HR Detektywi #103 Elektroniczne umowy o pracę, ryzykowny ryczałt za pracę zdalną, nowe zasady zatrudniania obywateli Ukrainy

News 1: Mniej pracy dla kadrowej? Elektroniczne umowy o pracę już niedługo!

W Ministerstwie Rozwoju i Technologii rozpoczęła się realizacja projektu „Elektronizacja umów o pracę oraz usprawnienie usług cyfrowych dla przedsiębiorców”. Celem projektu jest rozwój i wsparcie polskich firm w obszarze transformacji cyfrowej, co z kolei usprawni prowadzenie działalności gospodarczej w wielu obszarach. 

Zdaniem wiceministra rozwoju i technologii Ignacego Niemczyckiego „dzięki wprowadzeniu cyfrowych narzędzi właściciel może bardziej skupić się na kreatywnych działaniach w swojej firmie i więcej czasu poświęcić na jej rozwój”. Jest to szczególnie istotne dla małych i średnich firm, które nie posiadają licznego zaplecza personalnego.    

W serwisie biznes.gov.pl pojawią się nowe usługi i funkcjonalności, a jednym z obszarów, którego dotyczyć będą usprawnienia jest właśnie elektroniczna obsługa kadrowa firm. Polegać one będą na elektronizacji umów i dokumentów kadrowych. Umożliwi ona wystawianie i zawieranie umów z pracownikami i zleceniobiorcami oraz obieg innych dokumentów kadrowych w ramach serwisu biznes.gov.pl.  

Inne planowane w ramach projektu zmiany będą dotyczyć także m.in. rozszerzenia katalogu sposobów realizacji płatności w usługach oraz ułatwienie dostępu polskich przedsiębiorstw do usług transgranicznych dzięki integracji z nowym Systemem Technicznym Jednolitego Portalu Cyfrowego (Single Digital Gateway – SDG). Realizacja projektu ma potrwać do końca marca 2027 r. 

News 2: Nowe zasady zatrudniania pracowników – obywateli Ukrainy  

Z dniem 1 lipca weszły w życie znowelizowane przepisy ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na ternie tego państwa. Zgodnie z nimi wydłużone zostało do 30 września 2025 r. prawo legalnego pobytu i pracy w Polsce dla osób objętych ustawą, czyli tych, które przybyły do Polski w związku z działaniami wojennymi oraz tych, które korzystają z wydłużonych z mocy prawa dokumentów pobytowych lub pobytów. Nowe przepisy dają obywatelom Ukrainy przebywającym aktualnie w Polsce na podstawie ochrony tymczasowej możliwość wnioskowania o przekształcenie dotychczasowych uprawnień związanych z pobytem w zezwolenia na pobyt na podstawie karty pobytu. 

Po otrzymaniu karty pobytu w specjalnym trybie obywatel Ukrainy będzie miał dostęp do polskiego rynku pracy bez obowiązku posiadania zezwolenia na pracę i dokonywania powiadomienia PUP o powierzeniu mu pracy. Będzie miał także prawo do podejmowania działalności gospodarczej na takich samych zasadach jak obywatele polscy. 

Ustawa nie zmieniła zasad legalnego zatrudniania obywateli Ukrainy. Zmianie uległ jedynie termin na wysłanie do PUP powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy z 14 na 7 dni. Doprecyzowane zostało też kiedy pracodawca ma obowiązek złożyć ponowne zawiadomienie. Musi to zrobić, jeżeli zmienił się rodzaj umowy, stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, zmniejszono wymiar czasu pracy, tygodniową lub miesięczną liczbę godzin pracy lub godzinową stawkę wynagrodzenia podaną w powiadomieniu. Zapraszamy na szkolenie podczas którego omówimy nowe zasady zatrudniania cudzoziemców, w tym obywateli Ukrainy.

News 3: Problemy z uznawaniem kwalifikacji zawodowych w UE 

Jednym z praw, jakie posiadają obywatele krajów Unii Europejskiej jest swoboda przemieszczania się między krajami Wspólnoty w celu podjęcia pracy lub działalności gospodarczej. W przypadku kiedy mieliby wykonywać zawód, który podlega w danym kraju regulacji (np. pracownicy ochrony zdrowia – lekarze, pielęgniarki) obowiązkowy jest proces uznania kwalifikacji zawodowych. W roku 2005 UE przyjęła dyrektywę, której celem było ułatwienie procedury uznawania kwalifikacji zawodowych w innym kraju członkowskim.  

