HR-owe Koło Ratunkowe: Czy pracownik musi dostosować się do planu urlopów ustalonego przez szefa?

Pani Moniko, proszę o pomoc. Jak co roku pracownicy mieli rozpisać swój plan urlopów na wszystkie przysługujące im dni urlopowe, na cały rok z góry (oprócz urlopu na żądanie). Oczywiście, styczeń w pełni, a nie wszyscy przekazali swoje plany, a z tych, które mamy, tylko część została zaakceptowana przez kierowników. Szefowie działów zaproponowali spóźnialskim pracownikom terminy według własnego uznania, biorąc pod uwagę wszystkie osoby z zespołu. Czy pracownicy muszą się do tych propozycji dostosować?
Napisała do mnie Ania [imię zmienione], HR Business Partner z Warszawy.

Do planu urlopów podejdźmy po partnersku

Zacznijmy od tego, że plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Tak wynika z art. 163 § 1 k.p. Dobre obyczaje i partnerska atmosfera nakazują, by pracodawca wyznaczył dzień, do którego pracownicy mogą zgłaszać swoje propozycje terminów urlopu. Warto pozostawić sobie margines czasu na ewentualne wyjaśnienia i dostosowanie propozycji do realiów firmy, a w szczególności innych współpracowników… Ostateczny kształt planu urlopów ustala pracodawca, uzgadniając terminy z pracownikami. Po ogłoszeniu planu urlopów staje się on dla pracowników obligatoryjny (z pewnymi wyjątkami, o których przeczytasz w dalszej części artykułu).

Czy szef musi zgadzać się na każdy wniosek o urlop?

Pracodawca opracowuje plan urlopów bazując na wnioskach pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że firma nie jest zmuszona do bezkrytycznej akceptacji każdego wniosku. Pracodawca, ustalając plan urlopów, musi mieć na uwadze konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 k.p.). Oznacza to, iż wnioski pracowników nie są dla pracodawcy wiążące, a ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia. Są jednak wyjątki, kiedy to firma musi zgodzić się na urlop wypoczynkowy. Najczęściej spotykane sytuacje zdarzają się, gdy:

• pracownica lub pracownik-ojciec wnioskuje o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 k.p.),
• pracownik zamierza skorzystać z urlopu „na żądanie” – do 4 dni w roku kalendarzowym (art. 167² k.p.).

Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego? Sprawdź, kiedy można dokonać zmian w planie urlopów

A co w sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w dniu wyznaczonym w planie urlopów? Z pomocą przychodzi art. 164 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem możliwe jest przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu na termin późniejszy nastąpi również w sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym planem terminie z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Ten wątek potwierdza art. 165 K.p. Niewykorzystaną z ww. przyczyn część urlopu pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym, niż przewidziany w planie urlopów.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

Art. 164 § 1 Kodeksu pracy

Również szczególne potrzeby pracodawcy, np. zakłócenie toku pracy spowodowane nieobecnością innego pracownika, jest przesłanką do przesunięcia terminu urlopu.

Plan ogłoszony to plan wiążący. Dla wszystkich.

Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników następuje w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 §2 K.p.). Może to nastąpić poprzez obwieszczenie słowne, wywieszenie na tablicy ogłoszeń, intranet itp. Z chwilą podania do wiadomości plan urlopów staje się wiążący zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Oznacza to, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopów został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy, co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu (Uchwała SN z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79, OSN 1980, nr 7-8, poz. 132).

Do czego działy HR mogą wykorzystać plany urlopów?

W związku z nowymi zwolnieniami od pracy, które gwarantuje teraz Kodeks pracy (m.in. siła wyższa i urlop opiekuńczy) oraz powszechnie stosowaną pracą zdalną i hybrydową, efektywne wykorzystanie urlopów wypoczynkowych jest znacznie utrudnione. Co zatem działy kadrowo-płacowe mogą zrobić z narastającym bilansem urlopowym?

Do planu urlopów trzeba podejść strategicznie. Niestrudzone komunikowanie i zachęcanie do wykorzystania urlopów oraz stały monitoring bilansów – to wszystko sprawi, że ilość zaległych urlopów będzie naprawdę śladowa. Potrzeba wytrwałości. Częstsza komunikacja dot. urlopów, choć zdecydowanie czasochłonna dla działów kadrowo-płacowych, z pewnością przyczyni się do efektywniejszego wykorzystania urlopów. Warto przy tym skorzystać z narzędzi informatycznych – np. przez polecamy przeze mnie ePlanner.pl, który pozwoli na rzetelne i zgodne z przepisami zarządzanie czasem pracy oraz urlopami w firmie.

Opracuj komunikat do pracowników dot. planu urlopów, poparty przepisami Kodeksu pracy. Do swojej check-listy stałych raportów dołącz comiesięczny monitoring wykorzystania urlopów, biorąc pod uwagę również urlopy zaległe. W tym miejscu warto wspomnieć o wpływie wysokich bilansów urlopowych na wynik finansowy, co w czasach niepewnej stabilności gospodarczej ma wyjątkowe znaczenie dla biznesu.