Programy kadrowo-płacowe – co polecają specjaliści ds. kadr i płac? Który program do kadr i płac ma dostęp online oraz moduł dla pracownika?

W dzisiejszych czasach zarządzanie sprawami kadrowo-płacowymi bez dedykowanych programów komputerowych staje się niemal niemożliwe. Postęp technologiczny i dynamiczne zmiany w przepisach prawa pracy wymuszają korzystanie z profesjonalnych narzędzi, które nie tylko usprawniają pracę działów kadr i płac, ale również minimalizują ryzyko popełnienia błędów. Dlaczego inwestycje w programy kadrowo-płacowe są opłacalne? W czym systemy wspierają działy HR? Jakie są główne funkcje systemów kadrowo-placowych i które z nich polecają specjaliści?

W czym programy kadrowo-płacowe wspierają firmy? Jakie moduły zawierają programy do kadr i płac? Czy rekrutacja, umowy i listy płac wchodzą w zakres programów kadrowych?

Programy kadrowo-płacowe to narzędzia informatyczne służące do kompleksowego zarządzania wszelkimi aspektami związanymi z zatrudnianiem pracowników. Ich zadaniem jest usprawnienie procesów takich jak naliczanie wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy, rozliczenia z urzędami (np. ZUS, US, PFRON) oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Dzięki takim programom firmy są w stanie efektywniej zarządzać kapitałem ludzkim, zachować zgodność z przepisami prawa oraz usprawnić codzienną pracę działów kadr i płac. Systemy posiadają m. in. takie moduły, jak:

• Planowanie i rozliczanie czasu pracy
• Akta pracownicze (w tym moduły dot. historii zatrudnienia, wykształcenia, szkoleń)
• Umowy (umowy o pracę, kontrakty, umowy cywilnoprawne) 
• Nieobecności (z podziałem na urlopy, zwolnienia od pracy, absencje chorobowe, urlopy związane z rodzicielstwem)
• Płace (w tym ewidencja składników wynagrodzeń, kartoteka podatkowa)
• Rekrutacja i onboarding 
• Deklaracje ZUS, PIT, PFRON

Dlaczego warto korzystać z programów kadrowo-płacowych? 

• Automatyzacja procesów: Programy te automatyzują wiele rutynowych zadań, takich jak naliczanie wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy czy generowanie dokumentów (np. umów o pracę, zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach). Dzięki temu pracownicy działów kadr i płac mogą zaoszczędzić wiele czasu i skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
• Aktualność prawna: Programy są na bieżąco aktualizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy i podatkowymi, co eliminuje ryzyko błędów związanych ze zmianami legislacyjnymi.
• Dokładność i bezpieczeństwo: Ręczne wprowadzanie danych niesie ze sobą ryzyko błędów, które mogą prowadzić do problemów prawnych lub finansowych. Programy kadrowo-płacowe zapewniają wysoki poziom dokładności oraz bezpieczeństwo przechowywanych danych.
• Transparentność: Ułatwiają dostęp do pełnej dokumentacji kadrowej i płacowej w jednym miejscu, co jest szczególnie ważne w przypadku kontroli czy audytów.

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe posiadają rozwiązania on demand, czyli dostęp na żądanie. Pracownicy mogą na bieżąco śledzić swoje limity urlopowe lub sprawdzać paski wynagrodzeń, co zmniejsza ilość zapytań do działu HR oraz przyspiesza czas oczekiwania pracownika na dostęp do informacji. Kierownicy mogą na bieżąco raportować, planować czas pracy i zastępstwa oraz weryfikować na bieżąco koszty wynagrodzeń.

Najlepsze programy kadrowo-płacowe, polecane przez specjalistów. Który program kadrowo-płacowy ma dostęp online?

