HR-owe Koło Ratunkowe: Zmienne składniki wynagrodzenia w wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy 2025. Przykłady: jak wyliczyć wynagrodzenie urlopowe

Jak wyliczyć wynagrodzenie urlopowe? Podstawowe zasady obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy

Wypłata wynagrodzenia za pracę jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Ustawodawca poświęcił problematyce wynagrodzenia oddzielny dział w kodeksie pracy. Zgodnie ze znajdującym się w nim  art. 80 kp. wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za pracę wykonaną. Okresy niewykonywania pracy są zatem czasem, za który pracownik wynagrodzenia nie otrzyma, chyba że istnieje przepis szczególny, który stanowi inaczej i przyznaje mu takie prawo.   

§ 1. Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”.
§ 2. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Art. 152. KP [Prawo do urlopu wypoczynkowego]

Wśród takich przepisów znajdziemy te, który gwarantują pracownikowi wynagrodzenie za czas wypoczynku. Pierwszym jest art. 152 §1 Kp mówiący o prawie pracownika do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Z kolei z art. 172 wynika, że za czas urlopu pracownik powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał gdyby pracował. Wydaje się, że brzmi to nieco enigmatycznie i  może rodzić pytania co dokładnie to oznacza, biorąc pod uwagę, że pracownicy są wynagradzania różnych systemach i otrzymują różne składniki wynagrodzenia.  

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Art. 172 Kp [Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego]

Stałe miesięczne wynagrodzenie w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Przykład z wyliczeniem

Wątpliwości nie powinna budzić sytuacja, w której pracownik jest wynagradzany stałym wynagrodzeniem w stawce miesięcznej. Pracownik przebywający w trakcie miesiąca na urlopie otrzyma pełne wynagrodzenie zgodnie z kwotą wynikającą z umowy.

Przykład: pracownik otrzymujący wynagrodzenie miesięczne w wysokości 6000 zł przebywa w danym miesiącu na urlopie przez 10 dni. Za cały miesiąc otrzyma wynagrodzenie w wysokości 6000 zł, w którym zawarta będzie część przypadająca na czas urlopu.

Nie zawsze jednak mamy do czynienia ze stałą stawką wynagrodzenia. Pracownicy bywają wynagradzani wynagrodzeniem zmiennym, często jest też tak, że obok stałego wynagrodzenia miesięcznego pojawiają się dodatkowe składniki wynagrodzenia, zazwyczaj mające zmienną wysokość. Jak zatem wtedy ustalić wynagrodzenie które pracownik otrzymałby gdyby pracował?  

Sprawdź, jak obliczyć wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego >

Podstawa prawna regulująca sposób obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy

Ponieważ sam ustawodawca w Kodeksie pracy nie wdaje się w szczegóły wyliczania wynagrodzenia urlopowego, z pomocą przychodzi nam rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.  

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

§7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop

Składniki zmienne w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy

Zgodnie z przywołanym wyżej rozporządzeniem, w wynagrodzeniu urlopowym, uwzględnia się zarówno składniki określone w stawce miesięcznej – te wypłacane są w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu, jak i składniki zmienne. 

Mogą nimi być np. zmienne premie, prowizje wynagrodzenia akordowe, wynagrodzenia i dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej. W przypadku wynagrodzenia urlopowego, jako wynagrodzenie zmienne, traktowane jest także wynagrodzenie ustalone w stawce godzinowej. Trzeba tu jednak podkreślić, że w przypadku składników zmiennych do wynagrodzenie urlopowego wliczają się jedynie te, które przysługują pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Nie będziemy więc brać pod uwagę premii czy dodatków wypłacanych za cykle kwartalne, półroczne czy roczne.  

1. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
2. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia, o których mowa w ust. 1, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
3. Wynagrodzenie ustalone według zasad przewidzianych w ust. 1 i 2 stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, zwaną dalej „podstawą wymiaru”.

§ 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop

Które zmienne składniki wynagrodzenia pominąć, aby prawidłowo obliczyć wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego?

Należy też zwrócić uwagę na katalog składników, które zostały wyłączone z podstawy wynagrodzenia urlopowego. Są wśród nich m. in.: jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju, gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe, wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. 

Analizując ten katalog można przyjąć, że do wynagrodzenia urlopowego będziemy wliczać składniki wynagrodzenia ze stosunku pracy, przysługujące za czas efektywnego świadczenia pracy.  

W odróżnieniu od przepisów dotyczących ustalania podstawy zasiłku, ani w kodeksie pracy ani w rozporządzeniu nie został zawarty warunek, który uzależniałby wliczenie danego składnika wynagrodzenia do wynagrodzenia za czas urlopu od tego, czy jest on pomniejszany (przysługuje) za czas urlopu wypoczynkowego, czy też nie.  

Powrót do pracy po kilkumiesięcznej przerwie a wynagrodzenie pracownika. Sprawdź na praktycznym przykładzie jak wyliczyć wynagrodzenie >

Czy premię uznaniową wlicza się do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy?

Jak wynika z orzecznictwa podstawy wynagrodzenia za urlop nie stanowią tzw. premie uznaniowe nieposiadające charakteru roszczeniowego, które co do zasady wypłacane są ad hoc, bez wyraźnej okresowości. Orzecznictwo nie uznaje ich zatem za wynagrodzenie za pracę czy „inne świadczenie ze stosunku pracy”, tak jak jest ono rozumiane w ujęciu rozporządzenia urlopowego. Takie premie są bowiem w istocie nagrodami, a nagrody zostały z wynagrodzenia za urlop wyłączone. 

Problem z oceną może się jednak pojawić, kiedy pracodawca wykazuje dużą skłonność do wypłacania takich premii regularnie np. co miesiąc. Wtedy rodzi się wątpliwość, czy, pomimo tego że jest określana mianem uznaniowej, premia nie powinna być jednak wliczona do podstawy wynagrodzenia za urlop, skoro straciła przymiot jednorazowości czy nieperiodyczności.

Zdarza się także, że pomimo nazwy składnik wcale nie jest uznaniowy, a pracownik miałaby podstawy do dochodzenia roszczeń o jego wypłatę. Jak wskazują wyroki sądów w takiej sytuacji, dokonując oceny czy premia (nagroda) uznaniowa powinna być ujęta w wynagrodzeniu urlopowym należy przeanalizować faktyczny uznaniowy charakter premii oraz jej periodyczność. Jeżeli po dokonaniu takiej analizy stwierdzimy, że nie jest spełniony warunek „uznaniowości” oraz „jednorazowości”, a jednocześnie częstotliwość wypłaty wskazuje na to, że premia jest wypłacana za okresy miesięczne, powinna ona zostać uwzględniona w podstawie wynagrodzenia urlopowego.