Fundusz socjalny – krąg uprawnionych do korzystania z ZFŚS

Środki gromadzone w ramach ZFŚS muszą być gromadzone przez pracodawcę na osobnym rachunku bankowym i wykorzystane na wsparcie socjalne uprawnionych do tego pracowników. Sposób rozporządzenia zgromadzonymi środkami ściśle reguluje ustawa o Zakładowym Funduszu Środków Socjalnych, zgodnie z którą warunki przeznaczania środków pochodzących z Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określa w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 

Obowiązek tworzenia ZFŚS

Zgodnie z Ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych muszą go utworzyć wszystkie jednostki budżetowe i samorządowe, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników oraz pozostali pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Mogą oni również zadecydować o nietworzeniu funduszu socjalnego. Decyzja taka musi zostać podjęta najpóźniej do końca stycznia 2021 roku.

Środkami Funduszu administruje pracodawca, a środki Funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Kto korzysta z ZFŚS?

ZFŚS to specjalne środki, którymi rozporządza pracodawca, by wesprzeć swoich pracowników w określonych sytuacjach.  O przeznaczeniu środków z funduszu socjalnego decyduje tylko pracodawca. Muszą one być podzielone między wybranych pracowników.

Zasady i warunki przyznawania świadczeń finansowanych z ZFŚS pracodawca określa w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Osobami uprawnionymi do korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są:

• pracownicy,
• rodziny pracowników,
• emeryci i renciści – byli pracownicy oraz ich rodziny,
• inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

O przyznaniu wsparcia decydują kryteria socjalne, czyli sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

Zabronione jest wypłacanie środków w zależności od stażu pracy, oceny pracowniczej czy rodzaju umowy. Zakładowy regulamin świadczeń socjalnych nie może ograniczać, kto może korzystać z ZFŚS. Świadczenia socjalne muszą być dostępne dla wszystkich uprawnionych.

Na jakie cele mogą być przeznaczone środki z ZFŚS?

Pracodawca, który tworzy w swoim zakładzie pracy ZFŚS, w porozumieniu ze związkami zawodowymi ustala w regulaminie, na jakie cele będą wydatkowane fundusze socjalne.

Fundusz socjalny może być wykorzystany na:

• dofinansowanie do wypoczynku pracownika lub dzieci (kolonie czy wczasy),
• udzielanie pomocy materialnej lub finansowej pracownikom dotkniętym poważnym zdarzeniem losowym (np. rehabilitacja),
• dodatkowe sfinansowanie świadczeń sportowo-rekreacyjnych (karnet na basen czy siłownię) lub kulturalno-oświatowych (bilety do kina czy teatru),
• zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe (remont lub dofinansowanie kupna mieszkania),
• świadczenie urlopowe,
• paczki żywnościowe dla dzieci (np. z okazji świąt).

Podstawowym kryterium podziału środków powinno być kryterium bytowe i socjalne pracowników i ich rodzin. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od:

• sytuacji życiowej,
• rodzinnej,
• materialnej

osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

W celu skorzystania z ZFŚS, należy złożyć wniosek w zakładzie pracy.

Wewnętrzny regulamin powinien określać jakie dokumenty należy przedstawić by móc starać się o pomoc socjalną. Powinno się w nim również opisać dokładnie cały proces, a także czas, w jakim wniosek jest rozpatrywany oraz wymagania, które muszą być spełnione, by pieniądze otrzymać.

Oskładkowanie świadczeń z ZFŚS

Świadczenia finansowane z ZFŚS na cele socjalne nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Jeśli pracodawca przy określaniu wysokości przyznawanych świadczeń bierze pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników, uznawane jest to za świadczenie z ZFŚS. Udzielenie świadczeń bez oceny stopnia ich sytuacji, czyli po równo dla wszystkich pracowników, nie może być dokonywane ze środków ZFŚS.

“Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być finansowane jedynie te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją działalności socjalnej. Wykluczone jest zatem finansowanie świadczeń przyznanych pracownikom w związku z ich zatrudnieniem w określonej firmie, takich jak polisy ubezpieczeniowe, zakwaterowanie, dowóz do pracy, wyżywienie czy wreszcie składki na ubezpieczenie społeczne”. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 1 października 2013 r., sygn. akt III AUa 1313/12

UWAGA: Art. 12a. 1. Kto będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny.

Odpis na ZFŚS w 2021 r.

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

W ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wskazane są odpisy na pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz na pracowników młodocianych.

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2021 r. Wynika z niego, że w przyszłym roku nie zmieni się kwota odpisu za jednego pracownika na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). 

Zmiana w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych polega na „zamrożeniu” odpisu na ZFŚS na poziomie ustawowym z 2020 r., co oznacza, że będzie on naliczany w oparciu o wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r. (tj. 4.134,02 zł).

W 2021 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust.

Zatem kwota odpisu:

• na pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy w 2021 r. wyniesie 1.550,26 zł. (37,5% kwoty bazowej),
• na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych wyniesie 2.067,01 zł (50% kwoty bazowej),
• na jednego pracownika młodocianego:
  • – w pierwszym roku nauki wyniesie 206,70 zł
  • – w drugim roku nauki 248,04 zł,
  • – a w trzecim roku nauki 289,38 zł.

Ponadto „zamrożenie” obejmie odpisy na ZFŚS dla nauczycieli. Dokonywany będzie analogicznie jak w 2020 r., w oparciu o kwotę bazową z dnia 1 stycznia 2018 r.

Jeśli projekt zostanie przyjęty bez zmian, zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2021 r.

Przeczytaj więcej o stanowisku UODO w sprawie przetwarzania danych osobowych uprawnionych do korzystania z ZFŚS >