Symfonia Kadry i Płace 

Symfonia Kadry i Płace to jeden z najbardziej rozpoznawalnych programów kadrowo-płacowych na polskim rynku. Wykorzystywany zarówno w małych, jak i dużych firmach, oferuje szeroki wachlarz funkcji, takich jak: 

• Automatyczne naliczanie wynagrodzeń 
• Ewidencja czasu pracy 
• Prowadzenie kartotek pracowniczych 
• Wsparcie w rozliczeniach z ZUS i US 

Program jest ceniony za intuicyjny interfejs, łatwość obsługi oraz regularne aktualizacje zgodne z obowiązującym prawem. 

enova365 

enova365 to zaawansowany program ERP, który poza modułem kadrowo-płacowym, umożliwia także zarządzanie innymi obszarami działalności firmy, takimi jak księgowość czy sprzedaż. Moduł kadry i płace jest bardzo elastyczny i oferuje: 

• Kompleksowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą. 
• Możliwość integracji z systemami ewidencji czasu pracy. 
• Automatyczne naliczanie wynagrodzeń i składek ZUS. 

Specjaliści cenią enova365 za jej elastyczność i możliwość dostosowania do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa oraz szeroką sieć partnerów, którzy wspierają firmy we wdrożeniu systemu. 

Optima Kadry i Płace 

Optima Kadry i Płace to kolejny popularny program, który wyróżnia się prostotą obsługi oraz szerokim zakresem funkcji. Dedykowany jest głównie małym i średnim firmom, oferując: 

• Automatyczne wyliczanie list płac. 
• Generowanie dokumentów kadrowych. 
• Obsługę rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi. 

Optima jest znana z przystępnego interfejsu i stosunkowo niskich kosztów wdrożenia, co czyni ją atrakcyjną opcją dla mniejszych firm. 

Płatnik 

Płatnik to program udostępniany bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), który umożliwia rozliczanie składek ubezpieczeniowych oraz sporządzanie i przekazywanie dokumentów do ZUS. Choć nie jest to program kadrowo-płacowy w pełnym tego słowa znaczeniu, jest niezbędnym narzędziem w pracy działów kadr i płac. Pozwala na: 

• Przygotowanie i wysyłkę deklaracji ZUS. 
• Weryfikację poprawności danych. 
• Dostęp do aktualnych parametrów ubezpieczeniowych. 

Płatnik jest często wykorzystywany w połączeniu z innymi programami kadrowo-płacowymi, które generują dane do rozliczeń, a następnie są one importowane do Płatnika w celu przekazania do ZUS. 

TETA HR 

TETA HR to rozbudowany program kadrowo-płacowy, przeznaczony dla dużych przedsiębiorstw i korporacji. Oferuje: 

• Zaawansowane funkcje zarządzania kadrami. 
• Integrację z innymi systemami ERP. 
• Automatyzację procesów związanych z zatrudnianiem i naliczaniem wynagrodzeń. 

Specjaliści polecają TETA HR ze względu na jego skalowalność i możliwość dostosowania do wymagań dużych organizacji. 

ePlanner – nowoczesne narzędzie do planowania i rozliczania czasu pracy

ePlanner.pl to nowoczesna aplikacja, która pozwala planować grafik zgodnie z przepisami pracy w szybki i przyjemny sposób. Dzięki licznym integracjom poprzez pliki, web services czy REST API można automatycznie wymieniać dane o zatrudnieniu, strukturze firmy, absencjach, limitach urlopów czy opieki. Składaj wnioski o paski wynagrodzeń, PIT, RMUA. Najważniejsze funkcje:

• Grafik pracy online – użytkownik może zaplanować lub wygenerować zgodnie z przepisami prawa pracy harmonogramy w każdym systemie czasu pracy (podstawowym, równoważnym, zadaniowym, ochrony mienia), również w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym.
• Elektroniczny obieg dokumentów – wnioski pracownicze składane są poprzez komputer, tablet czy telefon. Wszystko odbywa się zgodnie z przepisami prawa pracy oraz RODO.
• Ewidencja czasu pracy – prosty krok od zaplanowanych grafików do ewidencji czasu pracy – wystarczy kilka kliknięć a Karta ewidencji czasu pracy, Zbiorcza Karta pracy, Listy obecności i wiele innych raportów zaprezentują dane.
• Rozliczanie nadgodzin – automatyczna klasyfikacja – użytkownik nie musi się już martwić czy to 50%, 100% czy średniotygodniówka. Zleca oznaczenie nadgodzin do wypłaty, a następnie eksportuje do pliku csv, aby lista płac wyliczyła dodatki. Nadgodziny niepełnoetatowców, niestandardowe reguły klasyfikacji – w soboty, niedziele zawsze 100-ki.
• Zarządzanie projektami – zadaniowcy, freelancerzy – nie ma problemu. System umożliwia stworzenie struktury projektowej i uruchomienie TimeSplit w organizacji.