Niestety, jak wynika w raportu Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, nie jest wcale łatwo. Pracownicy wykonujący zawody regulowane, chcąc wyjechać i podjąć zatrudnienie w innym kraju członkowskim „muszą się liczyć z tym, że proces uznawania ich kwalifikacji będzie uciążliwy i czasochłonny” – jak przyznaje prezentujący raport urzędnik ETO.  

Audytorzy zwrócili uwagę, że czas trwania procedur nie jest monitorowany, a tymczasem czas wydawania decyzji odbiega od tego przewidzianego w dyrektywie. Kolejne zastrzeżenia dotyczą sposobu naliczania opłat za uznanie kwalifikacji zawodowych i różnic w ich wysokości w poszczególnych państwach czy nawet urzędach które je wydają. Różnice są znaczące, od darmowych decyzji do opłat idących w setki a nawet tysiące euro. Zdarzało się także, że na osoby ubiegające się uznanie kwalifikacji nakładano bez żadnych podstaw obowiązek odbycia stażu lub przejścia testu umiejętności.  

Z drugiej strony często zdarza się że organy krajowe odpowiedzialne za uznanie kwalifikacji nie mają obowiązku weryfikowania w rejestrze ostrzeżeń, czy osoba ubiegająca się o uznanie kwalifikacji nie dopuściła się nadużyć w ramach wykonywania zawodu, nie toczy się wobec niej postępowania dyscyplinarne  lub czy nie został na nią wydany wyrok skazujący. 

Istnieją wprawdzie działania i narzędzia  mogące usprawnić procedurę, ale są rzadko stosowane, np. europejska legitymacja zawodowa dla pielęgniarek (otrzymało ją tylko 5% osób starających się o uznanie kwalifikacji w tym zawodzie), czy system wymiany informacji, który okazał się jednak trudny w obsłudze. Najczęściej do pracy za granicą wyjeżdżają pielęgniarki, nauczyciele, pracownicy budowlani (cieśle i stolarze) oraz inżynierowie budownictwa. 

News 4: Ryczałty za pracę zdalną bardzo ryzykowne…

Jak wynika z raportu „Praca zdalna365” przygotowanego przez kancelarię DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy prawie 80% pracodawców wypłaca pracownikom pracującym zdalnie ryczałty na pokrycie koszów pracy zdalnej albo uwzględnia te koszty w ekwiwalentach wypłacanych, jeżeli ci korzystają przy pracy z własnych narzędzi i materiałów. To zwrot o 180% na korzyść pracowników – przed wprowadzeniem przepisów o pracy zdalnej 80% firm nie wypłacało żadnych ekwiwalentów czy ryczałtów z tego tytułu. 

Jak się okazuje, spośród firm wypłacających ryczałty jedynie 7% występuje do urzędów z wnioskami o interpretację indywidualną w sprawie ich wysokości. Jest to o tyle istotne, że na podstawie przepisów podatkowych i składkowych kwoty ryczałtu objęte są zwolnieniem podatkowym i wyłączeniem z podstawy składek na ubezpieczenia społeczne. W razie niewłaściwego ustalenia wysokości ryczałtu, zwłaszcza jego zawyżenia, US i ZUS mogą zakwestionować zasadność zwolnienia, co będzie skutkowało koniecznością zapłacenia należnych danin.  

Tymczasem badanie wykazało, że wysokość ryczałtów, które wypłacają pracodawcy jest bardzo zróżnicowana, od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Jest to uzależnione od tego jakie koszty pracodawcy ujmują w ryczałcie. Najczęściej są to koszty energii i internetu, ale wielu pracodawców uwzględnia także inne wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, a ale koszty czynszu czy klimatyzacji lub ogrzewania. Najwyższe kwoty wypłacają zazwyczaj korporacje międzynarodowe, które bazują na wytycznych globalnych i politykach korporacyjnych. 

Na razie nie słychać, aby w firmach pojawiały się kontrole weryfikujące zasady ustalania wysokość ryczałtów. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że nowe regulacje obowiązują od niedawna, a okres przedawnienia zobowiązań publiczno-prawnych, a tym samym czas na przeprowadzenie kontroli, to 5 lat. Im później zdarzy się kontrola, tym wyższe mogą być koszty nieprawidłowości, ze względu na konieczność zapłaty odsetek. Kodeks pracy nakazuje zapewnienie pracownikowi pracującemu zdalnie pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Ustalając ryczałt na wysokim poziomie, i uwzględniając w nim także inne koszty, nie mając na to wydanej interpretacji indywidualnej, pracodawca ryzykuje zakwestionowanie przez urzędy możliwości nieopłacania podatku a w konsekwencji także składek.