Umowa na czas określony krótsza, niż zamierzona w umowie na okres próbny

Monika, co robić?! Pracownik straszy mnie inspekcją pracy, a ja w nerwach nie potrafię racjonalnie myśleć! Zawarłam z pracownikiem umowę na okres próbny na okres trzech miesięcy. W umowie tej, zgodnie z pierwotnym zamysłem kierownika, zawarliśmy zamiar – pracownik będzie zatrudniony na podstawie, następującej po okresie próbnym, umowy na czas określony na 12 miesięcy. Niestety, kierownik zmienił decyzję. Pracownik okazał się mało zaangażowany, często kombinował, w poniedziałki nie przychodził do pracy (a to chorował, a to korzystał z nowych uprawnień – siły wyższej itp.), a jakby tego było mało, nie może dogadać się z zespołem. Nie wzbudziło to zaufania przełożonego, który postanowił, że umowę na czas określony przedłużymy jeszcze tylko na pół roku. Żółta kartka i ostatnia szansa. Wzburzony pracownik odżegnuje nas od czci i wiary. Twierdzi, że musimy przedłużyć umowę na okres próbny o wszystkie jego nieobecności oraz skoro w umowie miał zapis, że będzie zatrudniony na czas określony na 12 miesięcy, to tak ma być i koniec! I co ja mam teraz robić?! Proszę o pomoc!

Napisała do mnie Ania [imię zmienione], młodsza specjalistka ds. kadr z firmy produkcyjnej z okolic Wrocławia.

Wątpliwości pracodawców

W związku z nowelizacją przepisów Kodeksu pracy, pewnymi zmianami zostały dotknięte również umowy zawierane na okres próbny. Po stronie pracodawców pojawiły się wątpliwości co do tego, w jaki sposób poprawnie zawierać z pracownikami umowy na okres próbny i umowy następujące po tym okresie. Główny Inspektorat Pracy wydał 20 i 21 czerwca 2023 roku stanowiska dotyczące zawierania umów na okres próbny.

Co się zmieniło w umowach na okres próbny?

1. ustawodawca uzależnia długość trwania umowy na okres próbny od długości umowy na czas określony, którą zamierzają zawrzeć strony po zakończeniu tej umowy,
2. strony umowy mogą uzgodnić w umowie o pracę, iż umowa o pracę na okres próbny przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
3. ponadto, dodatkowo strony będą mogły wydłużyć w umowie te okresy, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli będzie to uzasadnione rodzajem pracy.

Od 26 kwietnia 2023 r. umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:

• 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
• 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

W związku z powyższym, pojawiły się wątpliwości co do tego czy nadal można zawrzeć z pracownikiem umowę na okres próbny na 3 miesiące. Ponadto przedsiębiorcy zaczęli mieć poważne wątpliwości, czy zawarcie umowy na okres próbny jest jednocześnie deklaracją i gwarancją dalszej współpracy po zakończeniu okresu próbnego. Czy pracodawca może zmienić treść umowy na okres próbny, jeśli postanowi, że zatrudnienie po tym okresie będzie odmienne od tego wskazanego w treści umowy zawartej na okres próbny? Powstało też pytanie, czy zawierając umowę na okres próbny na trzy miesiące kolejną umową musi być umowa okresowa  na co najmniej 12 miesięcy albo na czas nieokreślony?

Umowy na okres próbny “na nowo

Zgodnie z brzmieniem art. 25 Kodeksu pracy:

• umowę o pracę zawiera się m.in. na okres próbny, 
• umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy,
• strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
• strony mogą jednokrotnie wydłużyć w umowie o pracę na okres próbny okresy jej trwania nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy.

Umowę na okres próbny zawiera się na okres nie dłuższy niż:

Reasumując, fundamentalna zasada dotycząca długości umowy na okres próbny pozostaje bez zmian. Umowa ta nie może zostać zawarta na okres dłuższy niż 3 miesiące (art. 25 §2 K.p.). Nie w każdym przypadku możliwe jednak będzie zawarcie umowy na maksymalny, 3-miesięczny okres próbny. Dopuszczalna długość okresu próbnego jest skorelowana z planowaną kolejną umową o pracę.

