HR Detektywi #78 Doposażenie stanowisk pracy, sygnaliści na finiszu, obowiązki firmy w sezonie grzewczym

News 1: Dodatkowe wyposażenie biurowe dla wszystkich pracowników?

Z dniem 17 listopada 2023 roku wejdą w życie nowe regulacje wprowadzające dodatkowe obowiązki dla pracodawców, wynikające ze znowelizowanego rozporządzenia MRiPS z 2 listopada br. (poz. 2367). Zmiany te dotyczą pracowników korzystających z monitorów ekranowych i mają zapewnić zgodność z wymogami BHP dotyczącymi ergonomii pracy. Pracodawcy będą mieli pół roku na dostosowanie się do tych zmian i zapewnienie pracownikom dodatkowego wyposażenia, w określonych sytuacjach. Jakiego wyposażenia i w jakich sytuacjach?

Po pierwsze, w przypadku pracowników korzystających z laptopów (tj. przenośnego systemu komputerowego) przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawcy będą musieli zapewnić stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę pod laptopa umożliwiającą takie ustawienie, że jego górna krawędź będzie się znajdowała na wysokości oczu pracownika. Po drugie, pracownik będzie mógł zawnioskować o dodatkową klawiaturę oraz mysz, a nawet podnóżek. Ponadto – gdy przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów – stanowisko pracy będzie trzeba wyposażyć również w uchwyt na dokument, posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika. Nowe przepisy rozszerzają ponadto obowiązek refundacji zakupu okularów o konieczność zwrotu kosztów zakupu soczewek kontaktowych w przypadku osób, które mają poświadczenie od lekarza medycyny pracy o konieczności pracy w okularach oraz pracują przed komputerem przez co najmniej cztery godziny dziennie.

Nowe rozporządzenie nie rozstrzyga wprost, czy pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia takiego samego sprzętu w domu pracownika wykonującego obowiązki hybrydowo lub zdalnie. Kodeks pracy nakazuje pracodawcy jedynie, by ten zapewnił narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy, a pracownik wnioskujący o pracę zdalną oświadcza pracodawcy, że posiada stosowne warunki, by pracować w takim trybie.

News 2: Wkrótce nowy obowiązek – trzeba będzie założyć skrzynkę do e-doręczeń

Nowe przepisy dotyczące e-doręczeń wchodzą w życie w kilku terminach, w zależności od rodzaju podmiotu, choć w praktyce ciężko się w tych datach połapać. Generalnie e-doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, o identycznych skutkach formalnoprawnych.

Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, od 10 grudnia 2023 roku do posiadania adresu elektronicznego do doręczeń, wpisanego do bazy adresów elektronicznych oraz powiązanego z usługą publiczną rejestrowanego doręczenia elektronicznego, obowiązany jest podmiot niepubliczny wpisany do KRS – tj. spółki prawa handlowego oraz wolne zawody (tj. radca prawny, adwokat, notariusz, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny czy rzecznik patentowy).

Podmioty rejestrujące się w KRS od 10 grudnia, a w CEiDG od 1 stycznia 2024 r., otrzymają automatycznie swój adres do e-doręczeń. Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 10 grudnia 2023 r. muszą zacząć posługiwać się elektroniczna skrzynką od 10 marca 2024 r., a zarejestrowani w CEiDG do 31 grudnia 2023 r. – muszą posiadać adres do e-doręczeń maksymalnie od 1 października 2026 r.

Zasadniczo regulator nie przewidział sankcji za brak posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, ale w praktyce funkcjonowanie bez niego będzie tak utrudnione, że prawdopodobnie większość podmiotów szybko sprosta nowym wymogom i założy elektroniczną skrzynkę. W przypadku jej braku przedsiębiorca zostanie wezwany do dopełnienia formalności we wskazanym terminie. Następnie zostanie utworzona skrzynka do e-doręczeń z indywidualnym adresem, którą – żeby zaczęła działać – będzie trzeba aktywować (zgodnie z instrukcją przesłaną na adres mailowy przedsiębiorcy podany przez niego we wniosku).

News 3: Prace nad polską ustawą o sygnalistach zbliżają się ku końcowi?!

Prace nad polską ustawą o sygnalistach, która ma wdrożyć do polskiego porządku prawnego Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, są ponoć na ukończeniu – poinformowała o tym minister rodziny i polityki społecznej, Marlena Maląg. Przyczynkiem do tej wypowiedzi była udzielona wreszcie odpowiedź na interpelację poselską (złożoną 14 lipca br.) – po czterokrotnym przesuwaniu terminu.

Zasadniczo termin implementacji unijnych regulacji do krajowych przepisów, dotyczący ochrony tzw. sygnalistów, upłynął 17 grudnia 2021 r. Prace nad rządowym projektem (nr UC 101) utknęły 28 sierpnia br. na etapie przyjęcia projektu przez Stały Komitet Rady Ministrów i rekomendowania go Radzie Ministrów.

