Exit interview

Obecnie mamy do czynienia z sytuacją, w której niełatwo jest znaleźć doświadczonego specjalistę, a wykwalifikowani pracownicy nie boją się zmieniać pracy w poszukiwaniu oferty i atmosfery, która najlepiej odpowie na ich potrzeby. Czasy, kiedy pracodawcy nie przywiązywali zbyt dużej wagi do oczekiwań zatrudnianych osób odchodzą do lamusa. Dobrze przeprowadzony onboarding, a na koniec exit interview jest tak samo ważny jak benefity i wynagrodzenie.

Co to jest exit interview?

Exit interview jest niejako przeciwieństwem pierwszego kontaktu pracownika z firmą. To nic innego jak spotkanie podsumowujące pomiędzy przedstawicielami kierownictwa a osobą, która opuszcza organizację, dobrowolnie lub poprzez rozwiązanie stosunku pracy. Celem spotkania jest poznanie przyczyn rozstania oraz opinii pracownika o firmie, którą pracownik opuszcza. 

Exit interview to jedno z najlepszych narzędzi HR, które dobrze wpływa na wizerunek pracodawcy w procesie outplacementu, czyli inaczej „zwolnienia monitorowanego”. Chociaż rozmowy końcowe są często polityką firmy należy pamiętać, że zawsze powinny być dobrowolne.

Jaki jest cel exit interview?

Głównym celem exit interview jest poznanie przyczyny odejścia pracownika z organizacji. Dzięki temu wiemy co jest nie tak w naszej firmie. Dobrze przeprowadzone wywiady końcowe mogą być dla organizacji doskonałym narzędziem do zbierania otwartych i szczerych informacji zwrotnych, które ostatecznie pomogą przeciwdziałać rotacji pracowników oraz wpłynąć na ogólne usprawnienie przedsiębiorstwa.

Inne korzyści płynące z efektywnego exit interview obejmują:

• Polubowne rozstanie. Biorąc pod uwagę, że 15 procent pracowników wróciło do pracy do byłego pracodawcy (praktyka nazywana bumerangingiem), ważne jest, aby pracownicy rozstali się z firmą z pozytywnym wynikiem. Dobrze przeprowadzony exit interview może to zagwarantować.
• Podsumowanie zatrudnienia. Rozmowa końcowa może pomóc w ustaleniu uporządkowanego odejścia poprzez wyjaśnienie utrzymujących się zobowiązań, takich jak zwroty sprzętu, klauzule o zakazie konkurencji, umowy dotyczące własności intelektualnej i inne. Exit interview jest również okazją do przekazania pracownikowi informacji o ewentualnych świadczeniach do wypłaty oraz obowiązujących umowach pomiędzy firmą a pracownikiem.
• Pytania i odpowiedzi. Pracownicy mogą mieć kilka pytań, które chcieliby zadać w celu wyjaśnienia i zakończenia zatrudnienia, a rozmowa końcowa może być dla nich idealnym ku temu miejscem.
• Wewnętrzne “oczyszczenie”. Niektórzy odchodzący pracownicy mogą mieć długotrwałe frustracje i skargi, które chcieliby wyrazić. Jeśli pracodawca nie da im szansy na zrobienie tego w wywiadzie końcowym, mogą zamiast tego publicznie przedstawić swoje żale. Może to nie tylko zaszkodzić marce pracodawcy, ale może również oznaczać, że organizacja nie otrzymuje ważnych informacji zwrotnych.

Exit interview ma szczególną wartość ponieważ osoba odchodząca przestaje się obawiać, że przez to, co powie, mogą zostać wyciągnięte wobec niej negatywne konsekwencje. Wobec tego na rozmowie takiej odchodzący pracownik zazwyczaj jest bardziej szczery niż podczas rozmów w trakcie zatrudnienia.

Zapraszając pracownika na exit interview dajemy znać mu oraz innym, że nasza firma liczy się ze zdaniem pracowników, szanuje ich opinie i chce z nich skorzystać. Szacunek i dobre traktowanie odchodzącego z firmy pracownika to najlepszy sposób na poprawienie wizerunku pracodawcy.

Kto je przeprowadza?

W środowisku korporacyjnym “rozmowy wyjściowe” są zwykle przeprowadzane przez pracowników działu zasobów ludzkich (HR). Alternatywnie, w zależności od wielkości firmy i innych czynników, wywiady mogą być przeprowadzane przez kierownictwo lub zlecone dostawcy usług HR.

Wywiad może być przeprowadzony osobiście, telefonicznie, za pośrednictwem czatu lub poczty e-mail lub w formie ankiety internetowej. Ogólnie rzecz biorąc, metody interaktywne są uważane za bardziej przydatne niż ankiety. Pozwalają one ankieterom odpowiedzieć pracownikowi i opracować pytania uzupełniające, które mogą dostarczyć bardziej szczegółowych informacji.

Jakie pytania są najczęściej zadawane pracownikowi podczas exit interview?

Konkretne pytania zadawane podczas rozmowy końcowej różnią się w przypadku pracowników zwolnionych i osób odchodzących dobrowolnie. Dla pracownika odchodzącego dobrowolnie najważniejszym pytaniem jest „Dlaczego?”

Niezależnie od tego, czy pracownik odchodzi z pracy, czy zostaje zwolniony, warto zapytać, co mu się najbardziej podobało w pracy, a co najmniej. Jeśli kilku pracowników wspomina o problemach w pracy np. z konkretnym menedżerem, jest to kwestia, którą należy zbadać. Kiedy pracownik zostaje zwolniony z powodu nieodpowiedniej wydajności, warto zapytać, czy jego zdaniem do problemu przyczyniły się praktyki biznesowe lub inne kwestie korporacyjne.

Najczęściej zadawane pytania podczas exit interview to:

• Co skłoniło Cię do decyzji o odejściu?
• Jaka część Twojej pracy najbardziej Ci się podobała / nie podobała?
• Czy czujesz, że otrzymałeś odpowiednie i kompletne szkolenie?
• Co w firmie wymaga poprawy?
• Czy poleciłbyś naszą firmę innym osobom poszukującym pracy?
• Co wpłynęło na Twoją decyzję o odejściu z firmy?
• Jak oceniasz ogólne warunki pracy? 
• Jak oceniasz atmosferę w zespole? 
• Czy bierzesz pod uwagę pozostanie w firmie?

Niezależnie od zadanych pytań, najważniejsze, by w czasie rozmowy HR manager lub inna osoba przeprowadzająca rozmowę była bezstronnym słuchaczem dającym możliwość swobodnego wypowiedzenia się. Wszystkie informacje, które zostały zebrane podczas exit interview od odchodzącej osoby powinny zostać poddane dokładnej analizie.

Temat rekrutacji, onboardingu, ocen pracowniczych, benefitów, kultury organizacyjnej w firmie, exit interview jest szczegółowo omawiany w Akademii HR Zarządzania Zasobami Ludzkimi. Kolejna edycja kursu rozpoczyna się 3 listopada.