Placówka oświatowa Eduwersum

Przechowywanie elektronicznego oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę – stanowisko MRPiT

Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronnym oświadczeniem woli jednej ze stron, mające na celu zakończenie istniejącego stosunku pracy. Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.

Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach

Założycielka HR na Szpilkach i Eduwersum

Data publikacji:
26 kwietnia 2021

Wypowiedzenie umowy o pracę w formie elektronicznej

Art.  781. §  1. Kodeks cywilny – Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§  2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Na podstawie powyższego przepisu, do zachowania elektronicznej formy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli czyli takiego, który posiada potwierdzenie ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Taka interpretacja jest powszechnie przyjmowana, a powyższe stanowisko potwierdził również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 sierpnia 2009 r. (sygn. akt I PK 58/09).

Wypowiedzenie jest skuteczne, jeśli zostało skutecznie doręczone. Oświadczenie woli wysłane e-mailem bez certyfikowanego podpisu nie stanowi formy pisemnej, która jest wymagana przy rozwiązywaniu stosunku pracy. Takie elektroniczne doręczenie wypowiedzenia jest ważne i wywołuje skutki prawne, ale jest wadliwe i możliwe do zakwestionowania przed sądem pracy. 

Jak przechowywać taki dokument?

W dobie koronawirusa pracodawca może wysłać wypowiedzenie na prywatny mail pod warunkiem, że opatrzy je kwalifikowanym podpisem.

Należy również pamiętać o obowiązku przechowywania tego dokumentu we właściwej postaci.

Pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej. (art. 94. 9a KP).

Stanowisko MRPiT w sprawie przechowywania dokumentacji elektronicznej, gdy pracodawca prowadzi dokumentację w postaci papierowej:

Jeżeli, zgodnie ze swoim wyborem, pracodawca prowadzi np. całość dokumentacji pracownika w postaci papierowej, to w przypadku np. wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę dokonanego w formie elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego dokument zawierający oświadczenie woli pracodawcy w tym zakresie, po przekształceniu jego postaci na papierową, powinien zostać dołączony do pozostałej dokumentacji papierowej i w takiej postaci być przechowywany. (…) Przepisy nie zobowiązują pracodawcy do dalszego, równoległego przechowywania tego dokumentu w postaci pierwotnej, tj. elektronicznej.”

Art. 948 § 3 Kodeks pracy określa sposób zmiany postaci prowadzonej dokumentacji z elektronicznej na papierową – przez sporządzenie wydruku konkretnego dokumentu i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

A co w przypadku, gdy pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej i potrzebuje dołączyć dokument w wersji papierowej?

Odpowiedź zawarta jest w § 11 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Podsumowując, oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym należy traktować na równi z oświadczeniem złożonym w tradycyjnej formie pisemnej. Pracodawca ma możliwość dołączania dokumentów elektronicznych do dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej poprzez zmianę ich postaci na papierową w przedstawiony wyżej sposób i umieszczenie ich oraz przechowywanie w dokumentacji pracowniczej, mając przy tym na uwadze konieczność zapewnienia czytelności, dostępu i spójności tej dokumentacji.

O  sposobie i zakresie prowadzenia akt osobowych po 1 stycznia 2019 roku przeczytasz tutaj: Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli ewidencja czasu pracy po 1 stycznia 2019 roku.

Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach

Założycielka HR na Szpilkach i Eduwersum

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 6 miesięcy
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego

  • Start: 20.08.2024
  • 3 miesiące
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Prawa Pracy dla wymagających

  • Start: 12.06.2024
  • 3 miesiące
3500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Kalkulacji Wynagrodzeńdla wymagających

  • Start: 6.11.2024
  • 3 miesiące
4000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • Start: 26.09.2024
  • 4 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Zatrudniania Cudzoziemców

  • Start: 18.11.2024
  • 3 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Master Certyfikowany kurs kierownika działu kadr i płac

  • Start: 12.06.2024
  • 6 miesięcy
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia HRCertyfikowany kurs specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi

  • Start: 5.06.2024
  • 6 miesięcy
4200 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź
Newsletter

Zostawienie adresu email jest równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie ode mnie wiadomości i z akceptacją naszej Polityki Prywatności.

Polityka prywatności
Dziękujemy!

Nasze ostatnie wpisy na blogu

HR Detektywi #99 Nowe stanowisko GIP, nowe limity dla pracujących emerytów, sygnaliści nie zgłoszą naruszeń prawa pracy

Monitoring nowości i zmian w przepisach prawa pracy. To musisz wiedzieć! GIP doprecyzował zasady udzielania dnia wolnego z tytułu świąt religijnych. Pracownicy oczekują pozytywnego feedbacku i empatii. Nowe limity zarobkowania dla emerytów. Senat wykreślił obszar prawa pracy z katalogu naruszeń, które będą podlegały zgłoszeniom przez sygnalistów.

Zobacz kursy, szkolenia i programy rozwoju zawodowego organizowane przez Eduwersum

Eduwersum Collegium Rozwoju HR (dawniej: Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi) - lider na rynku nowoczesnych szkoleń online z dziedziny tzw. twardego i miękkiego HR

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 6 miesięcy
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego

  • Start: 20.08.2024
  • 3 miesiące
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Prawa Pracy dla wymagających

  • Start: 12.06.2024
  • 3 miesiące
3500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Kalkulacji Wynagrodzeńdla wymagających

  • Start: 6.11.2024
  • 3 miesiące
4000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • Start: 26.09.2024
  • 4 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Zatrudniania Cudzoziemców

  • Start: 18.11.2024
  • 3 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Master Certyfikowany kurs kierownika działu kadr i płac

  • Start: 12.06.2024
  • 6 miesięcy
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia HRCertyfikowany kurs specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi

  • Start: 5.06.2024
  • 6 miesięcy
4200 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

To nowoczesny projekt edukacyjny, oferujący specjalistyczną wiedzę i doświadczenie z obszaru prawa pracy, kalkulacji wynagrodzeń oraz zarządzania procesami kadrowo-płacowymi i HR w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach.

  • Certyfikowane szkolenia online i stacjonarne
  • Programy rozwoju zawodowego dla początkujących, specjalistów i menedżerów
  • Zaświadczenia MEiN (Eduwersum jest placówką oświatową)
  • Wysokie standardy potwierdzone ISO 9001

Metoda kształcenia oparta jest o praktykę i własne doświadczenie Uczestników. Wierzymy, że tylko uczenie się przez doświadczenie daje gwarancję zdobycia wiedzy.