Karty lunchowe a ZUS – co musisz wiedzieć, żeby działać zgodnie z przepisami?

Wejdź na stronę karta.flexee.eu

Zapewnianie pracownikom kart lunchowych na zakup posiłków to popularny benefit, który przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Pracodawcy przy ich stosowaniu mogą skorzystać ze zwolnienia ze składek ZUS. Trzeba jednak spełnić konkretne warunki i zadbać o odpowiednią kontrolę wydatków. Co warto wiedzieć, by działać zgodnie z przepisami?

Kiedy benefit w postaci kart lunchowych pozwala na zwolnienie ze składek ZUS?

Choć stanowisko ZUS jest w tej kwestii dość restrykcyjne, to jednak aprobuje wykorzystanie narzędzi technologicznych w celu kontroli wydatków z karty lunchowej. Zgodnie z § 2 pkt. 11 Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne skorzystanie ze zwolnienia uzależnione jest od spełnienia czterech wymogów:

• karty lunchowe muszą być finansowane ze środków pracodawcy;
• karty mogą być wykorzystane tylko w placówkach gastronomicznych lub handlowych;
• miesięczna kwota zasilenia, do której stosowane jest zwolnienie, nie przekracza 450 zł;
• karty uprawniają wyłącznie do nabycia posiłków.

Jak spełnić warunki stawiane przez ZUS i korzystać z kart lunchowych w pełni legalnie?

Trzy pierwsze warunki są relatywnie łatwe do spełnienia i nie budzą większych kontrowersji. Pierwszy z nich będzie spełniony wtedy, gdy karty zostaną wprowadzane jako dodatkowy benefit – tzn. wartość zasilenia nie jest potrącana z wynagrodzenia pracownika.

Spełnienie drugiego z warunków jest przeważnie zapewniane przez dostawcę (tj. podmiot obsługujący) benefitu. Podmioty oferujące obsługę benefitu w postaci kart lunchowych przeważnie ograniczają możliwość wykorzystania kart do placówek gastronomicznych i handlowych przy użyciu kodu MCC, czyli oznaczenia przypisanego do przedsiębiorstw działających w danej branży. Dzięki temu funkcjonalność karty jest zablokowana w placówkach, które nie spełniają powyższego warunku.

Tylko posiłki, żadnych wyjątków! Jak mieć pewność, że karty służą tylko do zakupu posiłków?

Największym wyzwaniem przy stosowaniu kart lunchowych jest udowodnienie, że służą one wyłącznie do zakupu posiłków. Właśnie ten punkt budzi najwięcej wątpliwości i był przedmiotem wielu interpretacji ZUS. Wnioskodawcy starali się znaleźć rozwiązania, które przekonają urząd.

Jakie mechanizmy były proponowane w celu realizacji tego warunku?

Pojawiło się kilka pomysłów na to, jak spełnić ten wymóg i ograniczyć korzystanie z kart tylko do posiłków. Oto najczęściej proponowane rozwiązania:

• przygotowanie regulaminu programu benefitowego bądź umowy z pracownikiem, która wprost zakazywałyby używania karty niezgodnie z przeznaczeniem – tj. wydatkowania do celów innych niż nabycie posiłków;
• brak możliwości wypłaty środków pieniężnych z karty;
• zobowiązanie pracowników do składania oświadczeń o wydatkowaniu środków z karty wyłącznie na zakup posiłków;
• prowadzenie losowych (wyrywkowych) kontroli przez pracodawcę – w formie okazyjnego wzywania pracowników do przedstawiania rachunków dokumentujących wydawanie środków z karty.

Pomysły okazały się niewystarczające dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Niestety, powyższe propozycje nie były ocenione przez ZUS jako wystarczające, by wydać korzystną interpretację indywidualną. Z dotychczasowych decyzji ZUS wynika jasno – kluczowe jest wdrożenie skutecznych mechanizmów kontroli, które zagwarantują, że karta będzie używana wyłącznie do zakupu posiłków, a nie innych produktów czy usług.

