e-Doręczenia, czyli usługa doręczeń elektronicznych dla administracji publicznej i niepublicznej od 1 stycznia 2025. Szkolenie online z ekspertem systemów EZD, praktyczne podejście do e-Doręczeń

Cyfrowa korespondencja, czyli doręczenie elektroniczne zamiast listu poleconego

Korespondencja tworzona w ramach e-Doręczeń to odpowiednik listu poleconego, jednak wysyłany na adres do doręczeń elektronicznych. Zgodnie z zapisami Kodeksu Postępowania Administracyjnego korespondencja wysyłana w ramach elektronicznych doręczeń jest równoprawna z tradycyjną korespondencją. Ponadto zapisy KPA kładą nacisk na odejście od przesyłania korespondencji w formie tradycyjnej i maksymalne korzystanie z wysyłania korespondencji w formie cyfrowej, za pomocą systemów doręczeń klasy EZD. Elektroniczne doręczenia (w tym systemy e-doręczeń oraz skrzynki doręczeń) są w pełni bezpieczne, a operator wyznaczony, tj. Poczta Polska, czy w przypadku komercyjnej wysyłki Kwalifikowany Dostawca Usług zapewniają wykonanie usług zgodnie z przyjętym standardem i zasadami korzystania z usługi e-doręczenia. 

Tworzenie korespondencji w formie cyfrowej, czyli na czym polega usługa e-Doręczenia

Tworząc cyfrową korespondencję nadawca czy adresat otrzymują w systemie doręczeń elektronicznych:

• zidentyfikowanego, uwierzytelnionego nadawcę, odbiorcę,
• znaczniki czasu określające czas wykonaniu poszczególnych operacji, 
• gwarancje zabezpieczenia integralności zawartości korespondencji oraz brak możliwości modyfikacji treści, 
• dowody potwierdzające nadanie, odbiór lub zwrot korespondencji,
• dowody biznesowe. 

Wysyłanie korespondencji cyfrowej

Wysyłając korespondencję wychodzącą w zależności od profilu skrzynki (skrzynka publiczna, niepubliczna, osoba fizyczna, firma) uprawnieni użytkownicy mają do dyspozycji wysyłkę przy wykorzystaniu poniższych trzech opcji, tj.: 

• PURDE – Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego,
• PUH – Publiczna Usługa Hybrydowa, 
• RDE – Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego. 

Korespondencja wysyłana w formie PURDE lub RDE to korespondencja cyfrowa. Po spełnieniu określonych warunków przesyłka jest wysyłana w wersji cyfrowej. Natomiast korespondencja wysyłana w formie PUH to hybrydowa wersja przesyłki, w ramach której nadawca po spełnieniu określonych warunków tworzy cyfrową wysyłkę, która po nadaniu jest drukowana przez wyznaczonego operatora, następnie jest doręczana do adresata pod wskazany adres w wersji papierowej. Do hybrydowej wysyłki jest dołączany dokument uwierzytelniający korespondencję. 

Naucz się więcej podczas certyfikowanego szkolenia e-Doręczenia z ekspertem >

Korzyści z zastosowania e-Doręczeń, czyli cyfrowej korespondencji

Wysyłka korespondencji w ramach e-Doręczeń to oszczędność czasu, środków, szybki przepływ informacji oraz bezpieczeństwo danych osobowych. Do niedawna, mając potrzebę wysyłania korespondencji czy to do podmiotów administracji rządowej, czy korespondencji z podmiotami publicznymi, musieliśmy wykonać szereg kroków, zderzyć się całą serią barier, „pochłaniaczy” czasu, których nie można było zoptymalizować. Natomiast wysyłka korespondencji w formie elektronicznych doręczeń to remedium na dotykające nas wszystkich bezpośrednio lub pośrednio uciążliwości, utratę czasu i koszty, których można uniknąć. 

e-Doręczenia to komfort zniesienia wszystkich ograniczeń, możliwość wprowadzenia pełnej optymalizacji w obszarze wszystkich czasochłonnych tradycyjnych ruchów, które trzeba było dotychczas wykonać nadając list. Cały proces nadania korespondencji jest do zrealizowania w ciągu 5 minut, z dowolnego miejsca.

Program szkolenia online e-Doręczenia z certyfikatem

Celem szkolenia jest przekazanie kompleksowej, praktycznej wiedze nt. e-Doręczeń, w tym: aktów prawnych regulujących wdrożenie platformy, praktycznej wiedzy z zakresu tworzenia ADE, zarządzania oraz korzystania ze skrzynki w zakresie: odbioru, wysyłki, archiwizacji korespondencji.

1. Podstawowe regulacje prawne dotyczące e-Doręczeń

• ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych,
• przepisy wykonawcze do ustawy,
• Kodek Postępowania Administracyjnego. 

