HR Detektywi #91 Badania kontrolne, wyjścia prywatne, dyscyplinarka, informacja o warunkach zatrudnienia

News 1: Badania kontrolne – czy konieczna jest ta sama przyczyna niezdolności do pracy?

Jedną z okoliczności, które obligują pracodawcę do wysłania pracownika na badania lekarskie, jest jego nieobecność w pracy spowodowana chorobą. Kodeks pracy w art. 229 §2 nakazuje skierowanie pracownika na badania kontrolne jeżeli taka nieobecność przekracza 30 dni, przed dopuszczeniem go do pracy po powrocie. Badania te mają na celu sprawdzenie, czy długotrwała choroba nie spowodowała, że pracownik utracił trwale lub czasowo zdolność do wykonywania pracy. Nie ma tu przy tym znaczenia czy ostatnie badania, wstępne lub okresowe, którym był poddany pracownik, są jeszcze ważne (nie upłynął termin wskazany na zaświadczeniu). 

W praktyce pojawiały się jednak wątpliwości dotyczące badań kontrolnych. Pierwsze pytanie jakie się nasuwało, to czy obowiązek ich przeprowadzenia dotyczy tylko ciągłych zwolnień lekarskich (bez przerw), czy również przerywanych, jeśli przerwy obejmują dni wolne od pracy i pracownik pomiędzy kolejnymi, krótszymi niż 30 dni zwolnieniami, nie pojawia się w pracy. Druga wątpliwość dotyczyła przyczyny niezdolności do pracy, w sytuacji, gdy na nieobecność pracownika składa się więcej niż jedno zwolnienie lekarskie, a ich przyczyny są różne.  

6 marca 2024 r. Główny Inspektorat Pracy wydał stanowisko, które powinno rozwiać te wątpliwości. Wynika z niego, że badania kontrolne są konieczne, jeżeli okresy zwolnień lekarskich obejmują co najmniej 31 dni i następują bezpośrednio po sobie. Nie ma natomiast znaczenia czy ich przyczyną jest ta sama czy inna choroba. W stanowisku GIP wskazano na bezpośrednie następowanie po sobie kolejnych zwolnień lekarskich, więc choć nie zostało to powiedziane wprost, można z niego wnioskować, że przerwy pomiędzy kolejnymi zwolnieniami przerywają bieg 31 dniowego okresu niezdolności do pracy. 

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarza medycyny pracy o braku przeciwskazań do jej wykonywania. Inspekcja uznała jednak, że jeżeli mamy do czynienia z pracownikiem będącym w okresie wypowiedzenia, który został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy i do końca trwania umowy nie będzie wykonywał swoich obowiązków pracowniczych, badania kontrolne nie są bezwzględnie obowiązkowe. 

News 2: Czy możliwe jest odpracowanie wyjścia prywatnego przed skorzystaniem z niego? 

Kolejnym wzbudzającym wątpliwości tematem, na który wypowiedziała się Inspekcja Pracy, okazały się tzw. wyjścia prywatne pracowników. Za czas skorzystania ze zwolnienia od pracy na załatwienie spraw prywatnych, tzw. wyjścia prywatnego, pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Zachowa je natomiast, jeśli takie zwolnienie odpracuje. Przepisy stanowią również, że jeśli w wyniku odpracowania wyjścia prywatnego nastąpiłoby przekroczenie dobowej normy czasu pracy, nie będzie to traktowanie jako praca nadliczbowa. Jedynym warunkiem jest zachowanie odpoczynku dobowego i tygodniowego. 

Wydawałoby się że takie wyjście prywatne można odpracować dopiero po skorzystaniu z niego. Wtedy już wiadomo ile faktycznie czasu pracownik był nieobecny i, w konsekwencji, ile czasu ma do odpracowania. Tak zresztą wynika wprost z przepisu art. 151 §2¹: “Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych (…)”. Niemniej padały pytania, czy takie wyjście prywatne pracownik może jednak odpracować zanim z niego skorzystał.    

Ze stanowiska wydanego przez Główny Inspektorat Pracy 22 lutego 2024 r. w odpowiedzi na takie właśnie pytanie, wynika, że tak.

Jeśli pracownik z góry wie, w jakim wymiarze będzie nieobecny, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby odpracowanie nastąpiło wcześniej.

Stanowisko GIP potwierdziło wcześniejsze stanowisko wydane przez Ministerstwo pracy i Polityki Społecznej w 2013 roku. Resort napisał w nim, że przepisy w żaden sposób nie odnoszą się do zasad i warunków udzielania zwolnienia na załatwienie spraw prywatnych a także zasad ich odpracowywania. Jedynym wymogiem jest pisemne potwierdzenie tego faktu a także odpowiednie odnotowanie w ewidencji czasu pracy  zarówno wyjścia prywatnego, jak i jego odpracowania. Pozostałe kwestie mogą być uregulowanie w przepisach wewnątrzzakładowych, bądź wynikać z indywidualnych ustaleń pomiędzy stronami stosunku pracy.   

