W jakim terminie po złożeniu rozliczenia podroży służbowej pracodawca powinien zwrócić pracownikowi poniesione koszty? 

Rozporządzenie w sprawie należności przysługujących z tytułu podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowej reguluje rozporządzenie MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wprawdzie bezpośrednim adresatem rozporządzenia są jednostki sfery budżetowej, jednak korzystają z nich także pracodawcy z sektora prywatnego.  

Rozporządzenie wymienia zasady odbywania podróży służbowej, rodzaje świadczeń przysługujących pracownikom, w tym sposób rozliczania diet  i kosztów jakie ponosi pracodawca. Ponieważ w trakcie podróży służbowej mogą pojawić się dodatkowe wydatki pracodawcy często wypłacają wyjeżdżającym pracownikom zaliczkę na ich pokrycie.  

Zgodnie z §5 rozporządzenia pracownik jest zobowiązany rozliczyć służbową w ciągu 14 dni od jej zakończenia, przedstawiając dokumenty poświadczające poniesione wydatki – faktury lub rachunki, a jeżeli ich nie posiadają, powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W przypadku, kiedy przed podróżą została wypłacona zaliczka, a udokumentowane wydatki są niższe niż otrzymana od pracodawcy kwota, pracownik będzie musiał nadwyżkę zwrócić. Może ją wpłacić do kasy, przelać na konto pracodawcy albo odbędzie się to w drodze potrącenia z wynagrodzenia. 

§ 5. 1. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
2. Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
3. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

W jakim terminie pracodawca powinien zwrócić pracownikowi wydane kwoty?

Jeżeli jednak zaliczki nie było, albo wydatki przewyższają jej wartość, to pracodawca będzie musiał zwrócić pracownikowi wydane kwoty. I tu pojawia się pytanie, w jakim terminie powinien to zrobić. O ile w przepisie znajdujemy termin narzucony pracownikowi na rozliczenie wyjazdu (14 dni), tak nie ma tam żadnej informacji o terminie zwrotu pracownikowi wydatków związanych z delegacją.

Należałoby zatem odwołać się do kodeksu cywilnego, a ten stanowi, że w przypadku kiedy termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony, ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do jego wykonania. 

Przekładając to na relację pracodawca – pracownik można uznać, że takim wezwaniem dłużnika (czyli pracownika) jest przedłożone rozliczenie delegacji, pracodawca zaś powinien jak najszybciej dokonać zwrotu. Aby uniknąć nieporozumień, rekomendowane jest wprowadzenie odpowiednich zapisów ze sprecyzowanymi terminami do przepisów wewnątrzzakładowych (np. określenie, że pracodawca ma na zwrot 7 dni od dnia przedłożenia rozliczenia przez pracownika).  

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o podróżach służbowych to lektura w sam raz dla Ciebie: Książka “Wszystko co musisz wiedzieć o podróżach służbowych” | Eduwersum® (monikasmulewicz.pl)