HR Detektywi #72 Nadciąga tornado zmian w prawie pracy!

News 1: Od 28 września pracownik za darmo pozwie pracodawcę?

28 września 2023 r. weszła w życie szeroka nowelizacja przepisów (dot. m.in.: procedury cywilnej, karnej, ustroju sądów powszechnych, kosztów sądowych w sprawach cywilnych), która wnosi ważną zmianę w zakresie m.in. opłat sądowych w sporach pracowniczych. Zgodnie z najnowszymi przepisami pracownicy zostali zwolnieni z jakichkolwiek opłat sądowych w I instancji (tj. opłat od wszelkich pism, pozwów, wniosków, zażaleń czy skargi kasacyjnej). Będą musieli jedynie uiścić opłatę sądową od apelacji, jeżeli wartość przedmiotu sporu będzie przewyższać 50 000 zł – wówczas zapłacą 5% od wartości przedmiotu sporu ponad kwotę 50 000 zł, jednak nie więcej niż 200 000 zł. Pracodawcy, podobnie jak pracownicy, zostali zwolnieni z opłat za wniesienie pism – z wyjątkiem apelacji. Równocześnie (jak dotychczas) nadal podlegają opłacie podstawowej w wys. 30 zł od: apelacji, zażalenia, skargi kasacyjnej i skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia, a także od tych pism w sprawie o ustalenie istnienia stosunku pracy wytoczonej z powództwa inspektora pracy.

UWAGA! Mimo zwolnienia z opłat, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy, w przypadku przegranej są zobowiązani do zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi – m.in. kosztów zastępstwa procesowego (choć zdarza się, że w przypadkach szczególnie uzasadnionych sąd może zasądzić tylko część kosztów lub nie obciążać pracownika kosztami), co podkreśla znaczenie konieczności rozważnego korzystania z nowych uprawnień.

Nowe regulacje w zakresie opłat sądowych dotyczą sporów pracowniczych, tj. spraw o roszczenia ze stosunku pracy lub z nim związane, o ustalenie istnienia stosunku pracy, o roszczenia z innych stosunków prawnych podlegających prawu pracy oraz o odszkodowania od pracodawcy z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Najnowsze przepisy mają zastosowanie do pism i wniosków wnoszonych po dniu wejścia w życie nowelizowanych przepisów.

News 2: ZUS zmienia podejście – praca zdalna jak delegowanie (zaświadczenie A1)

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem ZUS pracownik wykonujący pracę zdalną z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej na rzecz polskiego pracodawcy nie musi zmieniać instytucji ubezpieczeń społecznych. Może pozostać w polskim systemie ubezpieczeń w oparciu o przepisy dotyczące delegowania! Warunkiem jest jednak spełnienie wszystkich klasycznych warunków delegowania (zgodne z decyzją Komisji Administracyjnej nr A2 z 12 czerwca 2009 r.), tj.:

1. praca jest ograniczona w czasie (tj. do 24 miesięcy)
2. nie jest częścią zwyczajowego schematu pracy (czyli zwykłego jej trybu)
3. została uzgodniona między pracodawcą i pracownikiem.

Wówczas taką pracę zdalną można uznać za objętą art. 12 rozporządzenia 883/2004 i zlecać ją poprzez oddelegowanie pracownika i uzyskanie dla niego zaświadczenia A1. 

Taka możliwość to nowość na gruncie dotychczasowej praktyki ZUS. Zmiana jest pokłosiem najnowszych wytycznych Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego (działającej przy Komisji Europejskiej, której zadaniem jest m.in. wykładnia przepisów o koordynacji), opublikowanych 21 czerwca 2023 r. (AC 137/23). Wytyczne te dotyczą ustalania, który system ubezpieczeń społecznych (którego kraju) jest właściwy w związku z telepracą (ww. nota została opublikowana na witrynie KE i stosuje się ją od 1 lipca 2023 r.). Jak wskazuje ZUS w wyjaśnieniach, nowa interpretacja jest związana z upowszechnieniem pracy zdalnej.