Równocześnie GIP wskazał na pewne ryzyko związane z wcześniejszym niż wyjście prywatne jego odpracowaniem. Sytuacja może się bowiem skomplikować jeśli pracownik najpierw odpracuje planowane zwolnienie, a następnie z niego zrezygnuje. Dojdzie wtedy do powstania godzin nadliczbowych, które trzeba będzie odpowiednio zrekompensować (czasem wolnym lub wynagrodzeniem z odpowiednim dodatkiem) 

News 3: Kiedy trzeba wydać pracownikowi aktualizację informacji do umowy o warunkach zatrudnienia?

Art. 29 §3 pkt. 1 k.p. zobowiązuje pracodawcę do wydania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia. Po zmianach, które zaszły od 26 kwietnia ubiegłego roku, ma na to czas 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (wcześniej było to 7 dni od zawarcia umowy). Ponieważ jednak warunki mogą z czasem ulegać zmianie, konieczna jest także aktualizacja informacji do umowy. Zgodnie z wymogami Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o zmianach warunków zatrudnienia, w formie papierowej lub elektronicznej, niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym takie zmiany zaczynają obowiązywać.   

I tu może pojawić się problem, jeżeli mamy do czynienia z pracownikiem długotrwale nieobecnym: kiedy i jaki sposób należy poinformować taką osobę o zachodzących zmianach. Czy robić to bezwzględnie w wymaganym terminie, czy czekać na powrót pracownika do pracy po zakończonej nieobecności i wtedy przekazać mu nową informację.  

Odpowiedzi na to pytanie udzieliło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z dnia 30 stycznia b.r. Potwierdziło w nim, że nie ma przeszkód prawnych, aby aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia przekazać pracownikowi po jego powrocie do pracy. 

W stanowisku znalazły się również rekomendacje co do postępowania w innych, wzbudzających wątpliwości sytuacjach. Jedną z nich jest ujmowanie w informacji do umowy danych o przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia i świadczeniach pieniężnych. Resort doprecyzował, że w tym punkcie informacji powinny się znaleźć także składniki o charakterze jednorazowym (np. odprawy emerytalno-rentowe lub przysługujące w związku z rozwiązaniem umowy z przyczyn niedotyczących pracownika, ekwiwalent za niewykorzystany urlop). 

Kolejną kwestią budzącą wątpliwości, co do której wypowiedziało się MRPiPS, było liczenie 6-miesięcznego okresu, po przepracowaniu którego pracownik nabywa prawo do zwrócenia się do pracodawcy raz w roku kalendarzowym o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Pytanie dotyczyło sposobu ustalania tego stażu: czy ma to być staż ciągły, wynikający z ostatnio nawiązanego stosunku pracy, czy należy w nim uwzględnić także wcześniejsze okresy zatrudnienia jeżeli były między nimi przerwy. Resort pracy stwierdził, że przepisy nie zawierają warunku nieprzerwanego zatrudnienia, a zatem przy obliczaniu stażu wymaganego do złożenia powyższego wniosku należy uwzględniać także okresy wcześniejszego zatrudnienia u danego pracodawcy. 

News 4: Czy można zwolnić pracownika dyscyplinarnie, jeśli nie wykona polecenia pracodawcy? 

Jednym podstawowych obowiązków pracownika wskazanych a kodeksowym katalogu jest staranne i sumienne wykonywanie pracy, na którą się z pracodawcą umówił, a także wykonywanie poleceń wydanych przez osoby nadzorujące jego pracę w imieniu pracodawcy. Za niewykonanie polecenia wydanego pracownikowi, czyli niezrealizowanie jego podstawowego obowiązku, pracodawca może wyciągać wobec niego konsekwencje, w postaci nakładania kar porządkowych, a w razie ciężkich i popełnionych umyślnie naruszeń obowiązków pracowniczych, art. 52 k.p. uprawnia go do natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, czyli zastosowania tzw. dyscyplinarnego zwolnienia z pracy. Takie rozwiązanie umowy trzeba jednak uzasadnić wskazując przyczynę, która jest prawdziwa, sprawdzalna i jasna dla pracownika.  

Czy jednak zawsze takie działanie pracodawcy będzie w pełni uzasadnione? Otóż nie, ponieważ czasem diabeł tkwi w szczegółach, a tzw. „prawie” może zrobić sporą różnicę.  

Zanim pracodawca zacznie egzekwować od pracownika wykonywania poleceń, musi upewnić się że zostały prawidłowo wydane. Prawidłowo, to znaczy: dotyczą pracy wykonywanej przez pracownika, są zgodnie z jego umową i zgodne z przepisami prawa pracy. Jeżeli okazałby się, że któryś z tych warunków nie został spełniony, pracownik nie będzie zobowiązany do wykonania polecenia, a pracodawca nie będzie miał możliwości skorzystania ze swoich uprawnień dyscyplinujących pracownika.   