Oczywiście z punktu widzenia pracodawców i pracowników dotychczasowe stanowisko ZUS jest dość restrykcyjne – trudno w tradycyjny sposób kontrolować wszystkie paragony gromadzone codziennie przez pracowników. W przypadku dużych zakładów oznaczałoby to potrzebę archiwizacji znaczących ilości dokumentów, przyporządkowania ich do konkretnych pracowników, a nawet zatrudnienia dodatkowych osób, których zadaniem byłoby sprawdzanie paragonów, aby zapewnić, że pracownicy nabywali wyłącznie posiłki.

Czy restrykcyjne wymogi ZUS sprawiają, że pracodawcy i pracownicy nie mogą korzystać ze zwolnień?

Na pierwszy rzut oka może faktycznie wydawać się, że wymagania ZUS w praktyce uniemożliwiają korzystanie przez pracodawców i pracowników ze zwolnień, które formalnie przysługują zgodnie z rozporządzeniem składkowym. Stanowisko ZUS jest jednak ugruntowane i o ile nie ulegnie ono zmianie, istotne jest znalezienie konstruktywnego rozwiązania, które z jednej strony będzie możliwe do realizacji przez pracodawców, a z drugiej – będzie spełniać wymagania ZUS.

Kontrola wykorzystania kart głównym problemem

Głównym problemem pozostaje mechanizm kontroli wykorzystania kart. Zapewnienie skutecznej weryfikacji jest dość trudne, a czasami stosowane rozwiązania mają jedynie pozorny efekt. Możliwe jest jednak wprowadzenie metod zgodnych z wytycznymi – ZUS wydał interpretację, która potwierdza możliwość korzystania ze zwolnienia w przypadku mechanizmu kontroli z wykorzystaniem aplikacji.

Czego oczekują firmy, a co oferują nowoczesne systemy benefitowe? Zapytaliśmy ekspertów!

Z interpretacji ZUS wynika, że sposobem na spełnienie wymogów ZUS jest skorzystanie z technologii wspierającej obsługę benefitów. Jak wyglądają potrzeby firm na tym polu? O komentarz zapytaliśmy ekspertkę HR Marzenę Bogucką – HR Business Partner – Allegro oraz Dyrektorkę ds. Personalnych Koronea – Martę Szewczyk-Wypychewicz.

Z zainteresowaniem obserwujemy najnowsze rozwiązania pojawiające się na rynku, które mogą stanowić atrakcyjne korzyści dla naszych pracowników i podnosić ich zaangażowanie. W obecnym, szybko zmieniającym się świecie biznesu, potrzebujemy elastycznych i skalowalnych rozwiązań zdolnych sprostać rosnącym wymaganiom. Warto podkreślić, że każde takie rozwiązanie należy starannie dopasować do potrzeb danej firmy. Niezwykle ważna jest dla nas również optymalizacja procesów wdrażania tych nowości, co zapewnia płynną i bezproblemową obsługę oferowanych benefitów” – mówi Marzena Bogucka, HR Business Partner firmy Allegro.

Dodatkowo priorytetem pozostaje łatwość integracji tych rozwiązań z różnymi systemami, a także zapewnienie bezpieczeństwa oraz zgodności z aktualnymi przepisami i procedurami. Dzięki temu mamy pewność, że nowe rozwiązania nie tylko spełnią nasze i pracowników oczekiwania, ale także przyniosą wymierne korzyści w postaci zwrotu z inwestycji”. – dodaje.

W naszej firmie wprowadziliśmy benefit w postaci kart lunchowych i już teraz widzimy wymierne korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji. Przede wszystkim jest to atrakcyjne rozwiązanie dla naszych pracowników, które wspiera ich codzienne potrzeby i pozytywnie wpływa na ich motywację oraz zaangażowanie. Dzięki temu, że korzystamy z nowoczesnego systemu Flexee, mamy pewność, że całość odbywa się zgodnie z przepisami ZUS. System ten pozwala na automatyczną kontrolę wydatków poprzez aplikację, w której pracownicy przesyłają zdjęcia paragonów. Eliminuje to konieczność ręcznego sprawdzania dokumentów, co znacząco upraszcza administrację i odciąża dział HR. Z perspektywy firmy dodatkowym atutem jest zwolnienie z części składek ZUS, co pozwala na optymalizację kosztów związanych z benefitami pracowniczymi” – mówi Marta Szewczyk-Wypychewicz, dyrektorka ds. Personalnych Koronea.

