HR-owe Koło Ratunkowe: Jak zmiana czasu  wpływa na rozliczenie pracownika?   

Już w najbliższy weekend, w nocy z soboty na niedzielę (26/27.10) nastąpi zmiana czasu z letniego na zimowy. Tym razem pośpimy dłużej, ponieważ wskazówki zegarków będą cofane z godziny 03:00 na godzinę 02:00. Ale czy aby na pewno wszyscy pośpimy?  

Pewnie nie, bo przecież są takie miejsca, gdzie praca toczy się także nocą, a co za tym idzie są pracownicy, którzy będą także tej nocy świadczyć zaplanowaną wcześniej pracę. Jak zatem ta dodatkowa godzina wpłynie na rozliczenie czasu pracy takich pracowników?

Obowiązki pracodawcy – liczba godzin, harmonogram czasu pracy

Pracodawca planując pracę powinien przestrzegać zasad wynikających z przepisów o czasie pracy. Układając harmonogram musi uwzględnić w nim godziny wynikające z wymiaru czasu pracy, na jaki umówił się z pracownikiem. Wymiar ten jest natomiast wyliczany w oparciu o normy czasu pracy. Zgodnie z kodeksem pracy podstawowe normy czasu pracy wynoszą: 8 godzin na dobę – norma dobowa, i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym przyjętym przez pracodawcę, co do zasady nie przekraczającym 4 miesięcy – norma tygodniowa.  

Po ustaleniu liczby godzin do przepracowania zgodnej z wymiarem czasu pracy, pracodawca planuje czas pracy i rozpisuje godziny na poszczególne dni pracy pracownika. Grafiki (harmonogramy) powinny być sporządzane na okres rozliczeniowy, ustawodawca dopuścił jednak, aby w przypadku dłuższych niż miesiąc okresów rozliczeniowych można było je tworzyć na okresy miesięczne. Gotowy harmonogram powinien być przekazany pracownikowi na tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który został sporządzony. 

Godziny w grafikach są planowane zgodnie z zasadami obowiązującymi dla systemu czasu pracy, jakim objęty jest pracownik. W zależności od systemu dniówki robocze mogą być różne, np. w systemie podstawowym nie dłuższe niż 8 godzin, a w systemach równoważnych mogą wynosić do 12, 16 lub 24 godzin. Łącznie liczba zaplanowanych godzin nie może jednak przekroczyć wymiaru czasy pracy pracownika. W przeciwnym razie, w przypadku pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy doszłoby do zaplanowania godzin nadliczbowych, a tego robić nie należy.  

Przeczytaj więcej o zmianie czasu i dowiedz się ile dokładnie wynosi dodatek nocny!

Jak dodatkowa godzina wpłynie na rozliczanie czasu pracy?

Wróćmy zatem do dnia, a właściwie nocy, podczas której dochodzi do zmiany czasu z letniego na zimowy. Posłużmy się przykładem: w październiku pracodawca zaplanował pracownikowi pracującemu w systemie zmianowym 184 godziny pracy. Pora nocna obowiązująca u pracodawcy to godziny 23:00-7:00. Jedna ze zmian roboczych pracownika przypadła na noc z 26 na 27 października, gdzie pracownikowi zapanowano do przepracowania 8 godzin, od 22:00 do 6:00. Ze względu na zmianę czasu pracownik, przepracuje jednak w praktyce, po cofnięciu zegarów, 9 godzin. Spowoduje to powstanie przekroczenia dobowej, 8-godzinnej normy czasu pracy, czyli pojawi się praca w godzinach nadliczbowych.

Za tę godzinę pracodawca powinien udzielić czasu wolnego w wymiarze 1 godziny – jeśli zrobi to na wniosek pracownika, lub 1,5 godziny – jeśli odbiór nastąpi z jego inicjatywy. Jeżeli czas wolny nie zostanie udzielony, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty za tę godzinę wynagrodzenia wraz z dodatkiem z tytułu pracy nadliczbowej. W tym przypadku dodatek za przekroczenie dobowej normy czasu pracy wyniesie 100%, ponieważ praca nadliczbowa wystąpiła w porze nocnej. Niezależnie od tego pracodawca będzie musiał wypłacić dodatek za pracę w porze nocnej za 8 godzin (7 godzin od 23:00 do 6:00 plus godzina przepracowana „podwójnie”).  

Co w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy?

Jeżeli pracownik pracujący tej nocy byłby pracownikiem zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy to, jak będzie wyglądało rozliczenie, będzie uzależnione od tego jak zaplanowano jego zmianę roboczą. Jeżeli liczba zaplanowanych godzin byłaby mniejsza niż 8, dodatkowo przepracowana godzina nie będzie stanowiła przekroczenia normy dobowej, nie będzie więc godziną nadliczbową. Będzie jedynie godziną ponadwymiarową, za którą pracodawca powinien wypłacić tylko normalne wynagrodzenie oraz dodatek za pracę w porze nocnej. Jeżeli natomiast zmiana robocza byłaby co najmniej 8-godzinna, sytuacja tego pracownika będzie tożsama z tą którą opisaliśmy dla pracownika pełnoetatowego.  

Więcej o regulacjach dot. zmiany czasu przeczytasz w artykule Zmiana czasu letniego na zimowy w nocy z 26 na 27 października 2024 r.