Zasadą jest, że chcąc pozostać w polskim systemie ubezpieczeń, pracownik mający pracować zdalnie z zagranicy powinien najpierw uzyskać zaświadczenie A1. Jednak dotychczasowa – żmudna, długotrwała (nawet kilkumiesięczna), skomplikowana i uznaniowa – praktyka stosowania unijnych przepisów w przypadku transgranicznej pracy zdalnej nie zachęcała polskich pracodawców, by zgadzali się na pracę w tej formule. Również stanowisko ZUS w tej kwestii było bardziej restrykcyjne, gdyż nie pozwalało uznać pracownika zdalnego za osobę traktowaną jak oddelegowaną, mogącą ubiegać się o certyfikat A1 na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004 (dot. delegowania pracownika), chyba że występowały obiektywne przesłanki wynikające z epidemii COVID-19. Aktualne wytyczne na szczęście zdecydowanie ułatwiają wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy w sposób ciągły przez określony czas.

WAŻNE! Jak przypomina Dziennik Gazeta Prawna, także od lipca br. obowiązuje „porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej, które wprowadziło ułatwienia dla pracy naprzemiennej w dwóch krajach”. Dotyczy stałego schematu pracy naprzemiennej (np. 2–3 dni pracy zdalnej z zagranicy w tygodniu), gł. w przypadku osób mieszkających na terenach przygranicznych (np. Czechy, Słowacja, Niemcy). Umowa sygnowana przez 19 europejskich państw umożliwia pracę zdalną z zagranicy w zwiększonym wymiarze niż dotychczas, tj. do 50%, zamiast do 25% czasu pracy.

News 3: 7 października koniec telepracy – czego trzeba dopilnować?

7 października 2023 roku mija termin sześciomiesięcznego okresu przejściowego związanego z likwidacją telepracy. Wtedy to zaczęła obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy (tj. ustawa z 1 grudnia 2022 roku o modyfikacji ustawy – Kodeks pracy oraz wybranych innych ustaw). Kończy się zatem czas, w którym pracodawcy powinni dopełnić wszelkich niezbędnych formalności związanych z tą zmianą.

Obowiązki pracodawców, które należy spełnić do 7 października bieżącego roku w związku z likwidacją telepracy, obejmują głównie:

• konieczność uchylenia wszelkich wewnątrzzakładowych regulacji dotyczących telepracy,
• konieczność dostosowania warunków zatrudnienia do nowych, bazujących na przepisach odnoszących się do pracy zdalnej – tam, gdzie jest to konieczne.

UWAGA! Po 7 października br. telepraca nie będzie już możliwa – zastąpi ją praca zdalna uregulowana w rozdziale IIc Kodeksu pracy. Więcej informacji na stronie MRiPS

News 4: Od 1 października rosną kary dla menedżerów za przestępstwa gospodarcze!

Kary za przestępstwa gospodarcze osób zajmujących kierownicze stanowiska w firmach (tzw. white collar crimes) ulegną zaostrzeniu od 1 października 2023 r. Do takich przestępstw należą czyny zabronione popełnione w obrocie gospodarczym bez użycia przemocy fizycznej, za to przy zastosowaniu posiadanej wiedzy specjalistycznej (np. w dziedzinie bankowości czy rynków finansowych, systemu podatkowego czy prawa) czy zajmowanego stanowiska – zwykle w zakresie działalności przedsiębiorstw. Zdaniem ustawodawcy zmiana ma to odwrócić trend wzrostowy w zakresie popełniania tego typu czynów oraz spadkowy w zakresie ich wykrywania.

UWAGA! Nowe regulacje obejmą nie tylko menedżerów najwyższego czy średniego szczebla zarządzania, ale także osoby, które łączy z firmą stosunek pracy, umowy o dzieło czy zlecenia.

Za przyjęcie korzyści majątkowej lub osobistej w związku z piastowaniem kierowniczego stanowiska (łapownictwo managerskie) wkrótce będzie groziło nawet do 25 lat pozbawienia wolności (dotąd zasądzane kary wynosiły do 8 lat), a grzywna może wynieść do 50 mln zł (prokuratorzy mają się domagać najsurowszych kar). 

