HR-owe Koło Ratunkowe: Co oznacza pojęcie “godziny należne do przepracowania”?

Czym są godziny należne do przepracowania?

W przepisach prawa pracy, zwłaszcza tych dotyczących naliczania wynagrodzeń pracowników często pojawia się sformułowanie „godziny przypadające do przepracowania w danym miesiącu”. To na pozór proste sformułowanie, w pewnych sytuacjach, okazuje się jednak być problematyczne. Dlaczego? Sprawdź!

Instrukcja obliczania liczby godzin do przepracowania. Gdzie ją znaleźć?

Zacznijmy od przepisów o czasie pracy. W art. 130 § 1 Kodeksu pracy znalazła się instrukcja obliczania liczby godzin, którą powinien przepracować pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Wyliczenie opiera się na podstawowej normie czasu pracy, czyli 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. W przypadku pracowników zatrudnionych na niepełnym etacie ta liczba godzin ulega proporcjonalnemu obniżeniu.  

§ 1. Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1, oblicza się:
1) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.
§ 2. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.
§ 2¹. (utracił moc)
§ 3. Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym, ustalony zgodnie z art. 129 § 1, ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Art. 130 Kodeksu pracy

Czy czas pracy zależy od przyjętego w firmie okresu rozliczeniowego?

Warto podkreślić, że ustawodawca mówi tu o godzinach, które pracodawca powinien zaplanować pracownikowi do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Tymczasem okres rozliczeniowy, w zależności od zastosowanego przez pracodawcę systemu czasu pracy i przyjętych rozwiązań organizacyjnych może mieć różną długość: od 4 tygodni do 12 miesięcy. Jeżeli okres rozliczeniowy wynosi jeden miesiąc, zaplanowany w harmonogramie pracownika czas pracy nie może odbiegać od wyliczonej dla tego miesiąca wartości. Jeśli zatem wyliczony wymiar czasu pracy w danym miesiącu wynosi 168 godzin (pełny etat), to tyle właśnie powinno się znaleźć w zaplanowanym dla pracownika grafiku.

Czy czas wolny za nadgodziny wliczamy do odpoczynku tygodniowego? Sprawdź!

Korzyści wydłużonego okresu rozliczeniowego

Zastosowanie dłuższego niż miesiąc okresu rozliczeniowego pozwala pracodawcy na nieco bardziej elastyczne planowanie pracy. To oznacza, że czas pracy zaplanowany w poszczególnych miesiącach należących do tego okresu nie musi odpowiadać liczbie godzin przypadających na dany miesiąc wyliczonych zgodnie z art. 130 k.p.

Praktyczny przykład jak prawidłowo planować czas pracy

Wymiar czasu pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym styczeń, luty i marzec 2024 r. wynosi 504 godziny (styczeń – 168, luty – 168 i marzec – 168 godzin). Planując pracę w tym okresie pracodawca może zaplanować czas pracy tak, aby w każdym miesiącu było po 168 godzin. Może także, w razie potrzeby, dokonać przesunięć godzin pomiędzy miesiącami i zaplanować je tak, że np. w styczniu pracownik będzie miał do przepracowania 152 godziny, w lutym 176 i w marcu pozostałe 176 godzin – razem w okresie będą to 504 godziny do przepracowania.  

Jak czas pracy wpływa na wynagrodzenie pracownika?

Przenieśmy się teraz do płac. Wynagrodzenia powinny być wypłacane nie rzadziej niż raz w miesiącu. Najczęściej zatem pracodawcy rozliczają wypłaty w cyklach miesięcznych. W sytuacji, kiedy pracownik nie przepracuje pełnego miesiąca, a za czas nieobecności nie przysługuje mu wynagrodzenie, jego wynagrodzenie za miesiąc pracy ulega odpowiedniemu zmniejszeniu.

Zgodnie z rozporządzeniem MPiPS z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie ustalone w umowie w stawce miesięcznej, a nie przepracował pełnego miesiąca z przyczyn innych niż te, związane z pobieraniem wynagrodzenia chorobowego lub świadczeń zasiłkowych, aby ustalić wynagrodzenie za czas przepracowany należy:

• podzielić miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i
• otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn.

Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.  

Kłopoty z interpretacją rozporządzenia resortu pracy w sprawie wynagrodzenia za czas nieprzepracowany

I tu właśnie pojawia się pytanie: jak należy rozumieć użyte przez Ministra pracy pojęcie „godziny przypadające do przepracowania w danym miesiącu”? Czy chodzi tu o wymiar wyliczony dla danego miesiąca zgodnie z art. 130 § 1 k.p., czy może o tę liczbę godzin, którą faktycznie zaplanowano pracownikowi do przepracowania w danym miesiącu. Wracając do naszego przykładu: gdyby chodziło o marzec to czy miesięczną stawkę należy podzielić przez 168 (kodeks pracy) czy przez 176 godzin (z grafiku pracownika). Niestety przepisy nie dają tu jednoznacznej odpowiedzi. Dlatego odwołajmy się do stanowisk jakie zajęły w tej sprawie Ministerstwo Pracy oraz Główny Inspektorat Pracy.  

W opinii Ministerstwa Pracy (Departament Prawny) określenie “godziny przypadające do przepracowania w danym miesiącu” oznaczają:

(…)„liczbę  godzin, do przepracowania których pracownik zobowiązany jest zgodnie z wymiarem czasu pracy w tym miesiącu (a nie liczbę godzin do przepracowania zgodnie z rozkładem czasu pracy konkretnego pracownika)”. 

Stanowisko MPiPS z 24/10/2014 w sprawie dzielnika do obliczania stawki godzinowej wynagrodzenia przy innej niż normatywna liczbie godzin rozkładowych, UiPP 2015/2, dodatek nr 2

Podobnie wypowiedział się Główny Inspektorat Pracy wskazując, że „przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu (….) należy rozumieć obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy obliczony zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 130 Kodeksu pracy”.  

Czas, który pracownik powinien przepracować w danym miesiącu

Podsumowując: oba organy opiniodawcze są zgodne co do interpretacji sformułowania „godziny przypadające do przepracowania w danym miesiącu”. Niezależnie zatem od długości okresu rozliczeniowego i tego, jak pracodawca rozłożył należne do przepracowania godziny na poszczególne miesiące wchodzące w skład dłuższego niż miesiąc okresu rozliczeniowego, chcąc ustalić stawkę przypadającą na 1 godzinę pracy powinniśmy posłużyć się jako dzielnikiem wymiarem czasu pracy obliczonym zgodnie z art. 130 § 1 k.p.  

Zostań certyfikowanym Kierownikiem Działu Kadrowo-Płacowego! START już 28 lutego!