Odprawa pośmiertna – najważniejsze pytania i odpowiedzi

Czy grupowe ubezpieczenie na życie dla pracowników zwalnia z wypłaty odprawy pośmiertnej?

“Kilka dni temu otrzymaliśmy informacje o śmierci jednego z naszych pracowników. Jednym z obowiązków pracodawcy jest wypłata odprawy pośmiertnej. Czy jesteśmy zobowiązani do jej wypłaty jeżeli w naszej firmie funkcjonuje polisa grupowa, pracownicy mogą przystąpić do ubezpieczenia, a koszt składki ponoszą po połowie pracodawca i pracownik.“

Wygaśnięcie umowy o pracę w przypadku śmierci pracownika

W razie śmierci pracownika jego umowa o pracę wygasa. Po wygaśnięciu umowy po stronie pracodawcy pojawia się szereg dodatkowych obowiązków. Poza zwyczajowymi przy zakończeniu stosunku pracy czynnościami, takimi jak wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń (z kodem przyczyny wyrejestrowania 600 – śmierć pracownika) i wystawieniem świadectwa pracy, konieczne jest rozliczenie się z najbliższymi zmarłego pracownika.

Poza niewypłaconym wynagrodzeniem, ekwiwalentem urlopowym (jeżeli pracownik nie zdążył wykorzystać należnego mu urlopu) czy wynagrodzeniem lub zasiłkiem chorobowym artykuł 93 Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy wypłacenie najbliższym zmarłego odprawy pośmiertnej.

Sprawdź katalog obowiązków pracodawcy w przypadku śmierci pracownika

Od czego zależy wysokość odprawy pośmiertnej?

Wypłata odprawy będzie konieczna także wtedy, kiedy pracownik umrze w czasie pobierania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy po ustaniu zatrudnienia. Jej wysokość jest uzależniona od okresu przepracowanego u danego pracodawcy i wynosi równowartość: 

• jednomiesięcznego wynagrodzenia – jeżeli staż pracy jest krótszy niż10 lat, 
• trzymiesięcznego wynagrodzenia – jeżeli staż wynosi co najmniej 10 lat, 
• sześciomiesięcznego wynagrodzenia  – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat. 

Jak obliczyć odprawę pośmiertną?

Na potrzeby ustalenia wartości odpowiadającej jednomiesięcznemu wynagrodzeniu stosuje się zasady obowiązujące przy obliczaniu podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Staż natomiast obejmuje okres zatrudnienia u danego pracodawcy a także okres przepracowany u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy odbyła się na podstawie art. 23¹ k.p. (przejęcie całości lub części przedsiębiorstwa przez inny podmiot) lub gdy na mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego.  

Kto jest uprawniony do otrzymania odprawy pośmiertnej?

Osobami uprawnionymi do otrzymania odprawy są małżonek oraz inni członkowie rodziny spełniający warunki do nabycia renty po zmarłym ma podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Takimi członkami rodziny mogą być, i najczęściej są uczące się dzieci, wnuki lub rodzice zmarłego, jeżeli ten bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania i spełniają warunki dla wdowy lub wdowca dotyczące wieku, niezdolności do pracy lub wychowywania dzieci.

Pracodawca powinien zweryfikować tożsamość osoby ubiegającej się o wydanie świadectwa pracy lub świadczeń przysługujących po zmarłym. Przeczytaj więcej!

Czy po rozwodzie były małżonek ma prawo do odprawy pośmiertnej?

Rozwiedziona małżonka ma prawo do renty, jeżeli w chwili śmierci ubezpieczonego spełnia warunki przewidziane dla wdowy (ma ukończone 50 lat lub była niezdolna do pracy albo wychowuje co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnionych do renty rodzinnej po zmarłym mężu, które nie ukończyły 16 lat, a jeżeli się uczą – 18 lat lub są całkowicie niezdolne do pracy) a ponadto wykaże, że w dniu śmierci zmarłego małżonka miała prawo do alimentów z jego strony ustalonych wyrokiem lub ugodą sądową.

Jak wypłacić odprawę pośmiertną, gdy uprawniony jest tylko jeden członek rodziny?

