Placówka oświatowa Eduwersum

Najbardziej obszerne w wiedzę z naszych produktów online

Najedź kursorem, na któryś z naszych programów.

Start: 10 październik 2023

9–miesięczny program rozwoju zawodowego

Nowe orzeczenie WSA i dylemat: Czy każde CV trzeba przechowywać aż 3 lata?

Czym jest retencja danych? Jak i kiedy usuwać dane osobowe? Czy każde CV musimy przechowywać przez trzy lata? Eksperci ochrony danych osobowych omawiają na przykładzie wyrok WSA z dnia 4 sierpnia 2022 r., który długość terminu przechowywania dokumentów zgromadzonych w czasie rekrutacji odniósł do obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji. Zapraszamy do lektury!

Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach i Eduwersum

Założycielka i CEO

Data publikacji:
10 września 2022

Artykuł autorstwa ekspertów z Lex Artist. Partnera merytorycznego Akademii Inspektora Ochrony Danych

Wprowadzenie do retencji danych

Zacznę od krótkiego wprowadzenia, dla osób, które pierwszy raz stykają się terminem retencji danych. W uproszczeniu, chodzi o to, że wszystkie dane osobowe, powinny mieć swój termin „przydatności do użycia”. Wszystkie przetwarzane przez nas dane osobowe, po jakimś czasie powinny zostać usunięte.

Na początek odpowiem na pytanie, dlaczego trzeba usuwać dane osobowe? Taki obowiązek wynika z art. 5 ust.1, lit.e Rozporządzenia. Przepis ma zapobiegać poważnym wyciekom danych czy też tworzeniu ogromnych archiwów, które w przypadku dostania się w niepowołane ręce, mogłyby wyrządzić nam krzywdę. Są jednak inne, bardziej egoistyczne powody, dla których dane warto usuwać. Dane osobowe zajmują miejsce na naszych serwerach i przestrzeń w naszych szafach. Globalnie, koszty składowania nadmiarowych informacji (w tym danych osobowych), są gigantyczne. Retencja danych jest nie tylko zgodna z RODO, ale i korzystna dla naszych organizacji. I tutaj bardzo ważne zastrzeżenie. Retencja będzie wartością dodaną dla naszej organizacji, jeśli będzie prowadzona w oparciu o przemyślane terminy usuwania informacji.

Ryzyka retencji

Wyobraź sobie, że Twoja organizacja właśnie zamknęła duży projekt. W ramach projektu było przetwarzanych dużo danych osobowych, więc wszystkie informacje dotyczące projektu zostały wyczyszczone po upływie pół roku. Jednak po ośmiu miesiącach, klient stwierdził, że nie dostarczyliśmy mu bardzo ważnego fragmentu dokumentacji. My wiemy, że ten dokument dostarczyliśmy, ale nie możemy go znaleźć, bo przecież wszystko zostało poddane retencji. Żeby było zgodnie z RODO i żeby nie zajmować dodatkowej przestrzeni. Gdzie w tym przypadku leży problem? W błędnie ustalonym terminie retencji. Dane osobowe i dokumentacja projektowa, w mojej opinii powinna zostać usunięta w momencie, kiedy nasz klient nie ma już możliwości wytoczenia przeciwko nam powództwa cywilnego. Idea retencji jest jak najbardziej słuszna i tak naprawdę korzystna dla wszystkich. Diabeł tkwi jednak w szczegółach, a w tym przypadku, terminach jakie damy sobie na dokonanie retencji danych.

Retencja CV

Wszystkie osoby prowadzące rekrutację, na pewno zadawały sobie pytanie, jak długo mogą trzymać zgromadzone CV. Oczywiście, jeśli pracownik wyrazi nam zgodę również na przyszłe rekrutacje, ten termin może być dłuższy. Załóżmy jednak, że takich zgód nie zbieramy i chcemy zrealizować proces rekrutacji jednorazowo, a potem usunąć CV. Wydawałoby się, że usunięcie danych niezwłocznie po zakończonej rekrutacji, będzie najbezpieczniejsze z perspektywy ochrony danych osobowych. Co więcej, taką informację, znajdziemy nawet w oficjalnym informatorze UODO. Zbieramy CV, dokonujemy selekcji, wybieramy kandydata lub kandydatkę i niezwłocznie usuwamy CV. Taka wizja procesu jest preferowana przez UODO. Okazało się jednak, że w tym przypadku, całą sprawę zupełnie inaczej widzi Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie.  W wyroku z dnia 4 sierpnia 2022 roku (II SA/Wa 542/22), Sąd uchylił decyzję Prezesa UODO, w której organ udzielił upomnienia pracodawcy z powodu, jego zdaniem, bezpodstawnego przetwarzania danych kandydatki do pracy po zakończonej rekrutacji.

Zdaniem Sądu, CV powinny być przechowywane przez pewien czas, z uwagi na przepisy Kodeksu pracy, mające przeciwdziałać dyskryminacji.

Zgodnie z art. 183d Kodeksu pracy osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu (to także kandydat do zatrudnienia) – ma prawo do odszkodowania.

Przepisy prawa pracy dają nawet konkretny termin przedawnienia ww. roszczenia: 3 lata. Idąc tokiem rozumowania sądu, CV powinniśmy usuwać po upływie 3 lat od zakończenia rekrutacji.