Od 1 października 2023 r. osoba zajmująca kierownicze stanowisko w firmie, która zażąda lub przyjmie łapówkę narażając firmę na szkodę przekraczającą 5 mln zł, będzie podlegała będzie karze pozbawiania wolności od 3 do 20 lat. Przy czym kara do 20 lat więzienia będzie groziła nawet w przypadku narażenia firmy na szkodę poniżej 5 mln zł, gdy otrzymana lub obiecana łapówka obejmie transakcje lub składniki majątku przewyższające tę wartość. Jeśli natomiast wartość mienia przekroczy 10 mln zł, sąd orzeknie karę od 5 do 25 lat pozbawienia wolności. Karane ma być samo dopuszczenie się czynu zabronionego w stosunku do mienia przekraczającego ww. kwoty.

WAŻNE! Jako że nowe typy kwalifikowane przestępstwa łapownictwa podlegają karze od 3 i od 5 lat więzienia, managerowie skazani za ich popełnienie nie będą mogli uzyskać warunkowego zawieszenia wykonania tych kar! Możliwość warunkowego zawieszenia dotyczy bowiem kar w wymiarze do 1 roku. Osoby takie będą traktowane jak zbrodniarze – podlegające wydłużonemu czasowi przedawnienia odpowiedzialności karnej za przypisywane im czyny.

Ciekawostka: w 2021 r. w Polsce popełniono 224 775 przestępstw gospodarczych. Ich wykrywalność wyniosła 74,5% w skali roku.

News 5: Ryczałt za pracę zdalną bez PIT – wszystkie interpretacje fiskusa liberalne dla podatników

Firmy, które obawiały się, że Urząd Skarbowy może zakwestionować przyznawane pracownikom ryczałty i ekwiwalenty na podstawie przepisów o pracy zdalnej obowiązujących od 7 kwietnia br., mogą odetchnąć z ulgą. Nie ma obawy o naliczanie podatku od rekompensat za internet i prąd zużyty w trakcie pracy zdalnej – wszystkie dotychczasowe interpretacje są korzystne dla podatników. Fiskus nie zamierza naliczać podatku i przyjmuje liberalne podejście do dokumentowania wydatków na prąd czy internet.

Zgodnie z nowymi regulacjami, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom zdalnym odpowiednich narzędzi i materiałów oraz pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak usługi telekomunikacyjne czy energia elektryczna. Możliwe jest wypłacanie ryczałtów odpowiadających przewidywanym kosztom. Gdy pracownik korzysta z własnego sprzętu, takiego jak komputer czy telefon, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny.

Z regulacji dotyczących pracy zdalnej wynika, że świadczenia otrzymywane przez pracowników (ryczałty, ekwiwalenty, narzędzia, zwrot kosztów) nie stanowią ich przychodu. W związku z tym pracodawca, który jako płatnik jest odpowiedzialny za rozliczenie świadczeń dla zatrudnionych, nie jest zobowiązany do potrącania podatku.

Kwestia prawidłowego wyliczania kwoty ekwiwalentu czy ryczałtu za pracę zdalną jest istotna w kontekście ew. kwestionowania jej przez skarbówkę. Przepisy dotyczące pracy zdalnej wskazują, że „przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu uwzględnia się między innymi normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”. Choć fiskus ma możliwość kwestionowania wysokości świadczeń wypłacanych w zw. z pracą zdalną i naliczenia dodatkowego przychodu oraz podatku, dotychczasowe interpretacje wskazują, że nie ma takiego zamiaru.

Korzystna linia interpretacyjna urzędników nie oznacza możliwości dowolnego kształtowania wysokości omawianych świadczeń. Dodatki muszą być zgodne z rzeczywistością, a zasady ich przyznawania powinny być zawarte w regulaminie pracy zdalnej.

News 6: Nadciąga tornado zmian w prawie pracy – na co już teraz trzeba się szykować?

Równa płaca kobiet i mężczyzn, wspólne unijne reguły kształtowania płacy minimalnej czy prawo pracownika do bycia offline – wkrótce nowe przepisy UE będzie trzeba wdrożyć do polskiego porządku prawnego. Jakie wątki trzeba mieć na uwadze?