W przypadku małżonka nie istnieje wymóg posiadania uprawnień do renty, wystarczy sam fakt pozostawania w związku małżeńskim. Jeżeli tylko jeden członek rodziny jest uprawniony do otrzymania odprawy, wypłacana jest połowa należnej kwoty. Jeżeli uprawnionych członków rodziny jest więcej, kwotę odprawy dzieli się w równych częściach na wszystkie te osoby.  

Odprawa będzie przysługiwała niezależnie od rodzaju umowy jaka łączyła zmarłego pracownika z pracodawcą (czas określony czy nieokreślony), a także  od wymiaru czasu pracy, w jakim był on zatrudniony.  

Kiedy pracodawca nie musi wypłacać odprawy pośmiertnej?

Kodeks pracy zwolnił jednak z wypłaty odprawy pośmiertnej pracodawcę, jeżeli ubezpieczył pracownika na życie, a wysokość odszkodowania wypłaconego przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna przysługująca zgodnie z kodeksem pracy. Jeżeli odszkodowanie jest niższe, obowiązkiem pracodawcy jest wypłacenie rodzinie różnicy pomiędzy kwotą odprawy a odszkodowaniem. To oznacza, że odszkodowanie jest zaliczone na poczet odprawy pośmiertnej. 

Co w praktyce oznacza użyte w kodeksie pracy sformułowanie „pracodawca ubezpieczył pracownika na życie”? 

Czy wystarczy samo zorganizowanie polisy dla pracownika, czy jednak niezbędne jest finansowanie składek? Niestety przepis nie precyzuje jak je rozumieć. Przyjęło się zatem, że aby pracodawca mógł być zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy powinien spełnić następujące warunki: 

• mieć podpisaną umowę z instytucją ubezpieczeniową (polisę indywidualną lub grupową) 
• faktycznie ponosić koszty tego ubezpieczenia, tj. finansować koszt składek, a nie wyłącznie potrącać je z wynagrodzenia pracownika aby potem przekazać je do ubezpieczyciela. 

Nie mamy zatem wątpliwości w sytuacji, kiedy całość składki jest finansowana przez pracodawcę. Jak jednak postąpić jeżeli mamy do czynienia z podziałem kosztu ubezpieczenia pomiędzy pracodawcę a ubezpieczonego pracownika. Istnieją stanowiska, zgodnie z którymi przy częściowym finansowaniu składki pracodawca nie może być zwolniony z wypłaty odprawy. Wydaje się jednak, że jest to pogląd krzywdzący dla pracodawcy, który jednak ponosi pewne koszty związane z ubezpieczeniem pracownika. Nie można bowiem zrównywać takiego pracodawcy z tym, który tylko potrąca składki z wynagrodzeń pracowników i nic od siebie nie dodaje. Takie podejście znajduje potwierdzenie w orzeczeniu SR dla Wrocławia-Śródmieście z 29 stycznia 2014 r. (XP 826/13). 

Zasadne zatem wydaje się przyjęcie zasady, że w przypadku częściowego finansowania składki przez pracodawcę należy ocenić udział pracodawcy w świadczeniu odszkodowawczym i odpowiednio do tego ustalić jego obowiązek wypłaty odprawy.  

Praktyczny przykład – śmierć pracownika i procedura wypłaty odprawy pośmiertnej

W dniu 16 maja zmarł pracownik, który był zatrudniony u pracodawcy przez 12 lat. Osobami uprawnionymi do wypłaty odprawy są żona i córka pracownika. Pracodawca wyliczył wysokość odprawy (dwumiesięczne wynagrodzenie) na 23.000 zł. Pracownik objęty był ubezpieczeniem grupowym a składkę współfinansowały obie strony w proporcji 30% pracownik i 70% pracodawca. Odszkodowanie z polisy wyniosło 35.000 zł. Udział pracodawcy w świadczeniu wyniósł 24 500 (35 000 x 70%). Ponieważ kwota ta przewyższa wysokość należnej rodzinie zmarłego odprawy, pracodawca będzie zwolniony z obowiązku jej wypłaty.