Polecenie pracodawcy nie może wykraczać poza to, na co jest umówiony z pracodawcą. Nie może też wymagać od pracownika wykonywania prac, do których nie posiada odpowiednich kwalifikacji zawodowych, lub kiedy nie jest znany ewentualny wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika (nie zostały pod tym kątem wykonane badania medycyny pracy i nie są wiadome ewentualne przeciwwskazania medyczne do wykonywania danego rodzaju pracy). Chcąc polecić pracownikowi wykonywanie innej pracy niż wskazana w umowie, pracodawca także jest ograniczony w swoich działaniach. Wynika to z art. 42 §4 Kodeksu pracy. Przede wszystkim muszą istnieć wyjątkowe okoliczności (potrzeby) po stronie pracodawcy, nie ulega obniżeniu wynagrodzenie pracownika a praca jest zgodna z kwalifikacjami pracownika. Ograniczony jest także czas, na jaki taką pracę można polecić – łącznie do 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Jeśli okres wykonywania innej pracy miałby przekroczyć 3 miesiące w roku konieczne będzie zastosowanie wypowiedzenia warunków pracy i/lub płacy, tzw. wypowiedzenie zmieniające, lub zawarcie porozumienia z pracownikiem.  

Prawo pracownika do odmowy nieprawidłowo wydanego polecenia służbowego potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego, np. wyrok z dnia 18 listopada 1999 r. (I PKN 370/99), w którym czytamy m.in. : „władza pracodawcy w zakresie wydawania poleceń pracownikom nie ma charakteru absolutnego (…) Pracownik, który odmawia wykonania polecenia wydanego (…) z naruszeniem prawa, nie narusza obowiązku pracowniczego (…)” skutkiem czego nie ma zastosowania przesłanka z art. 52 §1 pkt. 1 k.p. , czyli ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę.  

Dlatego w razie odmowy wykonania polecenia, zanim pracodawca przystąpi do wyciągania konsekwencji, powinien dokładnie zbadać okoliczności towarzyszące zdarzeniu i dokonać ich właściwej oceny. W przeciwnym razie ryzykuje niepowodzenie w razie odwołania się pracownika do sądu. 

News 5: Pracownik odchodzi, a nie rozliczył się z powierzonych środków. Co dalej? Jak je odzyskać?  

Co powinien zrobić pracodawca, jeżeli pracownik, którego zatrudnienie się kończy nie rozliczył się z udostępnionych mu środków pieniężnych np. w postaci karty kredytowej?  

Jeżeli pracownik dysponował kartą płatniczą, na której doszło do przekroczenia ustalonego limitu wydatków, lub wydatki nie zostały rozliczone fakturami lub rachunkami zakupu pracodawca powinien w pierwszej kolejności skierować do pracownika oficjalne pismo, w którym wezwie go do dobrowolnej spłaty zadłużenia. W razie braku odzewu ze strony pracownika, pracodawca będzie miał postawę skierowania sprawy do sądu z powództwem o zapłatę w postępowaniu upominawczym, na podstawie art. 415 k.c. który stanowi, że kto ze swojej winy wyrządził szkodę, ma obowiązek jej naprawienia.  

Aby powstała odpowiedzialność muszą być spełnione łącznie trzy przesłanki: zawinione i bezprawne działania lub zaniechanie sprawcy, wystąpienie szkody oraz związek przyczynowo skutkowy pomiędzy zachowaniem sprawcy (bezprawnym i zawinionym) a powstałą szkodą. W takiej też kolejności sąd będzie rozpatrywał owe przesłanki, czyli w pierwszej kolejności ustali działanie lub zaniechanie, potem wystąpienie szkody w stanie posiadania poszkodowanego. Na końcu dokona zbadania, czy pomiędzy działaniem lub zaniechaniem i szkodą istnieje normalny związek przyczynowy. Ciężar udowodnienia wszelkich okoliczności sprawy obciąża co do zasady poszkodowanego.  

Sprawa dotycząca podobnej sytuacji była rozpatrywana niedawno przez Sąd Rejonowy we Wrocławiu. Pracownik nie rozliczył się w wydatków poczynionych z kart płatniczej i paliwowej, do których przypisane były limity kwotowe. W wyroku wydanym w tej sprawie sąd wskazał na kilka kwestii. Po pierwsze, wina może być umyślna bądź nieumyślna. Z winą nieumyślną mamy do czynienia jeżeli sprawca nie dochował należytej staranności, niezależnie od tego czy był świadomy możliwej bezprawności jego działania, ale lekkomyślnie zakładał, że nie powstanie z tego żadna szkoda, czy też takiej świadomości nie miał, chociaż mieć powinien. Po drugie, szkoda może oznaczać uszczerbek majątkowy lub utracone korzyści. W odniesieniu do związku przyczynowego, za normalne skutki działania lub zaniechania należy uznać takie, które zwykle występują w określonych okolicznościach. W powyższej sprawie sąd orzekł, że pracownik wyrządził pracodawcy szkodę, za którą jest odpowiedzialny, a jego czyn poległa na bezprawnym i zawinionym zaniechaniu zwrotu kwot pobranych za pośrednictwem użytkowanych przez niego kart płatniczych. 

Czas pracy, wypowiadanie umów o pracę i wszelkie kwestie związane z administracją personalną i kalkulacją płac omawiamy w 9-miesięcznym, certyfikowanym programie rozwoju zawodowego dla Specjalistów ds. kadr i płac. Sprawdź program kursu i pobierz broszurę dostępną na stronie Eduwersum®