HR-owe Koło Ratunkowe: Niepełna dniówka urlopu wypoczynkowego

Pani Moniko, ze względu na zmianę wymiaru czasu pracy pracownikowi pozostały 4 godziny zaległego urlopu wypoczynkowego. Aktualnie, od tego roku, pracownik nabył prawo do 26 dni urlopu. Czy możliwe jest udzielenie urlopu w wymiarze 4 godzin w dniu, w którym (wg harmonogramu) pracownik ma pracować 8 godzin? Osobiście uważam, że powinien wykorzystać jeden dzień urlopu, z czego 4 godziny urlopu zaległego oraz 4 godziny z wymiaru bieżącego. Pracownik jednak jest zdania, że ma prawo wziąć tylko 4 godziny urlopu zaległego…
Napisała do mnie Ania, młodsza specjalista ds. kadr z Warszawy.

Urlopy godzinowe. Czy to legalne?

Praktyka “urlopu godzinowego” pojawia się w przestrzeni biznesowej. W pewniej mierze odpowiada na potrzeby pracowników i pracodawców związane z potrzebą załatwienia prywatnych spraw w godzinach pracy oraz z zapewnieniem ciągłości realizacji procesów biznesowych. Należy mieć jednak na uwadze, że nie ma ona podstaw prawnych i naraża pracodawcę na spore ryzyko.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Art. 154² §1 Kodeksu pracy

Zwróć uwagę, że jeżeli dobowa norma czasu pracy pracownika jest niższa niż 8 godzin, wówczas jeden dzień urlopu odpowiada tej niższej normie, np. 7 godzin 35 minut w służbie zdrowia. Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostająca do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Art. 154² §4 Kodeksu pracy

Reasumując, przepisy Kodeksu pracy dopuszczają możliwość udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego na część dnia jedynie w przypadku, gdy pozostaje mu do wykorzystania “resztka” urlopu, która nie wystarczy na udzielenie mu całego dnia wolnego od pracy z tytułu urlopu. Pracodawca może wtedy zgodzić się na urlop godzinowy na pozostałą część dnia.

Urlop zaległy na część dnia. Kiedy jest możliwy?

Wracając jednak do przywołanego w pytaniu udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego na część dnia. Najprawdopodobniej, pracownik odnosi się do wspomnianego art. 154² §4 Kp, jednak źle interpretuje ów przepis.

W sytuacji, gdy pracownik dysponuje urlopem zaległym w wymiarze godzinowym niższym, niż liczba godzin do przepracowania w dniu, w którym planuje dany urlop wykorzystać, nie jest rekomendowanym rozwiązaniem udzielenie urlopu jedynie na część dnia. Pracodawca może skorzystać z przysługującego mu prawa i odmówić udzielenia tego urlopu.

Prawidłowym postępowaniem będzie udzielenie urlopu na cały dzień, poprzez pokrycie go z puli po pierwsze urlopu zaległego, a następne urlopu bieżącego. 

(…) udzielenie urlopu w kolejnym roku kalendarzowym (art. 168 Kp) stanowi wyjątek od reguły udzielania urlopu bieżącego (art. 161 Kp). Regulacja ta łącznie z podstawową zasadą wykorzystywania urlopu jako okresu odpoczynku od pracy uzasadnia wnioskowanie, choćby z mniejszego na większe (a minori ad maius), że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym. Potwierdza to wniosek wynikający z przedawnienia urlopu, gdyż przy przeciwnej wykładni kompensata niewykorzystanego urlopu może nie być pełna.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 maja 2013 roku, II PK 199/12

Wyjście prywatne. Jak skorzystać z tego rozwiązania?

Wyjście prywatne to w tym przypadku “wyjście awaryjne”. Pracownik, który chciałby w godzinach pracy załatwić sprawy osobiste może skorzystać z tzw. wyjścia prywatnego, które powinien później odpracować. Rozwiązanie to posiada podstawę prawną – reguluje je art. 151 §2¹ Kodeksu pracy.

Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.

Art. 151 §2¹ Kodeksu pracy