Praca zdalna w kwietniu – na podstawie przepisów COVID-owych czy Kodeksu pracy?

Dnia 29.03.2023 r. opublikowano w Dzienniku Ustaw rozporządzenie Rady Ministrów zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego. Na mocy aktu Dziennik Ustaw 2023 poz. 598 stan zagrożenia epidemicznego, obowiązujący w Polsce od maja 2022 r., przedłużony został do 30 kwietnia 2023 r.

• Czy to oznacza, że do końca kwietnia br. można pracować zdalnie na podstawie tzw. ustawy covidowej?
• Czy pracodawca, który skorzysta z polecenia pracy zdalnej w stanie zagrożenia epidemicznego na mocy art. 67(19) § 1 znowelizowanego Kodeksu pracy będzie zobowiązany do pokrycia kosztów świadczenia pracy zdalnej przez pracownika? 

O komentarz poprosiłam prawniczkę Joannę Cur [LinkedIn], ekspertkę prawa pracy, która już 14 kwietnia poprowadzi szkolenie ze zmian w prawie pracy:

Polecenie pracy zdalnej wciąż w mocy!

Tak, potwierdzam – ze względu na przedłużenie stanu zagrożenia epidemicznego do 30 kwietnia 2023 r. pracodawcy będą mieli możliwość dalszego polecania pracy zdalnej (a więc będzie to polecenie, tak jak przez ostatnie 3 lata, a nie wniosek pracownika). Będzie to już jednak polecenie na podstawie nowych przepisów, a dokładnie na podstawie art. 67 (19) §3 Kodeksu pracy (w nowym brzmieniu), ponieważ art. 15 Ustawy o zmianie Ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw uchyla art. 3 Specustawy, który mówi o polecaniu pracy zdalnej.

Czyli teoretycznie nic nie musimy zmieniać (poza tym, że pracownikowi będzie należał się ryczałt za pracę w formie zdalnej na podstawie polecenia). W dniu 7 kwietnia 2023 r. wejdą do Kodeksu pracy, na stałe, nowe przepisy o pracy zdalnej. Co to oznacza dla pracodawcy, który nie zdecyduje się na wdrożenie kodeksowej pracy zdalnej?

Okazjonalna praca zdalna

Od 7 kwietnia pracownicy będą mogli składać wnioski o pracę zdalną okazjonalną (do 24 dni). I pracodawca będzie mógł taki wniosek uwzględnić.

Praca zdalna okazjonalna nie wymaga regulacji regulaminowej, nie ma też tutaj wypłaty ekwiwalentu/ryczałtu. Wymaga jednak od pracodawcy wypełnienia kilku ważnych formalności:

• uzgodnienia miejsca wykonywania pracy zdalnej,
• przekazania pracownikowi informacji dot. BHP,
• zapoznania pracownika z oceną ryzyka zawodowego,
• zapoznania pracownika z procedurą dot. ochrony danych osobowych,
• odebrania oświadczeń z tym związanych.

Wniosek o pracę zdalną pracownika uprzywilejowanego

Dodatkowo, skoro od 7 kwietnia 2023 wejdą w życie nowe przepisy o pracy zdalnej (a przedłużenie stanu zagrożenia nie ma na tę datę wpływu), to pracodawcę może zalać fala wniosków o pracę zdalną od pracowników uprzywilejowanych.

I wtedy pojawia się pytanie: czy prawidłowym będzie odmówić takim pracownikom możliwości pracy zdalnej tylko z tego powodu, że pracodawca stwierdzi “ja jeszcze nie wprowadzam pracy zdalnej po nowemu, mnie jeszcze obowiązują przepisy o polecaniu”?

Wydaje się, że na tak postawione pytanie powinna być odpowiedź odmowna. Czyli, że pracodawca będzie musiał taki wniosek pracownika uprzywilejowanego uwzględnić, jeśli tylko organizacja pracy i rodzaj pracy pozwalają na pracę zdalną. A wtedy trzeba będzie uzgodnić zasady pracy zdalnej z takim pracownikiem w porozumieniu indywidualnym. No i tutaj pojawia się kolejna wątpliwość – czy jest sens przygotowywania i podpisywania indywidualnych porozumień, skoro i tak przyjdzie taki dzień, że pracodawca wprowadzi pracę zdalną w swojej organizacji wg nowych przepisów? Czy nie lepiej od razu pochylić się nad tematem i przygotować regulacje w postaci regulaminu pracy zdalnej? Tutaj każdy pracodawca powinen odpowiedzieć sobie sam na to pytanie.

Rekomenduję podejść do tematu kompleksowo – zrobić to raz, a nie pochylać się nad tematem indywidualnie, na fali kwietniowych wydarzeń (dla wniosków o pracę okazjonalną oraz dla wniosków pracowników uprzywilejowanych), by ponownie wykonywać to ćwiczenie po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego.

Jestem więc za tym, aby już teraz wprowadzić nowe regulacje i objąć kodeksową pracą zdalną tych, którzy do tej pory w tym trybie pracują. Tutaj warto zaznaczyć, że przy regulaminie pracy zdalnej nie mamy wymogu, aby obowiązywał on dopiero po dwóch tygodniach od poinformowania pracowników o nowych regulacjach. A więc taki regulamin może wejść w życie od razu (oczywiście najwcześniej od 7 kwietnia 2023 r.). 

Konsultacje z organizacją związkową

Warto też przypomnieć, że jeśli w danej firmie funkcjonuje organizacja związkowa to pracodawca zobowiązany jest, aby przeprowadzić z nią konsultacje i podpisać porozumienie. Przepisy nie regulują kiedy dokładnie powinny nastąpić te konsultacje, ważne jest jednak, że jeśli już w firmie się odbyły, to nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej będą mogły obowiązywać w firmie dopiero od 7 kwietnia. Jeśli w ciągu 30 dni nie dojdzie do uzgodnień pomiędzy pracodawcą a organizacją związkową to pracodawca zobowiązany jest aby wprowadzić regulamin pracy zdalnej. Pracodawca musi uwzględnić w nim te postanowienia, które zdążył wypracować ze związkami). Szykuje się gorący okres przedświąteczny…

Już 14 kwietnia 2023 r. zapraszamy na praktyczne szkolenie “Zmiany w prawie pracy 2023” podczas którego prawniczka Joanna Cur, uznana trenerka i ekspertka prawa pracy, ceniona przez społeczność profesjonalistów HR, omówi nie tylko pracę zdalną i kontrolę trzeźwości, ale również nowelizację Kodeksu pracy w zakresie przejrzystych i przewidywalnych warunków zatrudnienia oraz równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.