektują nowo wprowadzone przepisy. 

Inspektorzy sprawdzają również czy pracownicy zostali właściwie przeszkoleni w zakresie BHP oraz czy ich zaświadczenia są nadal aktualne.

Legalność zatrudnienia i inna praca zarobkowa oraz wykonywanie pracy przez cudzoziemców

Państwowa Inspekcja Pracy realizuje działania obejmujące zwalczanie nielegalnego zatrudnienia. Podczas kontroli inspektorzy pracy weryfikują legalność powierzenia i wykonywania pracy zarówno obywateli polskich, jak i cudzoziemców. 

Zadania kontrolne są realizowane m.in. w zakładach pracy powierzających pracę cudzoziemcom z tzw. państw trzecich, w szczególności obywatelom Ukrainy, którzy przyjechali do Polski w związku z konfliktem zbrojnym toczącym się na terytorium tego państwa.

PIP przeprowadza kontrole w agencjach zatrudnienia oraz w agencjach pracy tymczasowej i u pracodawców użytkowników. Szczególną uwagę zwraca się na stosowanie w pracy tymczasowej zatrudnienia cywilnoprawnego (tj. na ujawnianie przypadków, w których powinna być zawarta umowa o pracę), a także na problem obchodzenia przepisów ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, w szczególności poprzez wykorzystywanie usług outsourcingowych, stanowiących w praktyce pracę tymczasową.

W roku 2023 Państwowa Inspekcja Pracy będzie realizować także zadania będące konsekwencją objęcia przepisami o delegowaniu pracowników kierowców świadczących pracę w międzynarodowym transporcie drogowym w ramach pakietu mobilności.

Zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy w razie stwierdzenia w toku kontroli naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia inspektor pracy:

• wydaje decyzje;
• kieruje wystąpienia i wydaje polecenia;
• wnosi powództwa oraz wstępuje do postępowania w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy;
• podejmuje inne działania, jeżeli prawo lub obowiązek ich podjęcia wynika z odrębnych przepisów.

Przedmiotem decyzji może być m.in. nakazanie usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, nakazanie wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników, nakazanie wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi, nakazanie pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi.