Urlop na żądanie w planie urlopów powodem konfliktu w firmie

W zakładzie pracy funkcjonuje plan urlopów. W związku z faktem, że w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzyskał zgodę na jego ustalenie. Oczywiście ostateczna decyzja na temat terminów wypoczynku pracowników należała do pracodawcy. Pracodawca kazał pracownikom z końcem 2023 roku zaplanować cały przysługujący im urlop wypoczynkowy, tj. 20 lub 26 dni oraz zaległy urlop wypoczynkowy niewykorzystany w 2023 roku. Do końca września powinien udzielić pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych. Pracownicy zorientowali się, że nie powinni byli planować całego przysługującego im urlopu wypoczynkowego. Jest okres urlopowy, pracownicy wykorzystują urlopy wypoczynkowe. Pracodawca domaga się, aby wykorzystać urlop wypoczynkowy w terminach wskazanych w planie urlopów. Czy pracownicy mają rację, że nie powinni byli planować całego urlopu wypoczynkowego w planie urlopów?

Urlop na żądanie zmienia swój status wraz z nowym rokiem

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, niewykorzystanego urlopu w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy udzielić pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego jednak nie dotyczy to części urlopu udzielanego w trybie na żądanie. 

Z powyższego wyraźnie wynika wymóg wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, jednak nie dotyczy tych dni, które w roku poprzednim były dniami urlopu na żądanie. Urlop ten zmienia swój charakter i “staje się” tradycyjnym urlopem wypoczynkowym, z którego pracownik nadal może skorzystać.  

Praktyczny przykład

Pracownicy zostali zobligowani do zaplanowania urlopów wypoczynkowych na 2024 rok z puli urlopu wypoczynkowego przysługującego w 2024 oraz zaległego urlopu wypoczynkowego. Jeden z pracowników, zgodnie z poleceniem pracodawcy musiał zaplanować aż 32 dni urlopu (26 dni za 2024 oraz 6 dni urlopu zaległego za 2023). W 2023 roku pracownik nie wykorzystał urlopu w trybie na żądanie, stąd też w 2024 roku te 4 dni (z 6 dni zaległego urlopu) stały się tradycyjnym urlopem wypoczynkowym, który należy ująć w planie urlopów. Natomiast pracownik nie powinien planować wszystkich 26 dni urlopu przysługujących mu w 2024 roku. Pracownik powinien zaplanować 22 dni urlopu, w związku z tym, że w planie urlopów nie uwzględnia się 4 dni, które mogą zostać wykorzystane przez pracownika w tzw. trybie na żądanie.

Co ważne, urlop na żądanie, niewykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo nie przepada.

Ciekawe orzecznictwo

Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne, przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (wyrok SN z 11.04.2001 r., I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38 – obecnie termin ten należy liczyć od końca września następnego roku kalendarzowego w związku z wydłużeniem terminu udzielenia urlopu zaległego). Przykładowo prawo do urlopu za 2020 r. przedawni się najpóźniej 30 września 2024 r.

Rekomendacje Pasjonatów Kadr, Płac i HR na Facebooku

W związku z art. 163 Kp urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów pracodawca ustala, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) Kodeksu pracy – dotyczy to urlopu udzielnego w trybie urlopu na żądanie, dlatego też pracownicy nie powinni planować całego należnego im urlopu na 2024 rok. W planie urlopów powinny zostać uwzględnione wszystkie rodzaje urlopów, w tym bieżący, w zależności od wymiaru urlopu – 16 lub 22 dni oraz zaległy urlop wypoczynkowy. Co najmniej jedna z części urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych zgodnie z art. 162 Kp. Jednakże sporządzenie planu urlopów nie decyduje o tym, czy rzeczywiście pracownicy skorzystają z urlopów w deklarowanym przez nich czasie i wymiarze, dlatego też w obecnej sytuacji, podanej w przykładzie, pracodawca może odstąpić od planu urlopu, gdyż plan urlopów nie wiąże terminowo pracodawcę i pracownika. Może dojść do sytuacji, w której pracownik nie rozpocznie urlopu w ustalonym terminie lub zostanie on przerwany z przyczyn usprawiedliwionych, takich jak np. choroba, urlop macierzyński czy powołanie na ćwiczenia wojskowe. Nie mniej jednak przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami np. osobistymi lub rodzinnymi. Jak również z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy.

Anna Tusińska, Kierownik ds. kadr i płac

Zgodnie z art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167(2) k.p. Artykuł ten dotyczy tzw. urlopu na żądanie, który pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym. Pracownik ma prawo do nie więcej niż 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Zatem pracownicy mieli rację, że nie powinni byli planować całego urlopu wypoczynkowego w planie urlopów.

Jak można teraz rozwiązać zaistniały problem? Pomocny może być art. 164 k.p., który umożliwia przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Należy również pamiętać, że zaplanowany urlop ulega przesunięciu lub przerwaniu np. z powodu choroby pracownika.

Ewelina Wocka, Specjalistka ds. kadr i płac, absolwentka Politechniki Opolskiej – kierunek ekonomia menedżerska, absolwentka Akademii Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego Moniki Smulewicz. Absolwentka Akademii Master. Działaczka społeczna i prezes Towarzystwa Artystyczno-Kulturalnego TAKT