Obowiązek wskazywania zamiaru

W przypadku umowy na okres próbny, która wynosi maksymalnie 1 lub 2 miesiące na pracodawcy ciąży obowiązek wskazania w umowie zamiaru stron, co do kolejnej umowy o pracę, co ma na celu zapewnienie przewidywalności zatrudnienia. W umowie na okres próbny zawartej na okres dłuższy niż 2 miesiące (czyli zgodnie z przykładem podanym na początku artykułu, będzie to umowa zawarta na 3 miesiące), nie ma obowiązku wskazywania takiego zamiaru.

Pracodawca może zmienić zdanie

Główny Inspektorat Pracy odpowiedział jednoznacznie na wątpliwości pracodawców. Zgodnie ze stanowiskiem GIP, pracodawca może zmienić zdanie co do okresu trwania kolejnej umowy po zakończeniu okresu próbnego. Zamiar zawarcia umowy o pracę na czas określony po zakończeniu umowy na okres próbny nie oznacza przyznania pracownikowi gwarancji zatrudnienia, gdyż zamiar taki jest oceniany na dzień zawarcia umowy na okres próbny.

Możliwy czas określony, krótszy niż 12 miesięcy

GIP w swoim stanowisku uznał, że zamiar pracodawcy w trakcie trwania umowy na okres próbny może ulec zmianie i po zakończeniu trzymiesięcznej umowy o pracę na okres próbny z pracownikiem może zostać zawarta np. umowa o pracę na czas określony na sześć miesięcy (mimo pierwotnego zamiaru zatrudnienia na co najmniej 12 miesięcy).

Zmiana postanowień niewymagana

Propozycja zawarcia kolejnej umowy o pracę po okresie próbnym leży w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje czy pracownik spełnia oczekiwania, a jego zatrudnienie może być kontynuowane. W praktyce, nie ma konieczności zmiany postanowień zawartych w treści umowy na okres próbny. Przepisy nie nakazują, aby w szczególny sposób (np. pisemnie) informować pracownika o zmianie dotyczącej dalszego zatrudnienia. Po zakończeniu okresu próbnego, pracownik otrzymuje propozycje dalszego zatrudnienia w postaci kolejnej umowy, która może być umową na czas określony zawartą na dowolny okres albo umową na czas nieokreślony.

Czy można zawrzeć umowę na czas określony na okres krótszy, niż wynikający z zastosowanego okresu próbnego?

Na pytanie to odpowiedzieli radcowie prawni z Kancelarii Leśniewski Borkiewicz Kostka & Partners – mec. Ewa Knapińska oraz mec. Paweł Kempa-Dymiński w artykule pt. “O problemach z umową na okres próbny po nowelizacji” opublikowanym w Magazynie HR na szpilkach. Prawnicy rekomendują każdorazowe uzasadnienie tego rodzaju odstępstw.

Sytuacja komplikuje się, gdy po umowie na okres próbny chcielibyśmy zawrzeć kolejną umowę docelową na okres krótszy niż wynikający z zastosowanego okresu próbnego (i zadeklarowany jako intencja stron) – np. po umowie na okres próbny wynoszący 3 miesiące, zmieniamy zamysł i chcemy zawrzeć umowę na czas określony np. 10 miesięcy. W naszej ocenie nowe przepisy tego nie zabraniają, nie ma również przewidzianej wprost sankcji za takie działanie. Większość prawników przyjmuje, że będzie to dopuszczalne mając na względzie cel i charakter umowy na okres próbny. Alternatywne, zero-jedynkowe podejście do tego zagadnienia, tj. zatrudniamy pracownika na umowę zamierzoną lub nie zatrudniamy wcale, mogłoby być w praktyce dużo mniej korzystne dla pracowników. Niemniej jednak w naszej ocenie każdorazowo powinno istnieć obiektywne uzasadnienie dla takiego odstępstwa. Powody odstępstwa mogą dotyczyć pracownika (np. ujawniona w trakcie okresu próbnego potrzeba doszkolenia), jak również mogą być powiązane z pracodawcą (np. zmienione zapotrzebowanie na pracę, zmiana planów, co do projektu, przy którym pracownik ma być zatrudniony).

