Wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika

Podstawowym dokumentem niezbędnym pracodawcy w celu podjęcia właściwych kroków zmierzających do rozliczenia i wypłaty wynagrodzenia zmarłego pracownika jest akt zgonu, a oznaczona w nim data zgonu stanowi dzień zakończenia stosunku pracy.

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa (Art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy).

Przedstawiony akt zgonu musi być opatrzony czerwoną pieczęcią organu wystawiającego. Pracodawca potwierdza kopię za zgodność z oryginałem i zostawia ją w aktach pracownika, zwracając oryginał.

Dokumenty wymagane przez pracodawcę

Pracodawca powinien uzyskać od osób uprawnionych do otrzymania świadczeń po zmarłym pracowniku dokument potwierdzający pokrewieństwo, a także dodatkowe oświadczenie. Powinno ono zawierać: imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL bądź NIP w zależności od tego, którym posługuje się osoba uprawniona, a także nazwę i adres urzędu skarbowego, w celu uregulowania zobowiązań podatkowych. Natomiast, jeżeli nie ma żadnej osoby uprawnionej, konieczne jest uzyskanie i przedstawienie pracodawcy postanowienia sądu o stwierdzeniu nabyciu spadku bądź zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.

Należności przysługujące rodzinie po śmierci pracownika

Pracodawca ma obowiązek rozliczenia należności, które przysługują pracownikowi do dnia śmierci. Prawa majątkowe ze stosunku pracy nie wygasają, lecz przechodzą na osoby wskazane w art. 63¹ § 2 Kodeksu Pracy.

Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku (Art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy).

Prawa majątkowe, których dotyczy ta reguła, to m.in. niewypłacone zmarłemu pracownikowi wynagrodzenie, diety, nagrody, a także ekwiwalent za urlop czy nadgodziny. Wszystkim osobom uprawnionym przysługuje równa część do każdego z tych świadczeń.

Od wypłaconego rodzinie wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie potrąca się składek ZUS, jednak konieczne jest odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy.

Powyższa regulacja nie dotyczy zobowiązań (długów) pracownika wobec pracodawcy. Długi pracownika zawsze obciążają spadkobierców.

Komu przysługują należności z tytułu umowy o pracę po zmarłym pracowniku

Na pracodawcy spoczywa obowiązek, aby ustalić osoby uprawnione do otrzymania należności po zmarłym pracowniku.

Świadczenia związane ze stosunkiem pracy, otrzymują małżonek oraz inni członkowie rodziny spełniający warunki do uzyskania renty rodzinnej. Krąg osób uprawnionych do renty rodzinnej określa art. 65 i nast. u.e.r.f.u.s.

Zgodnie z art. 67 u.e.r.f.u.s:

1. Do renty rodzinnej uprawnieni są członkowie rodziny, którzy spełniają warunki określone w art. 68-71 ustawy, czyli:
   • dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione – do 16 lat lub ukończenia nauki w szkole (nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25 lat życia) lub bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji,
   • przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
   • małżonek (wdowa i wdowiec),
   • rodzice.
2. Za rodziców w rozumieniu ustawy uważa się również ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające.

Zgodnie z art. 71 u.e.r.f.u.s. rodzice mają prawo do renty rodzinnej, jeżeli:

• zmarły pracownik bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do utrzymania rodziców,
• w chwili śmierci pracownika, rodzice/rodzic mieli co najmniej 50 lat lub byli niezdolni do pracy, a także gdy osiągnęli wiek 50 lat lub stali się niezdolni do pracy po śmierci pracownika, nie później niż w ciągu 5 lat od jego śmierci.

Wszystkie wymienione wyżej osoby mają prawo do świadczeń majątkowych ze stosunku pracy po zmarłym pracowniku niezależnie od tego, czy są jego spadkobiercami. Tym samym nawet ich wydziedziczenie nie spowoduje utraty uprawnień do świadczeń.

Wszystkie osoby uprawnione nabywają prawo do każdego ze świadczeń w częściach równych. Jeżeli uprawnionymi są małżonek zmarłego pracownika oraz jego pełnoletnie dzieci, wypłaty należy dokonać indywidualnie, do rąk każdego z uprawionych. Jeżeli dzieci są małoletnie, wypłaty należnych im części dokonuje się do rąk ich rodzica. W razie braku takich osób, prawa te wchodzą do spadku po zmarłym pracowniku i podlegają dziedziczeniu na zasadach ogólnych.

Odprawa pośmiertna dla członków rodziny pracownika

W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna (Art. 93 § 1 Kodeksu pracy).

Odprawa pośmiertna to jednorazowe świadczenie pieniężne, którego wartość ustala się na podstawie stażu pracy u danego pracodawcy.

Wysokość odprawy, jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:
1) jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
2) trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
3) sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową nie jest niższe, niż odprawa pośmiertna.

W przypadku, gdy odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela jest niższe, wówczas pracodawca ma obowiązek wypłacić różnicę.

Po zakończeniu roku, osoby uprawnione powinny otrzymać po zmarłym informację podatkową PIT-11. Wypłacone po śmierci pracownika należności pracodawca wykazuje w PIT-11 wystawionym na rzecz osób otrzymujących świadczenie – część E, wiersz 7 formularza PIT-11(25), w części prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art. 18 ustawy o PIT.

Więcej o rozliczeniu wynagrodzenia zmarłego pracownika w kontekście PIT-11 przeczytaj w moim artykule “Rozliczenie wynagrodzenia po śmierci pracownika, a PIT-11” <kliknij tutaj>

W przypadku uprawnionych do świadczeń po zmarłym pracowniku nieletnich dzieci, należności należy wypłacić opiekunowi prawnemu. W takim przypadku PIT 11 powinien być wystawiony na dziecko.

Kwota odprawy pośmiertnej nie jest wykazywana w deklaracji PIT-11, gdyż jest ona zwolniona z opodatkowania. Odprawa pośmiertna nie podlega również oskładkowaniu, gdyż nie jest przychodem ze stosunku pracy ani z innego tytułu objętego obowiązkiem ubezpieczeń.

Śmierć pracownika a świadectwo pracy

W związku ze śmiercią pracownika na pracodawcy spoczywa również obowiązek wydania świadectwa pracy.

Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej.

Kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Procedurę tę reguluje § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, Dz.U. nr 60, poz. 282 ze zm.).

Pobierz bezpłatny e-book “Wygaśnięcie stosunku pracy. Obowiązki pracodawcy i należności po zmarłym pracowniku”

Dołącz do 9-miesięcznego programu rozwoju zawodowego i zostań certyfikowanym Specjalistą ds. Kadr i Płac | Do 21 sierpnia 2023 odbierz Kurs Dokumentacja GRATIS!