• Równe wynagrodzenia i jawność płac. Polska musi wdrożyć przepisy związane z równością płac kobiet i mężczyzn oraz jawnością wynagrodzeń. Duże przedsiębiorstwa będą zobowiązane do składania sprawozdań dotyczących zróżnicowania wynagrodzeń ze względu na płeć. Pracownicy będą mieli prawo do odszkodowania z tytułu dyskryminacji płacowej.
• Płaca minimalna. Do 15 listopada 2024 roku państwa członkowskie mają wdrożyć dyrektywę 2022/2041 dotyczącą adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w UE. Dyrektywa ta wprowadza wspólne zasady kształtowania płacy minimalnej i promuje rokowania zbiorowe.
• Prawo do bycia offline i zmiany w telepracy. Trwają negocjacje na poziomie UE dotyczące nowych regulacji telepracy oraz prawa pracowników do bycia offline.
• Praca Platformowa. W przygotowaniu są regulacje dotyczące pracy platformowej, mające na celu poprawę warunków pracy pracowników platform internetowych. Przewidywane jest m.in. domniemanie istnienia stosunku pracy dla osób współpracujących z platformami.

Wprowadzane zmiany mogą stanowić wyzwanie dla pracodawców zmuszonych do dostosowania się do nowych regulacji. Choć na razie większość pracodawców i pracowników stara się reagować elastycznie na zmieniającą się rzeczywistość prawną, jednak trzeba zachować czujność, żeby w przyszłości uniknąć potencjalnych trudności organizacyjnych czy finansowych oraz zapobiec ewentualnym problemom przy interpretacji i wdrożeniu procedowanych zmian prawnych.

News 7: Zakładanie firmy w wirtualnym świecie – wirtualne szkolenie z Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Rzeszowie (październik – listopad 2023)

Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie zaplanował hybrydowe szkolenie dla osób planujących uruchomienie własnej firmy. Ma ono umożliwić uczestnikom wirtualne doświadczenie prowadzenia własnego biznesu. Jest to pionierski projekt w Polsce, podczas którego uczestnicy będą podejmować decyzje biznesowe, takie jak zatrudnianie pracowników czy inwestowanie w reklamę. Szkolenie będzie realizowane za pomocą specjalnej platformy służącej do nauki zarządzania przedsiębiorstwem i poznawania podstaw przedsiębiorczości.

W trakcie symulacji uczestnicy będą zarządzać wirtualnym przedsiębiorstwem, stając się menedżerami projektu i podejmując realistyczne decyzje biznesowe. Szkolenia będą prowadzone przez doradców zawodowych z Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej według ustalonego schematu, a uczestnicy będą rywalizować ze sobą na wirtualnym rynku, zdobywając praktyczne doświadczenie biznesowe.

Proponowane przez WUP szkolenia są bezpłatne – odbędą się na początku października i listopada br. Zainteresowani mogą wysyłać zgłoszenia na adres mailowy: edybek@wup-rzeszow.pl. Liczba uczestników szkoleń jest ograniczona.

Procesy legislacyjne w toku

• 18 września br. rozpoczęto proces legislacyjny dot. projektu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie mieszkań treningowych i wspomaganych.
• 20 września br. rozpoczęto proces legislacyjny dot. projektu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach budżetowych resortu spraw wewnętrznych i administracji.

Ważne terminy

Nieuchronnie zbliża się termin zmiany czasu letniego na zimowy. W nocy z soboty na niedzielę, tj. z 28 na 29 października 2023 r., o godz. 3:00 nastąpi cofnięcie wskazówek zegarów na 2:00. Jakie konsekwencje na obszary prawa pracy i wynagrodzeń ma ta zmiana?

Jeśli jesteś w posiadaniu istotnych informacji, którymi chcesz podzielić się ze Społecznością Specjalistów Kadr i Płac dołącz do ekipy HR Detektywów! Poinformuj nas o tym, co wyśledziłeś! Napisz e-mail na adres HRdetektywi@HRnaSzpilkach.pl