Nagana za spóźnienia. Dowód: monitoring!

Pani Moniko, mam pytanie niecierpiące zwłoki! Decyzją Zarządu, zamontowano w siedzibie naszej firmy monitoring wizyjny. Kamery znajdują się zarówno przed wejściem do firmy, jak i wewnątrz budynku, w przestrzeni, w której pracownicy wykonują swoją pracę! Nasz Prezes postanowił sprawdzić czy pracownicy faktycznie wykonują pracę w godzinach, które wynikają z przekazanych im harmonogramów czasu pracy. Po tygodniowej obserwacji, okazało się, że niektórzy wręcz notorycznie się spóźniają! Szef postanowił, że zdyscyplinuje zespół i ukarał ich karą porządkową nagany… Pani Moniko, czy to postępowanie jest zgodne z przepisami prawa pracy? Może niepotrzebnie panikuję, ale mam wątpliwości i obawy, że ktoś zgłosi to do Inspekcji Pracy albo co gorsza do sądu!

Monitoring regulowany Kodeksem pracy

Na pracodawcy ciąży bezwzględny obowiązek ewidencjonowania godzin przyjścia i wyjścia pracownika. Pracodawca podejmuje decyzję, w jaki sposób będzie monitorował godziny pracy podwładnych i informuje o tym pracowników w sposób wskazany w przepisach Kodeksu pracy.

Stosowanie środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) jest dozwolone tylko i wyłącznie w przypadkach wskazanych przepisami Kodeksu pracy, tj. jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia:

• bezpieczeństwa pracowników lub
• ochrony mienia lub 
• kontroli produkcji lub 
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Z powyższego wynika, że pracodawca nie ma możliwości stosowania monitoringu wizyjnego w celu kontrolowania czasu pracy pracowników. Zastosowanie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy ma służyć konkretnym celom wskazanym w przepisach ustawy.

Obowiązek informacyjny wobec pracowników

Pracodawca, który zdecyduje się na stosowanie monitoringu w zakładzie pracy musi zastosować się do przepisów Kodeksu pracy, zwłaszcza wypełnić obowiązek informacyjny wobec zatrudnionych.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

• Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
• Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o stosowaniu monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy.
• W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

E-book 27 | Wygaśnięcie stosunku pracy

Konsekwencje notorycznych spóźnień

Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

• karę upomnienia;
• karę nagany.

Co do zasady, zgodnie z art. 108, pracodawca może nałożyć karę nagany na pracowników za spóźnienia oraz fałszowanie informacji o godzinach pracy, w związku z tym, że pracownicy łamią tym samym zasady:

• ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, 
• przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz
• usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Rekomendacje Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku!

W związku z powyższym, pracodawca nie może wykorzystywać nagrań w celach innych niż wymienione w Kodeksie pracy. Jednocześnie mimo, że wykorzystanie nagrania w celu udowodnienia pracownikom niewłaściwych zachowań nie mieści się w żadnym z dozwolonych przepisami prawa pracy celów stosowania monitoringu wizyjnego, zasadnym wydaje się nałożenie kary porządkowej nagany na spóźnialskich pracowników mimo pozyskania informacji przy wykorzystaniu monitoringu wizyjnego.

Kodeks pracy w art. 22[2] § 1 wskazuje jedynie cztery powody, którym może posłużyć monitoring w miejscu pracy. Są to:
– zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
– ochrona mienia,
– kontrola produkcji,
– zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zatem wykorzystanie przez pracodawcę nagrań do sprawdzenia, czy pracownicy przestrzegają przekazanych im harmonogramów pracy, wydaje się być niezgodne z celami przetwarzania wskazanymi w Kodeksie pracy. Regulamin pracy powinien zawierać informację na temat przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, a w przypadku pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, taką informację wskazuje się w informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

W moim odczuciu, w celu sprawdzenia punktualności przybycia pracowników do pracy prezes powinien wykorzystać wskazany w wewnątrzzakładowych przepisach sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Zgodnie z art. 108 § 1 Kodeksu pracy za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może zastosować karę upomnienia lub karę nagany. Należy zwrócić uwagę, że kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Z treści pytania nie wynika, aby prezes przed nałożeniem kary wysłuchał pracowników. W omawianym przypadku, moim zdaniem, zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa. W związku z tym pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.

Ewelina Wocka, Specjalista ds. kadr i płac [LinkedIn]