Rekomendacje Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku!

W przypadku 3-miesięcznego okresu próbnego nie ma obowiązku wskazywania dalszego okresu zatrudnienia, ale jeśli pracodawca taki zamiar wskazał, to jest to ciągle zamiar, który weryfikowany jest przez szereg okoliczności – zwłaszcza przez to, czy pracownik się sprawdzi i przez to jaką sytuację będzie miał pracodawca. Ważne, by dysponować uzasadnieniem na to, że zawieramy umowę na krótszy okres.

Milena Markiewicz-Jurzyńska
Kierownik Biura Zarządu w spółce Cerrad. Prawnik, HR Manager, Specjalista RODO i Complaince. Absolwentka seminarium doktoranckiego katedry prawa pracy Wyższej Szkoły Prawa i Administracji w Rzeszowie. Absolwentka Uniwersytetu Rzeszowskiego – kierunek prawo. Absolwentka Akademii Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego Moniki Smulewicz. Aktualnie aplikantka radcowska (Kancelaria Prawna Jan Nowak Kielce) i pasjonatka HR.

Umowa na okres próbny jest jest umową o charakterze zamierzonym i intencjonalnym. Podczas trwania tej umowy pracodawca ma możliwość ocenienia umiejętności i kompetencji pracownika, natomiast pracownik ma możliwość zapoznania się z charakterem pracy oraz obowiązkami na danym stanowisku i zweryfikowania czy rzeczywiście warunki współpracy są zgodne z jego oczekiwaniami. W związku z art. 25 § 2 K.P. umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy, z zastrzeżeniem § 2(1)-2(3),gdzie umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:

• 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
• 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy, aby sprawdzić kwalifikacje pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.

Odnosząc się do art. 25 § 2(3) strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności. Tak więc jest to jedynie zamiar, a nie bezwzględna gwarancja czy zobowiązanie do zawarcia umowy na czas określony konkretnie na taki okres, dlatego też w sytuacji opisanej w pytaniu pracownik nie ma zasadności żądać zawarcia umowy na czas określony wg zapisu w umowie na okres próbny, gdzie został zawarty jedynie zamiar, ani przedłużenia jej o czas nieobecności, gdyż takiego zapisu w umowie nie było w opisanej sytuacji.

Pracodawca na dzień zawarcia umowy o pracę na okres próbny miał zamierzenie zawarcia dłuższej umowy na czas określony po trzymiesięcznym okresie próbnym, jednak podczas trwania tej umowy zaszły okoliczności, które wpłynęły na decyzję pracodawcy i stan faktyczny uległ zmianie, co jest dopuszczalne, gdyż zapis w umowie na okres próbny nie jest zapisem obligatoryjnym. Potwierdza to stanowisko GIP z dnia 29 czerwca 2023 r. (znak GIP-GBI.0701. 105.2023.3): “pracodawca zamierzający zatrudnić pracownika na (podstawie umowy o pracę na okres próbny powinien ocenić dopuszczalny okres tego zatrudnienia mając na względzie swoje zamiary (plany, zamierzenia), co do długości zatrudnienia pracownika po okresie próbnym. Należy przy tym zaznaczyć, że zgodnie z art. 29 § 1 pkt 6 lit. b Kodeksu pracy w przypadku umowy o pracę na okres próbny w umowie tej należy wskazać okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony, w przypadku o którym mowa w art. 25 § 2(2), a także postanowienie o wydłużeniu umowy w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 2(3). Wskazywanie na zamiar zawarcia umowy o pracę na czas określony nie oznacza przyznania pracownikowi gwarancji zatrudnienia po okresie próbnym. Zamiar pracodawcy w tym zakresie powinien być na dzień zawarcia umowy o pracę na okres próbny.”

Anna Tusińska
Kierownik ds. kadr i płac