4 pytania i odpowiedzi o zatrudnianie cudzoziemców

Autorem odpowiedzi jest mec. Piotr Sawicki, Wspólnik Zarządzający Kancelarią Sawicki i Wspólnicy
Już 23 sierpnia br. zapraszamy na szkolenie “Zmiany w legalizacji pobytu i pracy Obywateli Ukrainy. Aktualizacja 2023”

Cudzoziemiec przyjeżdża do Polski na podstawie karty pobytu wydanej przez inne Państwo UE. Czy można go zatrudnić?

Posiadanie przez cudzoziemca karty pobytu wydanej przez inne Państwo UE nie uniemożliwia zatrudnienia go w Polsce. Natomiast, sam fakt jej posiadania nie uprawnia go do podjęcia pracy w Polsce bez odpowiedniego:

• zezwolenia na pracę,
• oświadczenia o powierzeniu pracy
• w przypadku obywateli Ukrainy – powiadomienia o powierzeniu pracy.

Tym samym, aby zatrudnić cudzoziemca, który przyjechał do Polski na podstawie posiadanej karty pobytu wydanej przez inne Państwo UE oraz ważnego paszportu, będzie konieczne uzyskanie dokumentu legalizującego jego stosunek zatrudnienia.

Należy pamiętać, że karta pobytu wydana przez inne Państwo UE uprawnia cudzoziemca do pobytu w Polsce jedynie przez maksymalnie 90 dni w 180-dniowym okresie. Ponadto, w przypadku ustania przyczyny udzielenia zezwolenia cudzoziemcowi w innym państwie UE, takie zezwolenie może zostać cofnięte danemu cudzoziemcowi. Polski pracodawca nie będzie mieć możliwości, aby samodzielnie dowiedzieć się o takiej sytuacji. Wobec tego, w przypadku chęci zatrudnienia cudzoziemca, który przyjeżdża do Polski na podstawie karty pobytu wydanej przez inne Państwo UE, rekomendujemy niezwłocznie rozpocząć procedurę mającą na celu zalegalizowanie jego dalszego pobytu w Polsce na postawie polskich przepisów. 

Czy zezwolenie na pracę w oryginale zostaje u pracodawcy czy wystarczy kopia?

Jeden z egzemplarzy zezwolenia na pracę, który otrzymuje pracodawca, należy zachować w aktach pracownika-cudzoziemca. Jeśli jest to zezwolenie na pracę wydane w formie elektronicznej, wystarczające jest umieszczenie wydruku tego zezwolenia w aktach pracowniczych.

W przypadku zezwoleń pobytowych np. zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy, oryginał pozostaje do dyspozycji cudzoziemca, natomiast w aktach pracowniczych należy umieścić jego kopię.

W jaki sposób rozliczyć większą (lub mniejszą) liczbę godzin przepracowanych faktycznie przez cudzoziemca, niż tą podaną na oświadczeniu lub zezwoleniu? Pytanie dotyczy zarówno umów zlecenie, jak i umów o pracę.

Zarówno w przypadku oświadczenia, jak i zezwolenia, powierzenie pracy cudzoziemcowi w wymiarze niższym niż w nich określony, będzie stanowić wykroczenie polegające na powierzeniu cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy.

W przypadku większej ilości przepracowanych godzin sytuacja różni się w zależności od umowy, którą zawarł z cudzoziemcem podmiot zatrudniający, jak i dokumentu legalizującego stosunek zatrudnienia cudzoziemca. 

• Jeśli cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie stosunku pracy (zawarto z nim umowę o pracę), to praca w godzinach nadliczbowych nie skutkuje powstaniem dodatkowych obowiązków u pracodawcy. Nadgodziny powinny zostać rozliczone tak samo, jak w przypadku obywateli Polski. Przykładowo, cudzoziemiec zatrudniony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy (na pełen etat) będzie pracować legalnie, gdy zajdzie potrzeba świadczenia przez niego pracy w tzw. nadgodzinach. Zatem praca w godzinach nadliczbowych nie wymaga uzyskania nowego zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń.
• W przypadku cudzoziemca wykonującego pracę na podstawie stosunku pracy, gdy dokumentem legalizującym wykonywanie przez niego pracy jest zezwolenie na pracę, zwiększenie wymiaru czasu pracy, przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia — nie wymaga uzyskania nowego zezwolenia na pracę. Przykładowo, cudzoziemcowi wykonującemu pracę na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy, np. na pół etatu za wynagrodzeniem 2000 zł brutto — można legalnie powierzyć wykonywanie pracy w pełnym wymiarze czasu pracy (na pełen etat), jeśli jego wynagrodzenie zostanie proporcjonalnie zwiększone do 4000 zł brutto.

Natomiast, w przypadku, gdy dokumentem legalizującym wykonywania pracy przez cudzoziemca na podstawie umowy o pracę jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, zwiększenie wymiaru czasu pracy nie jest możliwe.

W sytuacji, w której pracodawca będzie chciał zwiększyć wymiar czasu pracy cudzoziemcowi, którego stosunek pracy był zalegalizowany na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, zajdzie konieczność złożenia nowego oświadczenia uwzględniającego zwiększenie cudzoziemcowi wymiaru czasu pracy przed taką zmianą. Zatem nie ma możliwości powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi w pełnym wymiarze czasu pracy (na pełen etat), gdy wykonuje pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy np. na pół etatu w przypadku, gdy jego stosunek pracy został zalegalizowany oświadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy. Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przez Państwową Inspekcję Pracy.

W przypadku umów cywilnoprawnych zawieranych z cudzoziemcem, PIP oraz Straż Graniczna stoją na stanowisku, iż nie jest dozwolone zwiększenie określonej liczby godzin w danym tygodniu lub miesiącu. W takim wypadku zajdzie konieczność uzyskania zezwolenia lub oświadczenia uwzględniającego zwiększoną liczbę godzin pracy danego cudzoziemca.

Czy zezwolenia/oświadczenia ulęgają przedłużeniu dla osób, które wjechały do Polski po marcu 2020 r. ?

Jeśli ostatni dzień ważności zezwolenia na pracę przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, okres ważności tego zezwolenia na pracę ulega przedłużeniu z mocy prawa do upływu 30. dnia następującego po dniu odwołania tego ze stanów, który obowiązywał jako ostatni.

Zatem nie jest decydującym czynnikiem, kiedy miał miejsce wjazd cudzoziemca do Polski, lecz data upływu ważności zezwolenia na pracę.

Powyższe stosuje się analogiczne do oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Zatem, jeżeli w oświadczeniu wskazano okres pracy, którego koniec przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, cudzoziemiec może wykonywać pracę określoną oświadczeniem na rzecz podmiotu, który złożył oświadczenie, w okresie lub okresach nieobjętych oświadczeniem do upływu 30. dnia następującego po dniu odwołania tego ze stanów, który obowiązywał jako ostatni, bez zezwolenia na pracę. O procedurze zatrudnienia cudzoziemca po zakończeniu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego opowiemy podczas szkolenia 23 sierpnia 2023 r.