Ładowanie służbowych pojazdów elektrycznych i hybrydowych z domowego gniazdka a PIT – najnowsze stanowisko dyrektor KIS 

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) stwierdziła, że jeśli spółka zwraca pracownikowi koszty ładowania przez niego służbowego samochodu z domowego gniazdka elektrycznego, wówczas taki zwrot nie stanowi dodatkowego przychodu dla tego pracownika – o ile odpowiada on faktycznie poniesionym przez niego i udokumentowanym kosztom. Jeśli jednak pracodawca wypłaca ryczałtową kwotę na poczet wydatków na ładowanie samochodu, a kwota ta przewyższa faktyczne koszty ładowania poniesione przez pracownika, wówczas nadwyżka powinna zostać zwrócona pracodawcy lub zaliczona do przychodu pracownika. 

Na czym polegała wątpliwość spółki chcącej zwracać pracownikom koszty ładowania auta służbowego z domowego gniazdka? 

W kwietniu br. jedna ze spółek zwróciła się do dyrektor KIS z pytaniem dotyczącym planowanego udostępnienia pracownikom samochodów hybrydowych jako ich samochodów służbowych. Pracownicy mieliby móc wykorzystywać te pojazdy również do użytku prywatnego. W związku z tym ich pracodawca zapytał o dwa warianty przyszłego zdarzenia: 

• pracodawca rozważał możliwość zwracania pracownikom kosztów ładowania służbowego pojazdu w domu – jeżeli ładowanie będzie się odbywać przy udziale licznika prądu (zamontowanego między gniazdkiem a wtyczką ładującą pojazd lub będącego dodatkowym licznikiem z zakładu energetycznego), zapewniającego dokładne określenie zużytego prądu niezbędnego do naładowania pojazdu na cele służbowe; zwrot kosztów miałby wówczas następować na podstawie przygotowanego przez pracownika zestawienia każdorazowo weryfikowanego przez spółkę (wariant pierwszy); 
• pracodawca rozważał również możliwość zwracania pracownikom kosztów ładowania służbowego pojazdu w domu na podstawie raportów przekazywanych przez zewnętrznego dostawcę, który poprzez swoje systemy IT miałby zdalne podłączenie do specjalistycznego urządzenia zamontowanego w miejscu zamieszkania pracownika, używanego do ładowania służbowego pojazdu (wariant drugi). 

Przy powyższych hipotetycznych założeniach brzegowych, spółka zwróciła się do dyrektor KIS z następującymi pytaniami: 

1. „Czy wypłacany Pracownikom zwrot kosztów ładowania Pojazdu prądem w miejscu zamieszkania Pracownika – w Wariancie Pierwszym – będzie wolny od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, a w związku z tym Spółka – jako płatnik – nie będzie zobowiązana do obliczenia, pobrania i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wypłaty ww. zwrotu?” 

2. „Czy wypłacany Pracownikom zwrot kosztów ładowania Pojazdu prądem w miejscu zamieszkania Pracownika – w Wariancie Drugim – będzie wolny od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, a w związku z tym Spółka – jako płatnik – nie będzie zobowiązana do obliczenia, pobrania i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wypłaty ww. zwrotu?” 

Stanowisko spółki jest błędne – ale nie jego istota, a wskazana podstawa prawna 

Dyrektor KIS (w interpretacji indywidualnej nr 0113-KDIPT2-3.4011.304.2023.1.MS opublikowanej 14 czerwca br.) wyjaśniła, że „w praktyce każde działanie pracodawcy polegające na zapewnieniu zatrudnionym osobom sprzętu, które może przybrać formę wypłaty ekwiwalentów – jest czynione w interesie pracodawcy (…)”, niemniej stwierdziła, że stanowisko spółki wnioskującej o interpretację indywidualną „w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe”. Jednakże – co kluczowe – nie jego istota, ale wskazana przez wnioskodawcę podstawa prawna. 

Dyrektor KIS, w uzasadnieniu swojego stanowiska stwierdziła, że „zwrot kosztów ładowania Pojazdu prądem w miejscu zamieszkania Pracownika nie jest wydatkiem, o którym mowa w ww. art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”. Wyjaśniła równocześnie, że „rozwiązanie wynikające z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych reguluje kwestię nieodpłatnego udostępnienia samochodu. Dotyczy więc sytuacji, gdy pracodawca ponosi koszt związany z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, a pracownik nieodpłatnie z niego korzysta”. 

Ryczałtowy przychód pracownika związany z wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych 

Dyrektor KIS przywołała interpretację ogólną z 11 września 2020 r. dotyczącą zryczałtowanego przychodu pracownika związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych (nr DD3.8201.1.2020 w sprawie). W dokumencie tym Minister Finansów stwierdził – przyjmując argumentację zawartą w jednolitej linii orzeczniczej sądów administracyjnych w zakresie interpretacji art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – że „ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie koszty jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy – jako właściciel samochodu musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym”. 

Dyrektor KIS uznała, że mimo iż „interpretacja ta nie odnosi się do samochodów elektrycznych, nie ma przeszkód, aby te same zasady stosować zarówno do samochodów spalinowych, jak i z innym napędem, w tym elektrycznym. Zatem wartość paliwa sfinansowanego przez pracodawcę jest uwzględniana w ww. ryczałtowym przychodzie pracownika. Przy czym bez znaczenia jest, czy paliwem samochodu służbowego jest benzyna czy energia elektryczna. Wartość tego paliwa jest już bowiem przychodem pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”. 

PIT a ładowanie służbowego auta z domowego gniazdka 

Dyrektor KIS stwierdziła, że użytkowanie samochodu służbowego na cele prywatne finansowane przez spółkę (w tym koszty ładowania samochodu) jest uwzględniane w kwocie ryczałtu, o którym mowa w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT. W przypadku korzystania z auta służbowego przez pracownika do celów prywatnych wartość tego przychodu wynosi 250 zł – w przypadku pojazdów o pojemności do 60 kW (ok. 82 KM) oraz 400 zł miesięcznie – w przypadku aut o pojemności powyżej 60 kW (ok. 82 KM). Poinformowała, że po stronie spółki nie powstaną obowiązki płatnika w odniesieniu do kwoty przewyższającej wyżej wymieniony ryczałt. Dodała także, że „jeśli pracodawca będzie wypłacał ryczałtową kwotę na poczet wydatków na ładowanie tego samochodu, to powinna ona zostać rozliczona i ewentualna nadwyżka ponad poniesiony przez pracownika wydatek na ładowanie powinna albo zostać zwrócona pracodawcy, albo zostać zaliczona do przychodu pracownika”. 

Równocześnie stwierdziła, że „w przypadku, gdy Pracownik ładuje służbowy samochód prądem w miejscu zamieszkania poprzez skorzystanie z licznika na gniazdku lub z przydomowej stacji ładowania, to zwrot przez pracodawcę wydatku w wysokości faktycznie poniesionej przez Pracownika z tego tytułu nie będzie stanowił dodatkowego przychodu pracownika, w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”. W takiej sytuacji również po stronie spółki „nie powstaną obowiązki płatnika z tego tytułu”.