Kogo słuchać – Sądu czy UODO?

To niestety klasyczna sytuacja konfliktu różnych ważnych norm prawnych. Niezależnie od tego, które rozwiązanie wybierzemy, to komuś możemy się narazić. W Polsce nie mamy systemu prawa precedensowego. Każdy inny Sąd może orzec w podobnej sytuacji inaczej niż WSA w Warszawie. Na jednolite orzecznictwo trzeba niestety jeszcze poczekać. Spójrzmy jednak na całą sytuację z nieco bardziej pozytywnej perspektywy. Nawet jeśli wybiorę stanowisko Sądu i zostanie ono później zakwestionowane przez przełożonych czy UODO, to mam bardzo solidną podstawę, z powodu której wybrałem takie a nie inne stanowisko. I odwrotnie, jeśli usunę dane niezwłocznie po rekrutacji, to wytłumaczę się stanowiskiem UODO obecnym wciąż na stronie Organu. Najgorszym rozwiązaniem będzie wybór rozwiązań pośrednich, czyli np. 1,5 rocznego albo 10 letniego okresu retencji. Albo w ogóle niestosowanie żadnej retencji i przechowywanie CV w nieskończoność. Te sytuacje o których nie mówi ani UODO, ani Sąd (czyli np. więcej niż 3 lata lub w ogóle bez retencji), to sytuacje, których powinniśmy się obawiać i które mogą zakończyć się nałożeniem na nas kar.

Zwróć uwagę, że ani w zaskarżonej decyzji UODO, ani w orzeczeniu Sądowym, nie została nałożona żadna kara finansowa. Kara może jednak zostać nałożona, jeśli retencji nie stosujesz w ogóle lub stosujesz dla niej zupełnie nieadekwatne terminy. I to najcenniejsza lekcja z bardzo świeżego orzeczenia WSA z 4 sierpnia 2022 roku. Retencja CV musi być stosowana. Termin retencji wskazany przez Sąd, to trzy lata. Termin preferowany przez UODO – niezwłocznie po zakończonej rekrutacji. Inne rozwiązania obarczone są dużym ryzykiem prawnym.



Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach i Eduwersum

Założycielka i CEO

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 6 miesięcy
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego

  • Start: 20.08.2024
  • 3 miesiące
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Prawa Pracy dla wymagających

  • Start: 19.02.2025
  • 3 miesiące
3500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Master Certyfikowany kurs kierownika działu kadr i płac

  • Start: 6.11.2024
  • 6 miesięcy
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia HRCertyfikowany kurs specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi

  • Start: 22.01.2025
  • 6 miesięcy
4200 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Kalkulacji Wynagrodzeńdla wymagających

  • Start: 6.11.2024
  • 3 miesiące
4000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • Start: 26.09.2024
  • 4 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź
Newsletter

Zostawienie adresu email jest równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie ode mnie wiadomości i z akceptacją naszej Polityki Prywatności.

Polityka prywatności
Dziękujemy!

Nasze ostatnie wpisy na blogu

Dorabianie do etatu w Polsce – co na to firmy i jak często o tym wiedzą? Raport Aplikuj.pl

Chęć poprawy własnej sytuacji ekonomicznej jest głównym powodem, dla którego pracownicy szukają dodatkowego zarobku poza miejscem stałego zatrudnienia. Według różnych danych sytuacja ta dotyczy nawet 30-40 proc. osób obecnych na rynku pracy. Niektórzy dorabiają za wiedzą przełożonego, inni nie informują go o swoich planach. Z najnowszego raportu Aplikuj.pl wynika, że ponad połowa pracodawców chciałaby, by prawo pozwalało im na weryfikację dodatkowych form zarobku podejmowanych przez pracowników.

Zobacz kursy, szkolenia i programy rozwoju zawodowego organizowane przez Eduwersum

Eduwersum Collegium Rozwoju HR (dawniej: Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi) - lider na rynku nowoczesnych szkoleń online z dziedziny tzw. twardego i miękkiego HR

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 6 miesięcy
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego

  • Start: 20.08.2024
  • 3 miesiące
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Prawa Pracy dla wymagających

  • Start: 19.02.2025
  • 3 miesiące
3500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Master Certyfikowany kurs kierownika działu kadr i płac

  • Start: 6.11.2024
  • 6 miesięcy
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia HRCertyfikowany kurs specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi

  • Start: 22.01.2025
  • 6 miesięcy
4200 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Kalkulacji Wynagrodzeńdla wymagających

  • Start: 6.11.2024
  • 3 miesiące
4000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • Start: 26.09.2024
  • 4 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

To nowoczesny projekt edukacyjny, oferujący specjalistyczną wiedzę i doświadczenie z obszaru prawa pracy, kalkulacji wynagrodzeń oraz zarządzania procesami kadrowo-płacowymi i HR w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach.

  • Certyfikowane szkolenia online i stacjonarne
  • Programy rozwoju zawodowego dla początkujących, specjalistów i menedżerów
  • Zaświadczenia MEiN (Eduwersum jest placówką oświatową)
  • Wysokie standardy potwierdzone ISO 9001

Metoda kształcenia oparta jest o praktykę i własne doświadczenie Uczestników. Wierzymy, że tylko uczenie się przez doświadczenie daje gwarancję zdobycia wiedzy.