Praca zdalna w Kodeksie pracy – projekt ustawy

Praca zdalna i prewencyjna kontrola trzeźwości – realizacja postulatów biznesu

Rządowe Biuro Legislacji opublikowało projekt zmian w Kodeksie pracy, którego istotnym założeniem jest realizacja postulatów środowisk biznesowych dotyczących wprowadzenia pracy zdalnej jako rozwiązania stałego. Projekt zmierza również do stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania – gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr – prewencyjnej kontroli pracowników na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w ich organizmach.

Co ciekawe, nie jest to jedyny projekt zmian w Kodeksie pracy, który ujrzał w ostatnim czasie światło dzienne. Do wiadomości publicznej podano również treść nowelizacji Kodeksu pracy stanowiącą implementację na grunt polskiego prawa pracy dyrektyw Unii Europejskiej – dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, której termin wdrożenia upływa w dniu 1 sierpnia 2022 r., a także dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Termin na zaimplementowanie tej dyrektywy mija 2 sierpnia 2022 r.

Więcej o założeniach do projektu zmian w Kodeksie pracy pisaliśmy TUTAJ >

Praca zdalna na stałe w Kodeksie pracy

Instytucja pracy zdalnej ma obecnie zastosowanie na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842, z późn. zm.). Regulacja ta obowiązuje jednak tymczasowo, w związku z wystąpieniem epidemii i może być stosowana tylko przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, a także przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu. 

Jako, że funkcjonująca z powodzeniem w praktyce tzw. praca incydentalna (home office), polegająca na świadczeniu przez pracownika pracy poza zakładem pracy w sposób okazjonalny, znalazła szerokie grono swoich zwolenników, w projekcie nowelizacji zaproponowano, by nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej zastąpiły obecne przepisy Kodeksu pracy związane z telepracą. 

Praca zdalna uzgodniona z pracodawcą

Nowelizacja wprowadza definicję pracy zdalnej, zgodnie z którą będzie ona polegała na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nowelizacja zobowiąże pracodawcę do obligatoryjnego uwzględniania wniosków o pracę zdalną niektórych grup pracowników, o ile będzie to możliwe ze względu na organizację i rodzaj wykonywanej pracy. Wymienia się tutaj w szczególności kobiety w ciąży oraz rodziców dzieci w wieku do lat 4.

Czas pracy i nadgodziny a praca zdalna – szczegóły opisaliśmy TUTAJ >

Polecenie lub regulamin pracy zdalnej

Projekt zakłada uregulowanie obowiązku określania zasad wykonywania pracy zdalnej poprzez:

• porozumienie zawierane pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
• regulamin ustalony przez pracodawcę – przy czym rozwiązanie to znajdzie zastosowanie w dwóch przypadkach: 1) jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz 2) w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Zarówno pracodawca, jak i pracownik będą mieli możliwość jednostronnego wycofania polecenia pracy zdalnej, za co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem, jednak tylko pracodawca będzie dysponował uprawnieniem jednostronnego polecenia pracy zdalnej w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich ustaniu, a także w okresie, w którym z powodu siły wyższej czasowo nie będzie możliwe zapewnienie warunków BHP w miejscu pracy.

Skorzystanie z wymienionej instytucji możliwe będzie po spełnieniu przez pracownika warunku polegającego na złożeniu do pracodawcy oświadczenia o możliwościach lokalowych i technicznych pozwalających na wykonywanie pracy zdalnej.

Pobierz polecenie wykonywania pracy zdalnej w związku z koronawirusem COVID-19

Nowelizacja ma zagwarantować pracownikowi wykonującemu pracę zdalną prawo do przebywania na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Koszty pracy zdalnej po stronie pracodawcy

Projektowane zmiany regulują obowiązki pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną, m.in. w zakresie zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, czyli pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną. Obejmuje to również kwestie serwisowania udostępnionych narzędzi, pomocy technicznej i szkoleń. Stronom stosunku pracy przyznane zostaną uprawnienia do ustalenia zasad wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy i materiałów w pracy zdalnej. W związku z tym możliwe będzie zastąpienie obowiązku zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi wypłatą przez niego ryczałtu lub ekwiwalentu.

Prawo pracodawcy do kontroli pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej

Nowelizacja uprawni pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Instytucja ta będzie opierała się na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej, bądź w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę. Kontroli podlegać mają procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy, a także warunki BHP, zaś sama czynność kontrolna będzie mogła zostać dokonana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika, po wcześniejszym uzgodnieniu z nim, tak, by nie naruszać prywatności jego oraz domowników.

Oznacza to, że do pracodawcy chcącego wdrożyć pracę zdalną w swojej organizacji, a co za tym idzie kontrolować jej przebieg w sposób transparentny, należało będzie uregulowanie w przepisach wewnątrzzakładowych dodatkowych procedur ochrony danych osobowych. W ramach wspomnianych procedur pracodawca powinien przeszkolić pracowników, a następie zebrać oświadczenia przeszkolonych osób wykonujących pracę zdalną, że z tymi procedurami zostali zapoznani oraz zobowiązują się do ich przestrzegania (dopuszczona zostanie tutaj forma zarówno papierowa, jak i elektroniczna).

W kontekście BHP pracodawca zobowiązany będzie do dokonania oceny ryzyka zawodowego dot. wykonywania pracy zdalnej, zaś samo dopuszczenie pracownika do korzystania z takiego sposobu świadczenia pracy warunkowane będzie złożeniem przez niego odpowiedniego oświadczenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ewentualne wypadki przy pracy zdalnej będą rozpatrywane po dokonaniu oględzin miejsca wypadku, które odbędą się w terminie uzgodnionym z pracownikiem lub jego domownikiem.

Nowe rozwiązanie – okazjonalna praca zdalna

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy wprowadza nową instytucję, tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Jej wymiar wynosił będzie do 24 dni w danym roku kalendarzowym. Pracownik będzie mógł wnioskować o takie uprawnienie w formie papierowej lub elektronicznej.

Okazjonalna praca zdalna wyłącza obowiązek regulowania zasad jej wykonywania w przepisach wewnątrzzakładowych, a także m.in. pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, w tym zapewnienia narzędzi. W mocy pozostanie możliwość kontroli przez pracodawcę wykonywania pracy zdalnej, jednak zasady jej przeprowadzenia muszą zostać uzgodnione wcześniej z pracownikiem.