Zmiana harmonogramu czasu pracy

Częstotliwość tworzenia harmonogramów pracy

Harmonogram pracy pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Powyższe, skromne jak na stopień skomplikowania tematu, wytyczne oparte są o art. 129 § 3 Kodeksu pracy.

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę,
• w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
• na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy rozkład czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ Kodeksu pracy,
• na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Zmiany w harmonogramie pracy

W prawdziwym życiu zdarzają się jednak sytuacje, w których konieczna jest zmiana harmonogramu czasu pracy jednego lub nawet kilku pracowników. Ponieważ zmiana taka wiąże się z ingerencją we wcześniej zaplanowany czas pracy pozostałych pracowników, może ona powodować komplikacje i prowadzić do konfliktów. Chcąc zatem pogodzić interesy obydwu stron stosunku pracy, oraz poszczególnych pracowników, należy ustalić, że zmiany harmonogramu są dopuszczalne, ale mogą być dokonywane tylko w wyjątkowych przypadkach. Mianowicie takich, których wystąpienia pracodawca nie mógł przewidzieć w chwili tworzenia grafiku.

Do takich szczególnych sytuacji należeć będzie zwłaszcza:

• choroba innego pracownika,
• skorzystanie przez pracownika z nieplanowanego wcześniej dnia wolnego, np. zwolnienia okolicznościowego z powodu śmierci członka rodziny, urlopu na żądanie,
• rozwiązanie stosunku pracy z innym pracownikiem,
• skorzystanie przez pracownika z wolnego dnia na opiekę nad dzieckiem.

Zmiana godzin pracy pracownika w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego stanowi zmianę harmonogramu czasu pracy tej osoby. Harmonogram czasu pracy nie może być jednak dowolnie zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 151³ i art. 151¹¹). Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna.

Pismo z dnia 6 kwietnia 2009 r.Główny Inspektorat Pracy, GPP-417-4560-19/09/PE/RP

Czy pracodawca może dokonać jednostronnej zmiany grafiku?

Ze względu na to, że kwestia dokonywania zmian w harmonogramach nie została uregulowana przez ustawodawcę, opierać możemy się jedynie za interpretacjach i wytycznych organów nadzoru.

Zdaniem Departamentu Prawa Pracy MPiPS z art. 129 § 3 k.p. nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być one dokonywane. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy.

Stanowisko MPiPS z 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy zmiana harmonogramu jest dopuszczalna jedynie w sytuacji, gdy pracodawca przewidział taką możliwość w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy czy obwieszczeniu. Pracodawca miałby zatem możliwość dokonywania zmiany w harmonogramie pod warunkiem, że zawarł stosowny zapis w przepisach wewnątrzzakładowych.

Przepisy nie przewidują również terminu na poinformowanie pracownika o zmianach w harmonogramie. Analogiczne regulacje powinny się również znaleźć w przepisach wewnętrznych, obowiązujących u danego pracodawcy.

Mając na uwadze brak jasnych regulacji w zakresie możliwości dokonywania zmian w harmonogramach czasu pracy, a tym bardziej ustawowych terminów w tym zakresie, do ustalania uprawnień pracowniczych ze stosunku pracy właściwy jest pracodawca, a spory na tym tle podlegają indywidualnemu rozstrzygnięciu przez sądy pracy.