Kiedy i w jakich terminach wypłacamy zasiłki?

Zgodnie z Art. 61 ustawy uprawnienia do zasiłków ustalają i je wypłacają płatnicy składek, jeżeli zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Liczbę ubezpieczonych, od której zależeć będzie obowiązek wypłaty zasiłków ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Jeśli płatnik składek nie zgłaszał na ten dzień żadnej osoby, liczbę tę ustala się według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonał takiego zgłoszenia.

Przykład 1

Płatnik składek rozpoczął działalność w maju 2018 i jeszcze w tym samym miesiącu zatrudnił pierwszych pracowników i podpisał kilka umów zlecenia. Do ubezpieczenia chorobowego zgłosił 15 pracowników i 6 zleceniobiorców. Ponieważ łączna liczba ubezpieczonych wyniosła 21 osób, oznacza to, że w danym roku płatnik będzie naliczał i wypłacał zasiłki swoim pracownikom i zleceniobiorcom.

W pozostałych przypadkach zasiłki są naliczane i wypłacane bezpośrednio przez ZUS, a więc otrzymają je następujące osoby:

• pracownicy i zleceniobiorcy zatrudnieni przez płatników zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób,
• ubezpieczeni prowadzący działalność gospodarczą,
• ubezpieczeni będący duchownymi,
• osoby uprawnione do zasiłków po staniu ubezpieczenia,
• ubezpieczeni podlegający ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

W sytuacji, kiedy zasiłek ma wypłacić ZUS płatnik składek ma obowiązek przedłożyć zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku, czyli dokument, na podstawie którego ZUS ustali uprawnienia i wyliczy wartość świadczenia (ZUS Z-3 – w przypadku pracowników, ZUS Z-3A – w przypadku innych ubezpieczonych, Z-3B – w przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą).

Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontynuuje po dniu 31 grudnia podjętą wcześniej wypłatę zasiłku, nawet, jeżeli od dnia 1 stycznia płatnik składek jest zobowiązany, do wypłaty zasiłków.

Przykład 2

Pracownica zachorowała w grudniu 2017 r i z tego tytułu jest uprawniona do zasiłku chorobowego. Zwolnienie otrzymała na okres od 2 grudnia 2017 r. do 15 stycznia 2018 r. W 2017 roku płatnik składek nie mógł wypłacać zasiłków, ponieważ rozpoczął działalność w marcu i w pierwszym miesiącu zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego tylko 7 osób. Na 30 listopada liczba ubezpieczonych wynosiła już 30 osób, co oznacza, że w 2018 zasiłki będą naliczane i wypłacane przez płatnika składek. Ponieważ jednak pracownica rozpoczęła pobieranie świadczenia w 2017 roku i wtedy wypłacał je bezpośrednio ZUS, również za okres zwolnienia przypadający w 2018 r. zasiłek będzie wypłacony przez zakład, pomimo iż płatnik stał się w 2018 r zobowiązany do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego.

Gdyby jednak zdarzyła się sytuacja odwrotna, tzn. płatnik wypłacał zasiłek w 2017 r., ale na rok 2018 utracił to uprawnienie, to wypłata zasiłku za część zwolnienia przypadającą w styczniu zostanie przejęta przez ZUS. Obowiązkiem płatnika składek będzie przekazanie do ZUS niezbędnej dokumentacji.

Ta sama zasada dotyczy wszelkich rodzajów zasiłków, nie tylko zasiłku chorobowego.

W jakich terminach wypłacamy zasiłki?

Płatnicy składek uprawnieni do wypłaty zasiłków wypłacają je w terminach wypłaty wynagrodzeń (lub dochodów).  Natomiast Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokonuje wypłat na bieżąco, po potwierdzeniu uprawnień ubezpieczonego. Robi to jednak nie później niż w ciągu 30 dni od momentu dostarczenia wszystkich niezbędnych do wypłaty dokumentów. Jeśli płatnik składek spóźni się z wypłata zasiłku, to podobnie jak w przypadku spóźnionej wypłaty wynagrodzenia, ma obowiązek wypłacić odsetki, na zasadach określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Nalicza się je od dnia następnego po upływie terminu wypłaty świadczenia według następującego wzoru:

Kwota zasiłku x liczba dni opóźnienia x stopa procentowa odsetek

365 (lub 366) dni x 100

Wynagrodzenie płatnika za wypłatę zasiłków

Za wykonywanie obowiązków związanych z wypłata zasiłków (ustalanie uprawnień, naliczanie i wypłata) płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wysokości 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

Wynagrodzenie to nie dotyczy jednak zasiłków z ubezpieczenia wypadkowego (art. 3 ust. 2 ustawy  o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z § 1 rozporządzenia MP i PS z 14 grudnia 1998 r.  w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Jest to uprawnienie, nie obowiązek. Wynagrodzenie to odejmuje się od kwoty należnych do zapłaty składek (wykazuje się je w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku dotyczącym wypłaconych świadczeń)