Uzyskasz kompleksową wiedzę z zakresu aktów prawnych regulujących wdrożenie, korzystanie z elektronicznych doręczeń.

2. e-Doręczenia – wprowadzenie do wysyłek cyfrowych

• słownik pojęć,
• czym są e-Doręczenia,
• bezpieczeństwo stosowania e-Doręczeń (RODO, zabezpieczenia),
• korzyści wynikające z wdrożenia e-Doręczeń,
• przewaga e-Doręczeń nad ePUAPem, różnice między platformami,
• Poczta Polska jako operator wyznaczony do obsługi e-Doręczeń,
• katalog grup wysyłek wyłączonych z możliwości wysyłki w ramach z e-Doręczeń.

Uzyskasz wiedzę nt. specyfiki elektronicznych doręczeń. Poznasz czym są elektroniczne doręczenia.

3. Usługi realizowane w ramach elektronicznych doręczeń

• Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) – etapy, warunki wysyłki,
• Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) – etapy, warunki wysyłki,
• Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (RDE) etapy, warunki wysyłki.

Poznasz ofertę oraz warunki realizacji usług dostępnych w pakietach e-Doręczeń.

4. Wdrożenie e-Doręczeń. Praktyczne aspekty

• przygotowanie wdrożenia,
• utworzenie ADE,
• zarządzanie skrzynką (tworzenie reguł, folderów, udzielanie dostępów, zmiana danych, zmiana administratora),
• integracja z systemami EZD.

Opanujesz wszystkie niezbędne umiejętności z zakresu tworzenia, zarządzania skrzynką. Zdobyta wiedza zapewni Tobie komfort wykorzystania pełnego potencjału elektronicznych doręczeń.

5. Obsługa platformy e-Doręczenia z poziomu skrzynki (brak integracji z systemem klasy EZD

• logowanie do skrzynki,
• odbiór korespondencji przychodzącej,
• wysyłka korespondencji wychodzącej,
• weryfikacja statusów wysłanej korespondencji,
• odbiór dowodów potwierdzających nadania,
• wyszukiwanie zasobu skrzynki,
• archiwizacja zasobu.

Zdobędziesz pakiet umiejętności pozwalający na realizację na korespondencji wszystkich możliwych zadań, które są do zrealizowania w ramach dostępnych funkcjonalności.

6. Obsługa skrzynki z poziomu zintegrowanego z platformą systemu klasy EZD

• rejestracja korespondencji przychodzącej,
• automatyczna weryfikacja poprawności otrzymanej korespondencji (weryfikacja wystąpienia braków formalnych np. korespondencja nie została podpisana cyfrowo, nie została uwierzytelniona za pomocą profilu zaufanego), 
• rejestracja korespondencji wychodzącej,
• weryfikacja statusów wysyłek,
• automatyczne dołączanie dowodów doręczeń. 

Zdobędziesz wiedzę w zakresie integracji elektronicznych doręczeń z systemami klasy EZD. Dodatkowo poznasz wszystkie możliwe modele pracy na korespondencji, które można zrealizować w ramach zintegrowanego ze skrzynką systemu klasy EZD.

7. Reklamacje – przyczyny i metody składania reklamacji w usłudze e-Doręczenia

• przyczyny składania reklamacji 
• metody składania reklamacji.

Zdobędziesz kompleksową wiedze nt. możliwych powodów uzasadniających złożenie reklamacji oraz poznasz dostępne metody składania reklamacji.

8. Opłaty w e-Doręczeniach

• PURDE, 
• PUH,
• tradycyjna papierowa korespondencja. 

Uzyskasz wiedzę nt. katalogu przesyłek, dla których wysyłka jest bezpłatna, zapoznasz się z cennikiem oraz dostrzeżesz perspektywę osiągnięcia, wprowadzenia oszczędności.

9. Cyfrowy obieg dokumentów realizowany w ramach systemów klasy EZD

• obsługa korespondencji przychodzącej,
• obsługa Składu Chronologicznego,
• tworzenie oraz procedowanie spraw,
• archiwum cyfrowe,
• zalety wdrożenia pełnego cyfrowego obiegu dokumentów.

Poznasz możliwości wyeliminowania, ograniczenia do minimum papierowego obiegu dokumentów, walory wykonywania wszystkich czynności kancelaryjnych w ramach cyfrowego obiegu dokumentów realizowanego   w ramach profesjonalnego systemu klasy EZD. Dostrzeżesz różnice pomiędzy chaotycznym obiegiem dokumentów realizowanym przy wykorzystaniu różnych narzędzi, a uporządkowanymi, przewidywalnymi i wystandaryzowanymi procesami realizowanymi  w ramach jednego uporządkowanego zautomatyzowanego systemu.