HR Detektywi #135: Zmiana czasu i rozliczenie brakującej godziny, bezrobocie spada, ochrona danych osobowych dzieci pracowników, nowe rekomendacje UODO

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

News 1: Uwaga, zmiana czasu już w ten weekend! Wypłać wynagrodzenie lub zaplanuj w grafiku dodatkową godzinę pracy

Kiedy przestawiamy zegarki oraz jak to wpłynie na wynagrodzenie pracowników?

Już w ten weekend po raz kolejny „przeniesiemy się w czasie”. Wtedy zmieniamy czas z zimowego na letni. Przesuniemy wskazówki zegarów do przodu, z godziny 2 na godzinę 3, co oznacza, że ta noc będzie o godzinę krótsza. Dla większości z nas oznacza to krótsze spanie, ale będą też tacy, dla których będzie to oznaczało mniej godzin w pracy. Pracownicy, którym zaplanowano pracę na nocnych zmianach będą pracowali o godzinę mniej, niż wynikałaby to z ich rozkładu czasu pracy i w efekcie może powstać niedopracowanie godzin względem wymiaru należnego do przepracowania. Jak w takim razie powinien się zachować pracodawca?

Pomimo braku tej jednej godziny trzeba wypłacić pracownikowi wynagrodzenie należne za pełny wymiar czasu pracy, jaki ten powinien przepracować. Zmiana czasu, czyli sytuacja na którą pracownik nie ma wpływu, nie może pozbawić go prawa do wynagrodzenia.  

Pracodawca może rozwiązać problem brakującej godziny planując ją w grafiku pracy

Pracodawca może również dodatkowo zaplanować tę godzinę w grafiku. W przypadku pracowników pracujących w systemie podstawowym, tj. tam gdzie praca może być planowana w wymiarze nie większym niż 8 godzin, musiałby to zrobić jeszcze w tym samym dniu (np. zaplanować pracę w godzinach 22-7, faktycznie, w związku ze zmianą czasu, będzie to 8 godzin nie 9). Natomiast u pracowników, których obowiązuje równoważny system czasu pracy, lub inny, w których stosowane są przedłużone dobowe wymiary czasu pracy (czyli dłuższe niż 8 godzin dniówki robocze), ta brakująca godzina może być „dołożona” w innym dniu.  

News 2: Ochrona danych osobowych dzieci pracowników 

Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe dzieci pracownika?

W świetle przepisów o ochronie danych osobowych pracodawca ma prawo gromadzić i przetwarzać dane osobowe pracowników w zakresie niezbędnym do wypełniania swoich obowiązków wobec pracownika oraz ustalania jego uprawnień. Zdarza się, że do tego ostatniego potrzebuje nie tylko danych pracownika, ale także innych związanych z nim osób, np. jego dzieci. I tu może pojawić się wątpliwość, w jakim zakresie pracodawca może pozyskiwać i przetwarzać dane osób trzecich, zwłaszcza danych wrażliwych.  

Stanowisko RPO w sprawie przetwarzania danych osobowych niepełnosprawnego dziecka pracownika

Rzecznik Praw Obywatelskich zajął się skargą dotyczącą przetwarzania danych osobowych niepełnosprawnego dziecka pracownika. Rodzice takich dzieci są uprawnieni do skorzystania z dodatkowego urlopu wychowawczego w wymiarze 36 miesięcy, do ukończenia przez dziecko 18 roku życia. Zgodnie z przepisami, do udokumentowania uprawnienia pracownik musi przedłożyć orzeczenie o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka. Problem w tym, że takie dokumenty zawierają dane wrażliwe, podlegające szczególnej ochronie. W ocenie osoby, która wniosła skargę, tak skonstruowane przepisy naruszają prawo do prywatności i ochrony danych dzieci.  

RPO podzielił zdanie skarżącego i stwierdził, że w jego ocenie przepisy pozwalające na uzyskiwanie przez pracodawcę dostępu do pełnej treści orzeczenia i tym samym szerokiego zakresu wrażliwych danych osobowych, przede wszystkim dotyczących zdrowia, niewłaściwie kształtują sytuację prawną dziecka.

Dodatkowo, zgodnie z przepisami k.p. pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przez okres pełnych 10 lat kalendarzowych po ustaniu stosunku pracy zachowując m.in. jej kompletność, integralność i dostępność. Może się okazać, że w tym okresie dziecko, na które został udzielony dodatkowy urlop wychowawczy, osiągnie już pełnoletność. Biorąc pod uwagę przepisy RODO wskazujące na minimalizację pozyskiwanych i przetwarzanych danych adekwatnie do celów ich przetwarzania, przechowywanie orzeczeń w tak długim okresie wydaje się być zbędne, a co za tym idzie narusza przepisy o ochronie danych osobowych. Tym bardziej, że samo dziecko nie ma możliwości kwestionowania przetwarzania swoich danych.  

Resort pracy rekomenduje odnotowanie przedstawienia orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka na wniosku o udzielenie dodatkowego urlopu wychowawczego dla pracowników – rodziców dzieci niepełnosprawnych

RPO skierował wniosek do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o podjęcie działań zmierzających do zaradzenia temu problemowi. Minister Pracy odpowiedziała, opierając się na przepisach kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, że wszystkie dokumenty które są przedkładane pracodawcy mają charakter dowodowy.

