HR-owe Koło Ratunkowe: Czy można wymagać od pracownika podpisania zgody in blanco bez wskazania konkretnych kwot?

Czy pracodawca może wymagać od pracownika podpisania zgody na potrącenie z wynagrodzenia za niedobory?

Pracodawca zatrudnia pracownika na stanowisku magazyniera. Chciałby, aby pracownik podpisał zgodę na potrącenie z wynagrodzenia ewentualnych niedoborów. Zgoda dotyczyłaby zdarzeń przyszłych, więc kwoty (wartości niedoborów) nie są znane. Czy pracodawca może wymagać od pracownika podpisania zgody in blanco bez wskazania konkretnych kwot?

Ochrona wynagrodzenia za pracę, czyli pracodawca nie dysponuje dowolnie wynagrodzeniem pracownika

Prawidłowa i terminowa wypłata wynagrodzenia pracownikowi jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Choć wypłata pochodzi ze środków pracodawcy, nie może on w sposób dowolny dysponować tym wynagrodzeniem przed jego wypłatą.  

Kodeks pracy w dziale III rozdział II reguluje kwestie wiązane z ochroną wynagrodzenia za pracę, w tym także te dotyczące dokonywania potrąceń. 

Katalog potrąceń z wynagrodzenia

Ustawodawca podzielił potrącenia na dwie grupy: obowiązkowe, tzw. ustawowe, czyli te, których można dokonać nie pytając pracownika o zgodę, oraz dobrowolne, które tej zgody wymagają. 

W grupie potrąceń obowiązkowych, wskazanej w art. 87 k.p., znalazły się: 

• egzekucje należności alimentacyjnych,
• egzekucje należności innych niż alimentacyjne, 
• zaliczki pieniężne,
• kary pieniężne.

Potrącenia egzekucyjne odbywają się podstawie skierowanych do pracodawcy przez organy prowadzące egzekucje (sądy, komornicy, organy administracji publicznej) wezwań do dokonywania potrąceń. Pracodawca otrzymując takie wezwanie jest zobligowany do jego realizacji, pod groźbą kar, a ewentualny sprzeciw pracownika jest nieskuteczny. Pozostałe to potrącenia dokonywane wewnętrznie przez pracodawcę, ale przy nich także zgoda pracownika nie jest wymagana.

Ile można potrącić z wynagrodzenia pracownika?

Kodeks pracy wskazuje również, ile można z wynagrodzenia potrącić, a także jaka minimalna kwota powinna zostać pracownikowi wypłacona po potrąceniu (tzw. kwota wolna od potrąceń). Zarówno maksymalne kwoty potrąceń, jak i kwoty wolne, są uzależnione od rodzaju potrącenia.

• W przypadku należności alimentacyjnych są to 3/5 wynagrodzenia bez kwoty wolnej.
• Przy potrąceniach należności innych niż alimentacyjne dopuszczalne potrącenie wynosi 50% wynagrodzenia, z zachowaniem kwoty wolnej odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu netto.
• Maksymalne potrącenie zaliczki pieniężnej to także 50% wynagrodzenia, a kwota wolna wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia.
• Przy potrącaniu kar pieniężnych kwota maksymalna zależy od tego, za ile przewinień została na pracownika nałożona kara: jest to równowartość jednej dniówki za jedno przewinienie lub jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, łącznie nie więcej niż 10% wynagrodzenia, jeśli przewinień było więcej.

Zarówno kwoty potrąceń, jak i kwoty wolne od potrąceń to wartości netto, czyli po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek dochodowy, a w przypadku pracowników, którzy uczestniczą w PPK także kwoty wpłaty finansowanej przez pracownika.

Kwoty wolne od potrąceń z wynagrodzenia pracowników będących uczestnikami PPK, przy uwzględnieniu minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniach składkowo-podatkowych sprawdzisz na moim blogu. Możesz też pobrać praktyczne tabele “Dopuszczalne limity potrąceń z wynagrodzenia”.

Kiedy do potrącenia z wynagrodzenia potrzebna jest zgoda pracownika?

Zgodnie z art. 91 k.p. należności inne niż wymienione w art. 87 k.p. mogą być potrącane wyłącznie na podstawie pisemnej zgody pracownika. Zgoda powinna być wyrażona w sposób niebudzący wątpliwości oraz musi zawierać wskazanie konkretnej kwoty podlegającej potrąceniu. Możemy ty przywołać np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego lub uchwałę Sądu Najwyższego:

Złożenie przez pracownika podpisu na nocie księgowej, obejmującej rozliczenie niedoboru bez zawarcie sformułowania wyrażenia zgody na potrącenie zawartej w niej kwoty z wynagrodzenie nie spełnia przesłanki z art. 91 k.p. (…) Przepisy art. 91 k.p. dla potrącenia z wynagrodzenia za pracę wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie. Wymieniona w tym przepisie zgoda nie może być blankietowa. Powinna dotyczyć konkretnej istniejącej wierzytelności.”

Wyrok NSA z dnia 21 grudnia 2005 r. IOSK 461/05. LEX nr 228247

Wyrażenie przez pracownika na podstawie art. 91 k.p. (…) zgody na potrącanie przez zakład pracy z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą ujawnić się w przyszłości w wyniku inwentaryzacji – jest nieważne.

Uchwała SN z dnia 4 października 1994 r. IPZP 41/94 LEX nr 119

Wynika z nich, że pracownik wyrażając zgodę musi być świadomy wielkości jego zobowiązania oraz tego, jakie jest jego źródło. 

Pracodawca powinien zatem zadbać o udokumentowanie udzielnie przez pracownika zgody na potrącenie, aby nie narazić się na zarzut bezpodstawnego umniejszenia wynagrodzenia, co stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone karami grzywny (art. 282 §1 ust. 1 k.p.) 

Czy dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia podlegają ograniczeniu?

Należy tu dodać, że potrącenia dobrowolne, podobnie jak obowiązkowe, także podlegają ograniczeniom. Kwota wolna od potrąceń wynosi równowartość minimalnego wynagrodzenia, jeśli potrącamy należności na rzecz pracodawcy (np. rozliczenie niedoborów magazynowych) i 80% minimalnego wynagrodzenia przy potrącaniu innych należności. Takimi innymi należnościami mogą być np. potrącenia dodatkowych ubezpieczeń finansowanych przez pracowników, kwoty współfinansowania benefitów czy spłaty rat pożyczek udzielonych pracownikowi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy kasy zapomogowo-pożyczkowej. 

Certyfikowany program rozwoju zawodowego dla specjalisty ds. kadr i płac

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę stanowią jeden z wątków poruszanych w Kursie Płace, wchodzącym w skład Akademii Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego. To certyfikowany kurs online dla osób, które chcą pracować w zawodzie specjalisty ds. kadr i płac. Pobierz broszurę o kursie, sprawdź opinie i szczegółowy program.