Co zrobić, gdy pracownik nie zdąży odebrać nadgodzin w okresie rozliczeniowym?

Czy można odebrać nadgodziny w następnym okresie rozliczeniowym?

Pracownik zatrudniony w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym w ostatnim miesiącu okresu wypracował kilkanaście godzin nadliczbowych. Chciałby odebrać te godziny (potrzebuje czasu wolnego), ale ze względu na dużą ilość pracy do końca okresu rozliczeniowego nie będzie to możliwe. Mógłby to zrobić dopiero w kolejnym miesiącu, ale wtedy rozpocznie się już nowy okres rozliczeniowy. Co możemy w takiej sytuacji zrobić?

Pracodawco, w pierwszej kolejności udziel czasu wolnego!

Zasadą jest, że rozliczenie czasu pracy powinno nastąpić na koniec okresu rozliczeniowego. Jeżeli pracownikowi nie udzielono czasu wolnego za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych, co w kodeksie pracy jest zawsze pierwszą opcją rekompensaty, pracodawca jest zobowiązany do zapłaty za te godziny wynagrodzenia wraz z odpowiednimi dodatkami. Ich wysokość jest uzależniona od tego, kiedy te nadgodziny powstały. 

Czy pracownikom zatrudnionym w zadaniowym systemie czasu pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić odpoczynki dobowe i tygodniowe? Tutaj odpowiedź!

Wniosek o odbiór godzin nadliczbowych

Aby dać pracownikowi możliwość odbioru godzin nadliczbowych należy poprosić go o wypisanie wniosku o odbiór w uzgodnionym z pracodawcą terminie. Wtedy odebranie czasu wolnego w następnym okresie rozliczeniowym będzie dozwolone. W sytuacji, kiedy to pracodawca chciałby udzielić czasu wolnego, bez wniosku pracownika, musi to zrobić do końca okresu rozliczeniowego lub wypłacić wynagrodzenie z dodatkami.

Rekomendacje społeczności praktyków kadr i płac na Facebooku

Jeżeli chodzi o kwestię wynagrodzenia, w sytuacji kiedy czas wolny za nadgodziny został udzielony w tym samym miesiącu, wówczas wymiar czasu pracy ulega zrównoważeniu i wynagrodzenie pozostaje bez zmian. Jeżeli czas wolny został udzielony w kolejnym okresie rozliczeniowym, wówczas wynagrodzenie powinno zostać odpowiednio przeliczone w tych miesiącach, o czym informuje stanowisko Głównego Inspektora Pracy z 2005 r. w sprawie czasu wolnego za nadgodziny (GNP-367-4560/05/PE): „Za czas wolny udzielony w zamian za pracę nadliczbową wynagrodzenie nie przysługuje, bo pracownik nie świadczy wtedy pracy, a nie ma przepisu, który gwarantowałby zachowanie prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielony za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeżeli zatem odbiór czasu wolnego za nadgodziny miał miejsce na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normę, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę. Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe. Ta zasada dotyczy zarówno systemu wynagradzania miesięcznego, jak i godzinowego”.

Anna Tusińska, Kierownik ds. kadr i płac

Pracodawca może udzielić na pisemny wniosek pracownika w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych czasu wolnego od pracy w tym samym wymiarze. Takie oddanie czasu wolnego z inicjatywy pracownika w zamian za pracę w nadgodzinach może odbyć się poza okresem rozliczeniowym. Należy jednak dodać, że wniosek o odbiór czasu wolnego w innym okresie rozliczeniowym powinien zostać złożony przez pracownika do końca okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiła praca nadliczbowa z przekroczenia średniotygodniowego. Natomiast w przypadku pracy nadliczbowej z przekroczenia dobowego wniosek powinien zostać złożony przed najbliższą wypłatą wynagrodzenia.

Należy pamiętać, że pracodawca udziela czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych bez wniosku pracownika najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Działanie takie nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Pracodawca powinien pamiętać również, że w przypadku udzielenia pracownikowi czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi nie przysługuje dodatek za pracę w nadgodzinach. Stanowisko w tej materii zajął Główny Inspektorat Pracy w dniu 21 kwietnia 2009 r. (GPP-306-4560-32/09/PE/RP). GIP podał, że “pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadająca bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151(2) paragraf 2 KP i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.”

MRPiPS w stanowisku z dnia 7 grudnia 2017 r. zaznaczyło, że “za czas wolny udzielony pracownikowi tytułem rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych na jego wniosek, zgodnie z art 151(2) KP, generalnie wynagrodzenie nie przysługuje. Trzeba mieć jednak na uwadze, że wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy powinno być ustalone w taki sposób l, aby jego wysokość nie była niższa od obowiązującej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jeżeli zatem miesięczne wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy jest równe wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, to pracownik ten nie może otrzymać za dany miesiąc wynagrodzenie na niższym poziomie”.

Reasumując w omawianej sytuacji pracownik, który chce skorzystać z czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych poza okresem rozliczeniowym powinien pamiętać o złożeniu pisemnego wniosku z zachowaniem stosownych terminów.

Anna Letkowska, Specjalistka ds. kadr i płac