„To rozwiązanie jest korzystne finansowo i jednocześnie zgodne z regulacjami. Dzięki integracji tego benefitu z naszymi systemami zapewniamy płynną i transparentną obsługę, a dodatkowe funkcje, takie jak rabaty czy cashbacki, jeszcze bardziej zwiększają jego atrakcyjność”. – dodaje.

Jak technologia może „zdjąć” z pracodawcy ciężar rozliczania benefitu karty lunchowej?

Spełnienie wymogów ZUS jest możliwe wtedy, gdy pracodawca lub podmiot obsługujący benefit dysponuje narzędziami technologicznymi, które pozwalają na systemowe gromadzenie i weryfikację paragonów. Jest to możliwe u dostawcy benefitu kart żywieniowych Flexee – dostawca opracował proces obsługi kart we współpracy z kancelarią prawną Dentons, dzięki czemu może zapewnić pracodawcom pełne bezpieczeństwo w tym zakresie.

Aplikacja Flexee, pozwalająca na łatwe wykonywanie, gromadzenie i przesyłanie zdjęć paragonów za posiłki

Flexee korzysta z zaawansowanej technologii, która pozwala na wykonywanie przez pracowników z poziomu aplikacji zdjęć paragonów. Następnie są one gromadzone przez Flexee i przechodzą systemową weryfikację, dzięki czemu pracodawcy mogą zgodnie z przepisami wprowadzić karty lunchowe do swoich organizacji i zarządzać nimi bez obaw o nieprawidłowości.

„Narzędzie Flexee zostało stworzone z myślą o pełnej zgodności z przepisami i interpretacjami ZUS oraz maksymalnej wygodzie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Pracownik wykonuje zdjęcie paragonu za pomocą aplikacji Flexee, a po wgraniu zdjęcia paragonu do aplikacji Flexee kontroluje, czy środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Nasza technologia umożliwia automatyczne gromadzenie i weryfikację paragonów, eliminując konieczność ręcznego sprawdzania dokumentów przez Pracodawcę. Cały proces odbywa się w pełni automatycznie i jest kompleksowo obsługiwany przez Flexee. Dzięki temu firmy mogą bezpiecznie korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS, a jednocześnie skutecznie zarządzać benefitami pracowniczymi w sposób nowoczesny, szybki i zgodny z przepisami ZUS oraz RODO, co potwierdza wydana przez oddział ZUS w Gdańsku z 3 grudnia 2024 r. (DI/100000/43/1101/2024) jedyna nieodmowna interpretacja ZUS dla kart lunchowych, która w pełni opisuje technologię stosowaną przez Flexee”. – mówi Agnieszka Stasiak, Członek Zarządu Flexee, Adwokat.

„Ponadto dodaliśmy do naszej karty unikalny system rabatów i cashbacków. Potrafimy rozpoznać produkty kupowane przez pracownika naszą kartą, co pozwala precyzyjnie dzielić się zwrotami z zakupów, które pochodzą zarówno od sieci handlowych, jak i producentów żywności. Jako Flexee przykładamy ogromną wagę do innowacyjnych rozwiązań technologicznych i ich pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami, zapewniając naszym klientom bezpieczeństwo i komfort w zarządzaniu benefitami”. – dodaje.

Artykuł powstał przy współpracy merytorycznej Flexee z kancelarią Dentons. Autorzy:

Aleksandra Minkowicz – Flanek – Partner Kancelarii Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k.

Tomasz Lasyk – Senior Associate, Kancelarii Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp. k.