Użytkownicy polecają ePlanner.pl ze względu na znaczne przyspieszenie pracy oraz brak stresu w czasie kontroli PIP. ePlanner.pl jest partnerem technologicznym HR na Szpilkach® oraz Eduwersum® Collegium Rozwoju HR.

Jakie korzyści oferują pracodawcom i pracownikom nowoczesne programy dla kadr i płac?

Ewidencja czasu pracy 

Programy takie jak enova365, Symfonia Kadry i Płace czy ePlanner.pl umożliwiają precyzyjne prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników. Dzięki temu:

• Pracodawca może monitorować czas pracy, nadgodziny oraz obecności pracowników.
• Pracownicy mają możliwość samodzielnego rejestrowania swoich godzin pracy oraz wnioskowania o urlopy poprzez dedykowane portale pracownicze.
• Systemy automatycznie naliczają dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych czy nocnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Naliczanie wynagrodzeń

Programy takie jak Optima Kadry i Płace oraz TETA HR znacznie ułatwiają proces naliczania wynagrodzeń, dzięki:

• Automatycznemu obliczaniu pensji, uwzględniając wynagrodzenia zasadnicze, premie, dodatki oraz potrącenia.
• Generowaniu list płac oraz tworzeniu dokumentów do przekazania do banków, co umożliwia szybkie i bezbłędne wypłaty wynagrodzeń.
• Aktualizacjom zgodnym z obowiązującymi przepisami, zapewniając naliczanie wynagrodzeń zgodnie z najnowszymi regulacjami podatkowymi i ubezpieczeniowymi.

Rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym

Programy kadrowo-płacowe, takie jak Płatnik i Symfonia Kadry i Płace, pomagają w prowadzeniu rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym poprzez:

• Automatyczne generowanie i wysyłanie deklaracji do ZUS, takich jak DRA, RCA czy RSA.
• Naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zgodnie z obowiązującymi stawkami.
• Przygotowanie rocznych deklaracji podatkowych (np. PIT-11) oraz ich udostępnienie pracownikom w wersji elektronicznej.

Prowadzenie kartotek pracowniczych

Systemy takie jak TETA HR oraz enova365 pozwalają na prowadzenie kompletnych kartotek pracowniczych, w tym:

• Gromadzenie i przechowywanie danych osobowych pracowników, informacji o zatrudnieniu, kwalifikacjach, szkoleniach i urlopach.
• Dostęp do historii zatrudnienia, w tym wcześniejszych stanowisk, umów i wynagrodzeń.
• Automatyczne przypominanie o ważnych terminach, np. końcu okresu próbnego, badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP.

Generowanie dokumentów i raportów

Programy kadrowo-płacowe, takie jak Optima Kadry i Płace oraz Symfonia, oferują funkcje generowania różnorodnych dokumentów, m.in.:

• Umów o pracę, aneksów, zaświadczeń o zatrudnieniu i dochodach.
• Raportów i analiz dotyczących kosztów zatrudnienia, struktury wynagrodzeń czy poziomu absencji w firmie.
• Personalizowanych zestawień kadrowych, które można łatwo eksportować do różnych formatów, takich jak PDF czy Excel.

Ewidencja urlopów i zwolnień lekarskich

Moduły dostępne w programach, takich jak enova365 czy TETA HR, ułatwiają zarządzanie urlopami i zwolnieniami poprzez:

• Automatyczną ewidencję i rozliczanie urlopów wypoczynkowych, na żądanie, macierzyńskich czy bezpłatnych.
• Integrację z e-ZLA, umożliwiającą automatyczne wprowadzanie zwolnień lekarskich do systemu.
• Ułatwienie pracownikom składania wniosków urlopowych i podglądu ich salda za pomocą portali pracowniczych.

Każdy z wymienionych programów oferuje szeroki wachlarz funkcji, które mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy. Dzięki tym narzędziom zarządzanie kadrami i płacami staje się znacznie prostsze, efektywniejsze i zgodne z obowiązującym prawem.