W przypadku dodatkowego urlopu wychowawczego kopia orzeczenia jest podstawowym dokumentem poświadczającym prawo pracownika do urlopu, którego pracodawca jest obowiązany w takiej sytuacji udzielić. W sytuacji kiedy dane ujawnione w dokumencie miałyby negatywny wpływ na pracownika lub jego dziecko i istniałoby zagrożenie ujawnienia danych sensytywnych, szczególnie chronionych, pracownik powinien przedstawić pracodawcy kopię dokumentu do wglądu, a pracodawca powinien odnotować informację o jego przedstawieniu np. na wniosku o udzielenie urlopu i poświadczyć zapoznanie się z jego treścią.

W razie kontroli pracownik będzie zobowiązany okazać orzeczenie jako podstawę udzielenia mu urlopu. Minister przypominała także o zasadach obowiązujących pracodawcę przy przechowywaniu dokumentacji, przede wszystkim o zachowaniu poufności i ograniczeniu dostępu wyłącznie dla osób upoważnionych do przetwarzania danych w niej zawartych jako administrator danych osobowych. Przy ich zachowaniu nie powinno dochodzić do ujawniania informacji dotyczących pracowników osobom nieuprawnionym.  

Źródło: www.prawo.pl 

News 3: Bezrobocie niższe niż przewidział resort pracy

Dane GUS i Eurostatu

Jak czytamy na stronie Ministerstwa Pracy stopa bezrobocia, zgodnie z danymi przekazanymi przez GUS wyniosła w lutym 5,4%. To mniej niż szacował wcześniej resort pracy. Spadła także liczba zarejestrowanych bezrobotnych. Na koniec lutego urzędy pracy raportowały 846,6 tys. zarejestrowanych osób bezrobotnych.

Według ostatnich danych Eurostatu W Polsce oraz w Czechach notuje się najniższy poziom bezrobocia w Unii Europejskiej – zgodnie z metodologią Eurostatu 2,6%. W tym samym czasie średnia w UE wyniosła 5,8% a w strefie euro 6,2%. 

Widoczne zmiany w wynagrodzeniach i zatrudnieniu

Jednocześnie GUS informuje, że przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw (tj. w firmach zatrudniających powyżej 9 osób) wzrosło w lutym o 7,9% rok do roku i wynosi 8 613,14 zł. Spadło natomiast przeciętne zatrudnienie – było o 0,9% niższe niż rok temu.  

Źródło: https://www.gov.pl/web/rodzina, GUS 

News 4: Nowe rekomendacje UODO  

Aktualizacja poradnika o naruszeniach danych. Najczęstsze źródła ujawnień – phishing i błędy ludzkie

20 lutego b.r. na stronach Urzędu Ochrony Danych Osobowych pojawiła się pierwsza od momentu wdrożenia unijnego rozporządzenia RODO aktualizacja poradnika dotyczącego naruszeń ochrony danych osobowych. Źródła naruszeń to ataki cybernetyczne (np. phishing), ale przede wszystkim błędy ludzkie  – przypadkowe ujawnienia danych czy niezachowanie ostrożności przy kopiowaniu danych. Choć zazwyczaj niezamierzone, takie zdarzenia mogą ściągnąć na przedsiębiorstwa spore problemy, w tym wysokie kary finansowe.  

Naruszenie ochrony danych a naruszenie rozporządzenia RODO

Dokonano rozróżnienia pomiędzy naruszeniem ochrony danych i naruszeniem rozporządzenia RODO. Naruszenie ochrony danych osobowych odnosi się do każdego, nawet nieintencjonalnego i nieświadomego incydentu skutkującego przypadkowym lub niezgodnym z prawem rozporządzeniem danymi osobowymi. Jako przykłady podane zostały: niewłaściwe zaadresowanie korespondencji (np. mailowej) czy też włamanie do bazy danych, przypadkowe usunięcie danych.

Naruszenie RODO to nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z przepisów np. brak odpowiednich środków do ochrony danych, niezgłaszanie naruszeń w terminie, nieinformowanie lub niewłaściwe informowanie osób, których dany dotyczą, o naruszeniach.  

Co istotne, jeśli przedsiębiorstwo wdroży i prawidłowo realizuje obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych, nie musi się obawiać sankcji. UODO zwraca uwagę na konieczność odpowiedniego uregulowania kwestii ochrony danych w przypadku outsourcingu usług w drodze umowy powierzenia, zobowiązującej outsourcera do niezwłocznego zgłaszania wszelkich zdarzeń będących potencjalnie naruszeniami ochrony danych.  

W poradniku poruszone zostały także kwestie takie jak: konieczność przeprowadzenia oceny ryzyka związanego z naruszeniami oraz wagi i dotkliwości jego potencjalnych konsekwencji, pojęcie „zaufanego  odbiorcy”, rola inspektora ochrony danych osobowych w procesie obsługi naruszeń, należyte dokumentowanie naruszeń, uwzględniające okoliczności i skutki incydentu oraz podjęte działania prewencyjne, prowadzenie wewnętrznych rejestrów naruszeń i ich aktualizacja.  

Źródło: www.uodo.gov.pl, www.inforlex.pl 

Chcesz dowiedzieć się więcej o RODO? Zapisz się na Certyfikowany kurs do samorealizacji Eduwersum® RODO w HR, kadrach i płacach, ZW