Umowa na zastępstwo. Gdy zastępujący również musi być zastąpiony

Ryzyko nadmiernej obsady stanowiska pracy

“Za jedną z naszych pracownic korzystającą z długiego urlopu wychowawczego zatrudniliśmy osobę na zastępstwo. Po kilku miesiącach pracownica na zastępstwie poinformowała nas, że jest w ciąży i ze względu na powikłania musi udać się na zwolnienie lekarskie, na którym pozostanie najprawdopodobniej aż do dnia porodu. Potrzebujemy pracownika, który zaopiekuje się zadaniami na tym stanowisku pracy. Czy możemy zatrudnić kolejną osobę także na zastępstwo? Jeśli tak, to jak to zrobić, aby potem nie było  problemów z nadmiarową obsadą tego samego stanowiska?”

Rozkład zadań względem kompetencji i doświadczenia

Nieobecność pracownika stanowi niewątpliwie pewien kłopot dla pracodawcy, ponieważ przez czas jej trwania jakiś obszar jego aktywności pozostaje bez opieki. Jeżeli nieobecność trwa krótko, najczęściej rozkłada się najpilniejsze zadania na innych pracowników, którzy mają odpowiednie doświadczenie i kompetencje do ich realizacji. Jeśli jednak taka absencja się przedłuża, albo z góry wiadomo, że będzie długotrwała, obciążanie innych członków zespołu dodatkowymi zadaniami w dłuższym okresie może się okazać problematyczne.

Kiedy możliwe jest zawarcie umowy na zastępstwo?

Na szczęście ustawodawca podał rękę pracodawcom i wprowadził do kodeksu pracy możliwość  zatrudnienia na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika innej osoby. Właściwą umową, którą należy zastosować w takim przypadku jest umowa na czas określony, zawierana w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, zwana potocznie umową na zastępstwo. Ze względu na swój cel, rządzi się ona nieco innymi zasadami niż zwykłe umowy na czas określony. Najważniejszą różnicą jest brak obowiązku przestrzegania limitów nałożonych na umowy na czas określony zawierane między tymi samymi stronami stosunku pracy: maksymalnie na łącznie 33 miesiące (limit czasowy) w ramach maksymalnie trzech umów (ilościowy). Nie dotyczy jej także obowiązek przedłużania do dnia porodu, jeśli okazałoby się, że na moment rozwiązania umowy z upływem terminu pracownica jest w ciąży (art. 177 ust. 3¹ k.p.) 

W jakich okolicznościach można zawrzeć umowę na zastępstwo?

Najczęściej spotykanymi okolicznościami, w jakich zawierane są takie umowy to długotrwałe nieobecności związane z wykorzystywaniem uprawnień rodzicielskich (zwolnienia tzw. ciążowe, urlopy macierzyńskie, rodzicielskie czy wychowawcze).   

Ponieważ niejednokrotnie nie jest możliwe dokładne określenie czasu trwania nieobecności, w umowach na zastępstwo często nie zawiera się konkretnej daty jej rozwiązania, ale wpisuje się zapis, że jest ona zawarta „na czas usprawiedliwionej nieobecności” innego pracownika. Zawierając umowę na zastępstwo pracodawca powinien zatem wskazać kto jest osobą zastępowaną. Jest to istotne, ze względu na to, że powrót zastępowanej osoby spowoduje rozwiązanie umowy z osobą zastępującą.   

Czy można zatrudnić kolejną osobę na zastępstwo?

Może się okazać, że także osoba zatrudniona na zastępstwo będzie zmuszona na dłuższy czas wyłączyć się ze swojej aktywności pracowniczej. Czy można zatrudnić kolejną, także na zastępstwo? Tak, jest to możliwe. Wtedy ważne jest to, aby prawidłowo wskazać w takiej umowie osobę zastępowaną.

W sytuacji opisanej w pytaniu, należałoby w nowej umowie wskazać jako zastępowaną pracownicę w ciąży przebywającą aktualnie na zwolnieniu (te zatrudnioną już wcześniej także na zastępstwo). Pozwoli to na uniknięcie sytuacji, kiedy na jednym stanowisku będziemy mieli zatrudnione w jednym czasie dwie osoby.

Jeżeli wcześniej do pracy wróci „stała” pracownica przebywająca na urlopie wychowawczym, to w tym samym czasie rozwiąże się z upływem terminu w pierwszej kolejności pierwsza umowa (ta zawarta z pracownicą w ciąży), a w konsekwencji jednocześnie zakończy się także druga umowa, w ramach której była ona zastępowana. Jeżeli natomiast wcześniej powróci pracownica zatrudniona jako pierwsza na zastępstwo (po urlopach związanych z urodzeniem dziecka), rozwiąże się druga umowa zawarta na zastępstwo za nią. Jej umowa będzie zaś trwała aż do powrotu stałej pracownicy z urlopu wychowawczego. Tym samym za stanowisku zawsze będzie pozostawała tylko jedna osoba.  

Zasady wydłużania umowy terminowej do dnia porodu nie mają zastosowania do umowy o pracę na czas określony zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (art 177 § 3 z indeksem 1 KP). W treści umowy należy nie podawać danych osoby zastępowanej. W stanowisku z 10.09.2020 r. UODO wskazał, że art 29 KP nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy. Podanie tych danych nie będzie wynikało ani z obowiązku prawnego ani z innych przesłanek, które są wskazane w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE… (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016). W ocenie Urzędu należy kierować się zasadą minimalizacji danych, więc podawania imienia i nazwiska osoby zastępowanej jest nieuzasadnione. Ponadto UODO przytoczył dodatkowy argument w postaci wyroku TSUE z 24.06.2010 r., w którym wskazano, iż umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny zawarcia i nie musi zawierać nazwiska zastępowanego pracownika.

Anna Letkowska, Specjalistka ds. kadr i płac

Należy pamiętać o zasadzie minimalizacji danych. Zawierając umowę na czas zastępstwa nieobecnego pracownika nie należy podawać imienia i nazwiska zastępowanego pracownika, co ma charakter danych wrażliwych i może być przesłanką o naruszeniu przepisów RODO. Zatem należałby się kierować zasadą minimalizacji danych określoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO – dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (“minimalizacja danych”). Takie stanowisko zajął UODO w stanowisku z dnia 10 września 2020 r. uznając, że wskazać należy, że art. 29 § 11 Kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. W ocenie Prezesa UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679), w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych.

Anna Tusińska, Kierownik ds. kadr i płac