Wygodny dostęp online

Wiele nowoczesnych programów kadrowo-płacowych oferuje dostęp do systemu online, co przynosi korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom:

• Dostęp z dowolnego miejsca: Dzięki rozwiązaniom chmurowym, takim jak enova365 czy moduły online w systemach kadrowo-płacowych, użytkownicy mogą zarządzać danymi kadrowymi i płacowymi z dowolnego miejsca, mając jedynie dostęp do internetu. To szczególnie ważne w dobie pracy zdalnej, gdy dział kadr i pracownicy często pracują poza siedzibą firmy. Z rozwiązań chmurowych korzystają również firmy produkcyjne, w których pracownicy nie mają dostępu do własnych laptopów – logują się do systemów poprzez aplikacje na telefonach lub “kioski” usytuowane na halach produkcyjnych.
• Zwiększona elastyczność: Umożliwia to pracownikom działu kadr wykonywanie swoich obowiązków niezależnie od lokalizacji, co przekłada się na zwiększenie elastyczności pracy. Pracownicy natomiast mogą w dowolnym momencie korzystać z portali pracowniczych, aby złożyć wnioski urlopowe, sprawdzić swoje dane czy pobrać niezbędne dokumenty.
• Aktualizacje w czasie rzeczywistym: Systemy online są na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu wszystkie zmiany w przepisach prawa pracy czy podatkowych są od razu uwzględniane w naliczaniu wynagrodzeń. Zapewnia to zgodność z najnowszymi regulacjami i eliminuje ryzyko błędów związanych z nieaktualnym oprogramowaniem.
• Bezpieczeństwo i kopie zapasowe: Dzięki zastosowaniu technologii chmurowych, dane przechowywane są w bezpiecznych centrach danych, z regularnie wykonywanymi kopiami zapasowymi. Zapewnia to ochronę danych przed utratą oraz dostęp do nich nawet w przypadku awarii sprzętu w firmie.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie? Czym kierować się wybierając wdrożeniowca? 

Wybór odpowiedniego programu kadrowo-płacowego powinien być uzależniony od wielkości firmy, jej specyfiki oraz budżetu. Warto zwrócić uwagę na takie aspekty, jak:

• Zakres funkcji: Czy program oferuje wszystkie funkcje, których potrzebuje firma?
• Intuicyjność: Czy interfejs jest prosty w obsłudze?
• Wsparcie techniczne: Czy dostawca programu oferuje odpowiednie wsparcie i aktualizacje?
• Koszty: Jakie są koszty licencji i wdrożenia programu?
• Skalowalność i możliwość rozwoju wraz z firmą: Czy jesteśmy gotowi na AI
• Zgodność z przepisami prawa pracy i ochrony danych osobowych: w tle dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń.

Oceniając dostawcę lub wdrożeniowca weź pod uwagę:

• Doświadczenie i referencje: “Zaufali nam…”
• Wsparcie posprzedażowe i serwis: Helpdesk lub infolinia i żywy człowiek po drugiej stronie
• Społeczność i wymiana dobrych praktyk z rynku: blog z opisami case studies, filmy poradnikowe, tips & tricks, webinaria i konferencje.

Jak nauczyć się obsługi programów kadrowo-płacowych?

Osoby, które chcą zdobyć umiejętność obsługi programów kadrowo-płacowych, mogą skorzystać z licznych kursów i szkoleń. Warto poszukać szkoleń prowadzonych przez doświadczonych specjalistów z zakresu kadr i płac. Takie kursy oferują nie tylko praktyczną wiedzę, ale także często dają możliwość zdobycia certyfikatów potwierdzających znajomość danego programu, co może stać się Twoim atutem na konkurencyjnym rynku pracy. Dzięki szkoleniom można nauczyć się zarówno podstawowej, jak i zaawansowanej obsługi tych kompleksowych programów jako narzędzi w codziennej pracy. 

Na platformie edukacyjnej Eduwersum® znaleźć można szereg specjalistycznych, certyfikowanych kursów narzędziowych dla specjalistów kadr, płac i HR. Oto kursy najczęściej wybierane przez Absolwentów Eduwersum®:

• Kurs enova365 w teorii i praktyce, Certyfikowany kurs obsługi programu
• Kurs Płatnik w teorii i praktyce, Certyfikowany kurs obsługi programu