News 4: Jakie obowiązki w sezonie grzewczym wobec pracowników mają pracodawcy?

Obowiązki pracodawców w okresie sezonu grzewczego są ściśle określone. Przede wszystkim, pracodawcy muszą zapewnić odpowiednią temperaturę w miejscu pracy. Dla prac biurowych oraz lekkich prac fizycznych minimalna temperatura wynosi 18°C, a dla pozostałych rodzajów pracy nie powinna być niższa niż 14°C​​. Ten wymóg wynika z potrzeby ochrony zdrowia pracowników i zapewnienia im komfortowych warunków pracy.

Pracodawcy są również odpowiedzialni za utrzymywanie czystości, odpowiedniej wilgotności powietrza oraz regularną wymianę świeżego powietrza w pomieszczeniach. Powinni dbać o konserwację klimatyzacji i innych urządzeń, aby zapobiegać gromadzeniu się szkodliwych dla zdrowia substancji, jak roztocza, pleśnie czy grzyby.

Jeśli warunki pracy nie odpowiadają przepisom BHP, pracownik ma prawo zgłosić to do przełożonego, a nawet do okręgowego inspektoratu pracy. Pracodawca, który nie wywiąże się ze swoich obowiązków może zostać ukarany grzywną od 1 tys. zł do 2 tys. zł. Równocześnie także pracownicy są zobowiązani do utrzymywania porządku na swoich stanowiskach pracy (co może być dodatkowo zaznaczone w regulaminie pracy) i postawić je takim, jakie zastali.

News 5: Urzędnicy będą obsługiwali interesantów od 8:00 do 18:00 minimum jeden dzień w każdym tygodniu!

Według nowego zarządzenia Prezesa Rady Ministrów (nr 525 z 26 października 2023 roku) dotyczącego organizacji czasu pracy urzędów, dyrektorzy generalni urzędów mają obowiązek ustalać godziny pracy tak, aby:

• praca była wykonywana od poniedziałku do piątku, przez nieprzerwane 8 godzin każdego dnia, rozpoczynając nie wcześniej niż o godz. 7.00 i nie później niż o godz. 10.00 (z pewnymi wyjątkami);
• w urzędach obsługujących interesantów, przynajmniej przez jeden dzień w tygodniu praca powinna być wykonywana między 8.00 a 18.00;
• pracę zmianową można ustalić między 6.00 jednego dnia a 6.00 następnego dnia, w zależności od charakteru zadań;
• w przypadku wyznaczenia przez Prezesa Rady Ministrów dnia wolnego od pracy, który podlega odpracowaniu, dyrektor generalny urzędu będzie wyznaczał sobotę jako dzień, w którym praca będzie wykonywana w zamian za dzień wolny​​.

News 6: Czy można wymusić na pracownikach wykorzystanie bieżącego urlopu do końca roku kalendarzowego?

Zgodnie z polskim prawem pracy każdy pracownik ma niezbywalne prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego długość jest ściśle uzależniona od okresu zatrudnienia danej osoby. Co zrobić, jeśli pracownik „chomikuje” urlop? Czy firma może zmusić go do pójścia na urlop? Czy pracownik może odmówić skorzystania z urlopu? Jakie regulacje obowiązują w przypadku zaległych urlopów, a jakie w przypadku rozwiązania umowy o pracę?

Co do zasady, harmonogram urlopowy powinien zostać ustalony z wyprzedzeniem, zgodnie z planem urlopów opracowanym przez pracodawcę – z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy w firmie. Jeśli w danej organizacji nie działają związki zawodowe lub związek zawodowy wyrazi na to zgodę, pracodawca nie musi tworzyć planu urlopów – wystarczą wtedy indywidualne uzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem. Wymóg ten kładzie nacisk na porozumienie między stronami.

Jeśli chodzi o zaległy urlop wypoczynkowy, przepisy nakazują wykorzystanie go przez pracowników za poprzedni rok kalendarzowy do końca września następnego roku. Niezastosowanie się do tego wymogu może skutkować nałożeniem przez inspekcję pracy lub sąd grzywny na pracodawcę, której wysokość może osiągnąć odpowiednio do 2 lub do 30 tysięcy złotych. W przypadku, gdy pracownik nie wskaże terminu wykorzystania zaległego urlopu lub odmówi jego wykorzystania, pracodawca ma prawo zastosować wobec niego kary porządkowe, takie jak upomnienie czy nagana, zgodnie z wewnętrznym regulaminem pracy.

Inaczej się ma sytuacja w przypadku rozwiązania umowy o pracę – niezależnie od tego z czyjej inicjatywy następuje. W takim przypadku pracodawca może wymagać od pracownika wykorzystania nabytego urlopu w trakcie trwania okresu wypowiedzenia, a pracownik nie ma prawa do odmowy. Jeśli jednak pracodawca nie zapewni możliwości wykorzystania całego przysługującego pracownikowi urlopu do końca okresu wypowiedzenia, wówczas jest zobowiązany do wypłacenia mu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni wolne.