Sprzęt firmowy używany do celów prywatnych

Pani Moniko, co za czasy! Ludzie nie mają za grosz uczciwości! Bardzo proszę o pomoc… Przekazujemy pracownikom narzędzia i sprzęt firmowy do pracy z domu. Okazuje się, że są one wykorzystywane przez pracowników i ich rodziny w celach prywatnych. Zastanawiamy się czy istnieje zgodny z prawem sposób, aby zobowiązać pracowników do wykorzystywania sprzętu jedynie w celach służbowych, do których został im udostępniony? Czy nam, jako pracodawcy, przysługują jakiekolwiek prawa w tej sytuacji? Jaka z tego tytułu jest odpowiedzialność pracownika? Czy nieodpłatne świadczenie, jakie uzyskuje pracownik, który wykorzystuje sprzęt służbowy do celów prywatnych, stanowi przychód, który powinien być oskładkowany i opodatkowany? Może to będzie dla nich argument…
Z takim pytaniem zwróciła się do mnie Ania [imię zmienione], specjalistka ds. personalnych z Warszawy.

Pracodawco, ustal zasady w regulaminie!

Pracodawca powinien wręcz uregulować kwestie związane z zasadami wykorzystywania narzędzi i sprzętu firmowego w przepisach wewnątrzzakładowych. Jeżeli takie zasady nie zostały opracowane przez pracodawcę, trudno oczekiwać, aby pracownicy nie wykorzystywali incydentalnie sprzętu firmowego w celach prywatnych. No właśnie, incydentalnie – co oznacza, że pracownik nie wykorzystuje powierzonego mienia w celach prywatnych lub w innej pracy. 

Incydentalne wykorzystanie w celach prywatnych sprzętu firmowego, np. tabletu, komputera czy telefonu nie stanowi również dla pracowników przychodu.

Pracowniku, czy zaoszczędziłeś korzystając z firmowego sprzętu?

W przypadku braku indywidualnie przypisanego świadczenia nie ma podstaw do określenia przychodu. Podstawowym kryterium, które powinno być stosowane przy ustalaniu, czy dane świadczenie nieodpłatne pracodawcy stanowi przychód ze stosunku pracy jest wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej lub wymiernego zaoszczędzenia wydatku. 

Pracownik nie zawsze może być pozbawiony możliwości incydentalnego posługiwania się niektórymi sprzętami służbowymi (np. telefonem czy komputerem) dla zaspokojenia istotnych potrzeb lub celów prywatnych, jeżeli takie działania nie wyrządzają pracodawcy szkody ani nie podważają istoty stosunku pracy oraz nie naruszają zakładowych lub powszechnych zasad współżycia społecznego (art. 100 § 2 pkt 6 k.p.). Nie narusza obowiązków pracowniczych sporadyczne odczytywanie prywatnej poczty mailowej, zarezerwowanie wizyty lekarskiej w trakcie pracy czy sporadyczny kontakt telefoniczny z rodziną.

Wyrok Sądu Najwyższego z 22.03.2016 r., II PK 31/15

Samowola grozi wypowiedzeniem?

Co do zasady, samowolne wykorzystanie przez pracowników sprzętu firmowego do celów prywatnych może stanowić przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę, np. w sytuacji gdy pracownik, wykorzystuje sprzęt firmowy do celów prywatnych bez zgody pracodawcy lub odmawia zwrotu tego sprzętu. W niektórych przypadkach może stanowić podstawę rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Jeśli pracodawca poniesie szkodę może również stanowić podstawę do żądania przez pracodawcę odszkodowania.

Szkoda, jaką ponosi pracodawca, związana może być nie tylko z uszkodzeniem mienia, lecz także:

• ze zużywaniem sprzętu
• udostępnieniem sprzętu osobom nieupoważnionym
• naruszeniem obowiązku przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego
• zmniejszeniem jakości i wydajności pracy.

A zatem może mieć ona wymiar zarówno materialny, jak i niematerialny.

Rekomendacje Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku!

W przepisach dotyczących zatrudnienia nie ma szczegółowych uregulowań korzystania przez pracowników ze sprzętów służbowych. Takie zasady korzystania np. z laptopów czy telefonów komórkowych powinny być zapisane w regulaminach wewnętrznych chociażby ze względu na ochronę danych osobowych.

Pracownik może używać incydentalnie sprzętu służbowego do celów prywatnych, ale nie może powodować to szkody i podważać istoty stosunku pracy czy naruszać wewnętrznych zasad obowiązujących u pracodawcy (jest wyrok Sądu Najwyższego w tym temacie II PK 31/15).

Jeśli chodzi o powstanie przychodu, to korzystanie ze sprzętu służbowego prywatnie nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu, ze względu chociażby na trudności w ustaleniu wartości realnie otrzymanego świadczenia.

Kinga Kruschel, Specjslistka ds. kadr i płac [LinkedIn]